מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

ניהול - תבניות SMS


מהן תבניות מהן תבניות SMS אופן בניית התבניות
סיכום וקישורים נוספים

 1. מהן תבניות?

 מערכת FronTask טומנת בחובה כלים רבי עוצמה לייעול התהליכים הארגונים בחברה. אחד מהכלים הללו הוא כלי התבניות. תבניות מאפשרות לך ליצור מערך של מסמכים, או תהליכים, מסוגים שונים, להחלה על מצבים דומים אשר העובדים בחברתך נתקלים בהם באופן שוטף.

נסה לדמיין תבנית כמערך לגו מוכן – יש לך אלמנטים בנויים, הקיימים במערכת, שאתה יכול לקחת ולהלבישם במקומות שונים על לוח הלגו. אתה יכול להשתמש במבנים המוכנים הללו, או ליצור תבניות חדשות, נוספות, בהתאמה ללוח הלגו שלך – בהתאם לצרכי העסק שלך.
 

2. מהן תבניות SMS?


אחת התבניות העיקריות לשימוש עבורך, כמנהל תיקי לקוחות, הוא כלי תבניות הSMS. אתה יכול להשתמש בתבניות הבאות מוכנות ומובנות עם רכישת השימוש במערכת, ובנוסף תוכל תמיד להוסיף וליצור תבניות SMS בהתאם לצרכים של החברה שלך, כך ניתן למשל ליצור תבנית המתזכרת לקוח על פגישה שנקבעה מראש ובבוקר אותה פגישה להעביר לו את ההודעה וכן הלאה.

תבנית SMS חוסכת לנו זמן רב של כתיבה חוזרת ונשנית של הודעות טקסט שבו משתמשים במספר רב של מקרים, וכך, במקום לשוב ולכתוב את הטקסט עבור נמען כזה או אחר, אנו יכולים להעזר בתוכנת FronTask כדי ליצור תבנית שתשמש אותנו כמענה למספר רב של מקרים – ובאופן אוטומטי. 

התוכנה תדע בעזרת פרמטרים המובנים לתוכה לתת לכל לקוח את ההתייחסות האישית עבורו (למשל: שמו המלא, שם העובד המטפל בו), תאפשר לך לשלב פרמטרים אוטומטים במענה (תאריך, שעה ועוד) , וכן נוסח טקסט קבוע שישמש אותך למשלוח ההודעה עבור נמען אחד, או יותר , באופן אוטומטי, או בשליטה ידנית ולפי הגדרת התהליך שלך.

ועכשיו, בואו נתקדם וניצור את תבניות הדוא"ל – עברו לסעיף הבא כדי להתחיל בעבודה!



 3. אופן בניית התבניות

כדי לבנות תבנית דואר אלקטרוני נכנס לתוכנה בעזרת שם המשתמש וקוד הכניסה שלנו, וניגש לתפריט: ניהול המערכת > תבניות > SMS

בהיכנסנו לתפריט זה נוכל להבחין בחלוקת הדף לשנים, בדומה לכל מסך התבניות במערכת: שדה המציג את התבניות הקיימות במערכת לפי שם התבנית, כולל אפשרות לבחור תבנית קיימת או למחוק אותה וכן אפשרות להוסיף תבנית חדשה למערכת .
שדה נוסף הוא השדה המרכזי ובו אפשרות ליצור ולערוך תבנית.

כדי להוסיף תבנית SMS נבחר בהוספת תבנית, נזין את שם התבנית ולאישור נלחץ insert.

בצידו השמאלי של החלון נמצא השדה העיקרי ובו הפרטים שיש להזין להודעה עצמה.
השם של התבנית כמובן הוזן מראש לפי השם שהקלדנו למערכת בשלב ההוספה הקודם.
בחלונית תוכן ההודעה נוכל להקליד את ההודעה שנרצה, נוכל כמובן להעזר בפרמטרים המובנים במערכת (ניתן לקרוא כאן על סקירת הפרמטרים השונים הנמצאים במערכת). להזכירכם פרמטרים אלו למעשה שדות של אינפורמציה מתחלפת ברמה אישית.

נוכל בנוסף להוסיף קישור מקוצר לפריטים אשר טענו למאגר הצרופות שלנו (כמו טופסי הרשמה, תמונות וכו'). כל מערכת תיצור קישור מקוצר לכל צרופה שתבחרו. יש לבחור מהרשימה וללחוץ על הוסף על מנת שהקישור יתווסף להודעה.

בנוסף ניתן להעזר באימוג'ים שונים על מנת להכניס מעט צבע ואייקונים נחמדים להודעה.
על מנת לעשות זאת לחצו ראשית על אייקון האימוג'י (הפרצוף החייכן), ולאחר מכן תוכלו בלחיצה להוסיף את האימוג'ים המוצגים לפניכם. Emoji provided free by http://emojione.com

ניתן גם לצרף להודעות מסרונים, המופצות כקמפיין, קישור באמצעותו יכולים הנמענים שלכם להסיר את עצמם מרשימת התפוצה של קמפיינים עתידיים.
לשם כך בחרו להוסיף לתבנית את הלינק להסרה בתחתית חלון העריכה לחצו בתיבת הסימון ובקמפיין המסרונים של התבנית המסוימת שערכתם ושמרתם יתווסף אוטמטי הקישור ונמען אשר ילחץ עליו יועבר לדף ההסרה מרשימות התפוצה, שבו יוכל להסהיר את עצמו מרשימת התפוצה של קמפיינים עתידיים.


המגבלה היחידה הנוגעת לתבנית הודעות SMS היא מגבלת כמות התווים בהודעה - הודעות מעל 70 תווים יחויבו במקטעים על פי חיובי הספק, אך ישלחו כמסרון יחיד.

שימוש בפרמטרים קישור מקוצר, אימוג'ים

תבנית סמס בחלון הלקוח

תצוגת סמס
סיכום וקישורים נוספים

ברגע שיצרת תבנית SMS היא תהיה זמינה לבחירתך, לשליחה ללקוחותיך השונים, בין אם תבחר להצמידה כסטטוס בתהליך עבודה עבור משימה מסוימת, או עבור שליחה אינדבידואלית מתוך כרטיס הלקוח (ר' מדריך - SMS בכרטיס איש הקשר), ותוכל גם להשתמש בתבנית להפצת הודעה כקמפיין (ר' מדריך קמפיין SMS).