מדריך למשתמש - Frontask CRM
עדיין לא לקוחות?
כניסת לקוחות
כללי
אנשי קשר
משימות
כספים
קמפיינים
דפי נחיתה
דוחות
ניהול
עדכון סטטוס משימה קיימת עבור איש קשר
בקרו בסרטון ההדרכה - עדכון משימות - כאן
1. יש לטעון את כרטיס איש הקשר באמצעות חיפוש, או הקשה על שם איש הקשר באחד ממסכי המערכת.
2. על המסך יופיע כרטיס איש הקשר, המכיל מספר חוצצים. חוצץ "
תהליכים/משימות
" מציג את רשימת המשימות
הפתוחות והסגורות עבור איש הקשר, וכן מאפשרת
עדכון
של משימה קיימת, או יצירת משימה חדשה.
כדי לעדכן סטטוס של תהליך או משימה קיימים עבור איש הקשר, יש לבצע את הפעולות הבאות:
1. מתוך רשימת הטבלה המציגה את המשימות יש ללחוץ על "
פרטים/עדכון
", לגבי המשיהמ אותה בחרנו לעדכן.
יפתח חלון ובו שלושה חוצצים. חוצץ
"סטטוס וקידום"
מציג את פרטי התהליך והסטטוס הנוכחי, ובו ניתן לעדכן פרטים ולשנות סטטוס טיפול. כדי לעדכן נבחר את השלב הבא במשימה
2.
השלב הבא
: יש לבחור את הסטטוס הבא בתהליך, מתוך רשימת השלבים האפשריים.
3.
העברה לטיפול
: ניתן לבחור עובד ספציפי, אשר יהיה אחראי לטיפול במשימה. אם נבחר עובד, המערכת
תעביר את המשימה באופן אוטומטי אל העובד בעל התפקיד המתאים.
4.
תאריך יעד
: בעת בחירת השלב, נבחר באופן אוטומטי גם תאריך היעד, אך ניתן לשנות אותו באמצעות התאריכון.
בנוסף, ניתן לבחור שעה ספציפית, וכן להוסיף את המשימה באופן אוטומטי אל יומן הפגישות, על ידי סימון "הצג ביומן" ובכך תפתח בפנינו תיבה נוספת, המוקפת במסגרת שחורה.
שימו לב:
כל הפרטים שנרשום בתיבה זו המוקפת במסגרת השחורה ישלחו גם במייל במסגרת זימון הנשלח למייל הנמען שלכם, ולכן הקפידו לרשום בחלק זה רק פרטים מתאמים.
5.
תיאור קצר
: תיאור כללי עבור המשימה - מעין "הנושא"
6.
הערות
: הנחיות ספציפיות, או דגשים, עבור הטיפול בשלב הנוכחי במשימה או השלב הבא.
כל ההערות תתועדנה בהקשר למשימה כשנצפה בשלביה הקודמים, וגם תתועדנה בחוצץ ההערות בהקשר לתהליך ולשלב שבו נכתבו.
הערות אלו נשארות חסויות והן תתועדנה אך ורק במערכת, ולא ישלחו ללקוחותיכם.
7.
קבצים מצורפים
: ניתן לצרף קבצים לתיעוד, אשר יופיעו תמיד בעת צפייה בפרטי המשימה. קבצים אלו ישמרו לא רק בשלבים הקודמים של המשימה, אלא גם בחוצץ ההערות ובו נוכל למצוא קבצים שצרפו לכרטיס הלקוח.
7. לחיצה על "
עדכון
" תעדכן את סטטוס המשימה עבור איש הקשר, ותעביר אותה באופן מיידי לטיפול העובד המתאים.
עדכון נוסף ביצענו עבור מי מכם המשתמש בדיווח שעות. ניתן לדווח את השעות ישירות מתוך חלונית עדכון המשימה, לחצו על תיבת הסימון
"דיווח שעות"
ותפתח בפניכם תיבה.
בתיבה זו תוכלו להזין את הפרטים הבאים:
1. תאריך (אוטמטית המערכת לוקחת את התאריך הנוכחי, אך ניתן לשנות)
2. שעת התחלה
3. שעת סיום
4. הערות.
ההערות שתרשמו בתיבה זו של דיוח השעות הן ההערות שיוצגו בדוח דיווח השעות, בין אם של העובד או של הלקוח, וכך ניתן לרשום את ההערות שנפיק בדוח בצורה מסוימת לעיני הלקוח, ואילו ההערות המופרטות יותר לשם תיעוד נוכל לכתוב בתיבת ההערות של עדכון המשימה. ניתן כמובן גם להעתיק את ההערה מתיבת ההערות של דיווח השעות להערות עדכון המשימה אם תרצו בכך.
בדוח השעות המערכת תחשב אוטמטית את טווח הזמן על פי מה שהוזן בעדכון המשימה