מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

ניהול - פרופילים עבור אנשי קשר


עבור כל אחד מאנשי בקשר במערכת, ניתן לשייך פרופיל אחד או יותר. פרופילים אלה יכלו לשמש עבור ביצוע חתכים מדוייקית של רשימת הלקוחות או הספקים, וכן עבור הפצות של דואר אלקטרוני לאנשי קשר עם פרופיל מסויים.

המערכת מכילה שלושה פרופילים בסיסיים: עובד, לקוח, ספק, ולכל אחד מהם ניתן לייצר תתי פרופילים.

עבור עובדים: תתי הפרופילים ישמשו עבור חלוקה אוטומטית של משימות. ניתן להגדיר תתי פרופילים על פי הצרכים, ולעשות בהם שימוש בעת הגדרת תהליכי העבודה בארגון באמצעות מסך ניהול תהליכי העבודה.

עבור לקוחות: תתי הפרופילים ישמשו מעין תגיות עבור סוגי לקוחות שונים. ניתן להגדיר תגיות רבות על פי הצרכים ולשייכן באופן גמיש ללקוחות. בעת יצירת קמפיין דוא"ל באמצעות המערכת, או יצירת דו"ח לקוחות, ניתן יהיה לבצע חתכים מדוייקים על פי הפרופילים/

כדי לנהל את רשימת הפרופילים הקיימים במערכת, יש לבחור בתפריט הראשי: ניהול המערכת -> פרופילים.

ניהול רשימת הפרופילים עבור איש קשר, ניתן לביצוע בקלות בכרטיס איש הקשר הרלוונטי.

ניהול פרופילים

כאשר מזינים פרופיל חדש למערכת באמצעות תפריט ניהול המערכת > פרופילים אנו יכולים להגדיר את הפרופיל החדש, וגם באמצעות סימון הערך הנדרש בעבור כל פרופיל נוכל ליצור בעצם 'תתי סיווגים' של הלקוחות. כך למשל, אם נזין בעבור ערך חדש פילוח על פי אזור - ירושלים, או מרכז, נוכל להגדיר פרופיל זה כרלוונטי רק בעבור לקוחות ואנו נבחר בערך הנדרש את הפרופיל "לקוח".

באמצעות מערכת Frontask CRM  ניתן עתה להוסיף גם פרופילים ראשיים (כלומר פרופילים אשר לא מוגדר להם ערך נדרש) בעת הוספת איש קשר, כך שבעצם נוכל להגדיר כל פרופיל ראשי וגם פרופיל משני המוקצה לערך הראשי שלנו - לקוח, ספק או עובד לפי מה שהגדרנו מלכתחילה בתפריט הניהול.
כדי לעשות זאת בעת הוספת איש קשר נבחר בתיבת הדו שיח הנפתחת פרופילים נוספים ונסמן את כל הפרופילים שנרצה להוסיף לאיש הקשר.

שיוך פרופילים ללקוח בעת יצירת איש קשר חדש

להזכירם ניתן בכל עת להוסיף ולשנות פרופילים בכרטיס איש קשר.
כדי לעשות זאת נגש לכרטיס איש הקשר הרלוונטי, ונלך לתיבת הפרופילים בכרטיס.
כדי למחוק פרופיל נעמוד על שורת הפרופיל אותה אנו רוצים להסיר מאיש הקשר ונלחץ על סימון הX באותה שורה ונאשר את מחיקת הפרופיל. לאחר מכן יש ללחוץ על אייקון הדיסקט לצד שם איש הקשר כדי לאשר את השינוים באופן סופי.

כדי להוסיף פרופיל לכרטיס איש הקשר נלחץ על סימן ה"+" - הוספת פרופיל ומתוך הרשימה נבחר את הפרופיל שאנו רוצים להוסיף ולאחר מכן על "הוספה" ולאחר שנסיים כך להוסיף את כל הפרופיל שאנו רוצים נלחץ על אייקון הדיסקט לצד שם איש הקשר כדי לאשר את השינויים באופן סופי.

 

הוספת פרופילים בכרטיס לקוח קיים
 

חשוב
:
כדי לאפשר לעובד מסוים לצפות בחוצץ הכספים בכרטיס לקוח או ספק עליו להיות בעל אחד משלושה פרופילים:
איש מכירות, מנהל כספים או מנהל המערכת.
עובד אשר לא יהיה בעל אחד משלושת הפרופילים לא יוכל לצפות כלל בחוצץ הכספים.

פרופיל איש מכירות - פרופיל איש מכירות אשר יוצמד לעובד יאפשר לו בכלל לראות את חוצץ הכספים, ומבלי פרופיל זה החוצץ לא יטען. בנוסף, פרופיל אשר יאפשר לעובד להכין הצעות מחיר, חשבונות עסקה ולהזין אישור על קבלת תשלום מלקוח; מסמכי התחשבנות אלו אינם מסמכים המוכרים כמסמכי חשבונאות לצרכי מס.


פרופיל מנהל כספים - זהו פרופיל חדש במערכת ויש להצמידו לכל עובד במערכת אשר יש לו התעסקות מלאה עם הכספים. הנושא פרופיל זה יוכל לראות את כל הדוחות הקשורים בכספים - כמו הצעות מחיר, אישור תשלום, וגם הדוחות אשר קשורים בהפקת מסמכי הנהלת חשבונות התקפים לצרכי מס כמו חשבוניות, קבלות ועוד.
עובד הנושא פרופיל זה יוכל גם להפיק מסמכי הנהלת חשבונות מלאים בתוך המערכת - חשבוניות, קבלות, וגם חשבונית מס קבלה.


פרופיל מנהל המערכת - זהו פרופיל העל אשר מאפשר הן לראות את כל הדוחות כולם - כספיים ואחרים, והן מאפשר את הגישה לתפריט ניהול המערכת. הנושא פרופיל זה יכול כמובן להכין כל מסמך חשבונאי כמו הצעות מחיר וגם חשבוניות מס ועוד.