1. מהו פרויקט?
במערכת FronTask , פרוייקט הוא בעצם משימה ראשית עם מטרה, אשר ניתן להגדיר תחתיה משימות משנה ללא הגבלה. לכל משימת משנה תחת הפרוייקט יהיה תאריך יעד ואחראי משלה, אשר יעדכן באופן שוטף את סטטוס המשימה שבטיפולו. בנוסף, כל משימה תנוהל על פי אחד מתהליכי העבודה שהוגדרו במערכת.
מנהל הפרוייקט יוכל לצפות ולעקוב בקלות, אחרי כל המשימות שנמצאות תחת הפרוייקט וכך להיות תמיד עם אצבע על הדופק, ולוודא שהכל מתבצע בזמן, ולשביעות רצונו.
במערכת FronTask ניתן לפתוח ולהגדיר פרויקטים חדשים בכל עת, להוסיף תתי משימות לפרויקטים קיימים, וכמובן אפשר לעקוב אחרי התקדמות של פרויקטים.
2. בניית פרויקט
כדי לבנות פרויקט חדש במערכת FronTask , ניגש לתפריט פרויקטים > הוספת פרויקט.
בחלון הנפתח בפנינו יש צורך להזין את הפרטים הבאים: שם הפרויקט, מנהל הפרויקט, תאריך יעד לסיום, וחלון עריכה דמוי כתבן לתיאור והערות. לאחר הזנת הפרטים יש ללחוץ על הוספה.
למעשה עד כאן הוזנו נתונים כללים, בחלון הבא שנפתח אנו נראה את שם הפרויקט ותחתיו חוצצים שונים: משימה ראשית, משימות נלוות, לקוחות (קהל היעד), מידע נוסף.
1. משימה ראשית
משימה ראשית היא הפרויקט עצמו.
עדכון בחלון זה יהיה עבור הפרויקט כולו – למשל, אם הלקוח ביקש להקדים את תאריך היעד לסיום ביצוע הפרויקט, או אם ראינו שאנו באיחור וביקשנו ארכה. במקרה כזה נעדכן את סטטוס הפרוייקט (פרויקט פעיל – עדכון), את תאריך היעד הנדרש, ונוסיף הערה לתיעוד.
עם העדכון הראשון של סטטוס הפרוייקט (המשימה הראשית) יתווסף לנו חוצץ חדש ושמו – שלבים קודמים, אשר יציג בפנינו את ההסטוריה של עדכון המשימה הראשית. הפרטים בחלון זה זמינים לעריכה רק עבור מנהל הפרויקט ומנהל המערכת.
2.משימות נלוות
כדי להגדיר משימות בפרויקט ניגש לחוצץ משימות נלוות.
המשימות הנלוות הן תתי משימות, הנחוצות להשלמת הפרויקט. בחירה באייקון "משימה חדשה" תפתח חלון חדש ובו יש להזין את הפרטים הבאים:
סוג המשימה (בחירה מתוך רשימה נפתחת), מה השלב הראשון של משימה זו, מי הגורם המטפל, תאריך יעד להשלמת הטיפול במשימה, תיאור קצר והערות. בנוסף תוכל לדווח על שעות העבודה בעבור כל משימה שהוזנה לפרויקט.
3. לקוחות
תחת חוצץ לקוחות תוכל לבחור לאיזה לקוח לשייך את הפרויקט המסוים. בחר ב"שיוך לקוח" ומהרשימה הנפתחת בחר את הלקוחות שתרצה לשייך פרויקט זה אליהם (שיוך פרויקט יכול להיעשות עבור מספר לקוחות במקביל, אם הוא הוגדר באופן כללי).
שיוך פרויקט ללקוח יופיע גם ברשימת הפרויקטים, וגם בכרטיס איש הקשר הרלוונטי.
בעזרת הגדרות אלו אפשר לנהל את הפרויקטים השונים הפעילים במערכת עבור אנשי קשר מסוג לקוח מסוימים, לנהל את הפרויקטים בהם מעורבים העובדים שלך ולהיות במעקב תמידי אחרי ביצוע התהליכים השונים המוגדרים במערכת, להוסיף או להוריד משימות נלוות, או שלבים בתהליך של כל פרויקט ופרויקט.
3. חיפוש פרויקטים שהוזנו למערכת
תחת פרויקטים> חיפוש פרויקטים ניתן לראות את רשימת הפרויקטים במערכת – כאלו שפעילים וכאלו שסגורים.
די בהקלדת מילה או חלקה כדי שהמערכת תציג בפניך הצעות המתאימות למילת החיפוש שהקשת.
4. רשימת הפרויקטים הפעילים במערכת
תחת פרויקטים > פרויקטים פעילים ניתן לראות את דוח הפרויקטים הפעילים במערכת FronTask. דוח זה מאפשר לראות את רשימת הפרויקטים הפעילים לפי מספר פרמטרים שהוזנו מראש: מספר הפרויקט, שם, תיאור, על ידי מי נוצר, מי מנהל הפרויקט, ומה תאריך היעד לסיום הפרויקט.
בנוסף תוכל להפעיל מספר פילטרים לסינון: "מכיל", "שווה ל", "גדול מ", "קטן מ", וכך תוכל למקד את החיפוש שלך לגבי הפרויקט שאתה מחפש.
ניתן בכל עת לייצא את רשימת הפרויקטים הפעילים במערכת לקובץ אקסל לפני או אחרי הפעלת הפילטרים המסננים.
5. סיכום
הוספת פרויקטים במערכת מאפשרת לך לתכנן את תהליכי העבודה והשלבים השונים של כל פרויקט ופרויקט. תחת משימה ראשית, שהיא הפרויקט, ניתן להגדיר את המשימות הנלוות הדרושות להשלמת הפרויקט, תחת כל משימה תוכל להגדיר הגורם המטפל, , הלקוחות הקשורים לפרויקט מסוים ועוד הערות.
FronTask מאפשרת לך להיות במעקב אחר השלמת התהליכים השונים, לעדכן את תתי המשימות עד השלמת הפרויקט כולו.
ניתן להשתמש באפשרות החיפוש כדי לאתר פרויקט מסוים לפי מילה או חלק ממנה.
ניתן להגיע לדוח הפרויקטים הפעילים במערכת לאתר פרויקטים ולהפעיל אופציות סינון מתקדמות, ולייצא את המסמך.