מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

יצירת משימה חדשה עבור איש קשר



קיימות מספר דרכים לפתיחת משימה בעבור איש קשר במערכת Frontask CRM
1. פתיחת משימה במעמד הוספת איש הקשר
2. פתיחת משימה בכרטיס איש הקשר בלשונית משימות ותהליכים 
3. פתיחת משימה לאיש קשר מדף הבית על ידי איתור לקוח קיים
4. פתיחת משימה בעת יבוא אנשי קשר
5. פתיחת משימה באמצעות קוד התממשקות מול דפי נחיתה וקליטת לידים ממקורות חיצוניים למערכת

1. פתיחת משימה בעת הוספת איש קשר

באם אתם נמצאים במסך הוספה של איש קשר חדש שימו לב לתיבת הסימון ליד כפתור שמירה ומעבר  לכרטיס "משימה חדשה".
תיבת סימון זו מסומנת כברירת מחדל כך שלחיצה על שמירה ומעבר לכרטיס תקפיץ למשתמש שפותח את כרטיס איש הקשר מיידית את רשימת המשימות לשם בחירת המשימה שעליו לבצע מול הלקוח.
שימו לב, חלונית המשימות תפתח בתנאי שהמערכת לא איתרה כפילות


2. פתיחת משימה לאיש קשר מלשונית המשימות בכרטיס איש הקשר

כדי לפתוח משימה חדשה עבור איש קשר שלא במעמד הוספת איש הקשר נא עקבו אחר השלבים הבאים:

1. יש לטעון את כרטיס איש הקשר באמצעות חיפוש, או הקשה על שם איש הקשר באחד ממסכי המערכת.

2. על המסך יופיע כרטיס איש הקשר, המכיל מספר חוצצים. חוצץ "תהליכים/משימות" מציג את רשימת המשימות 
    הפתוחות והסגורות עבור איש הקשר, וכן מאפשרת עדכון של משימה קיימת, או יצירת משימה חדשה.



יצירת משימה חדשה בכרטיס איש קשר


כדי לייצר תהליך או משימה חדשה עבור איש הקשר, יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. לחיצה על אייקון "משימה חדשה". יפתח חלון חדש ובו נמלא את פרטי המשימה.

2. סוג המשימה: יש לבחור את סוג המשימה מבין האפשרויות המופיעות לבחירה.

3. השלב הראשון: יש לבחור את השלב הראשון בתהליך, מתוך רשימת השלבים. (רשימת שלבים זו הוגדרה מראש. ראה הרחבה במדריך בנושא תהליכים).

    יש לשים לב לכך שבהתאם לסוג המשימה שנבחר כך ישתנו האפשריות לבחירה בשלבי המשימה.

4. העברה לטיפול: ניתן לבחור עובד ספציפי, אשר יהיה אחראי לטיפול במשימה. 
    אם נבחר עובד, המערכת תעביר את המשימה באופן אוטומטי אל העובד בעל התפקיד המתאים (על פי רשימת הפרופילים אשר משוייכת בכרטיס איש הקשר של העובד).

5. תאריך יעד: בעת בחירת השלב, נבחר באופן אוטומטי גם תאריך היעד, אך ניתן לשנות אותו באמצעות התאריכון. 
    בנוסף, ניתן לבחור שעה ספציפית, וכן להוסיף את המשימה באופן אוטומטי אל יומן הפגישות, אם נבחרה שעה, יקפוץ חלון תזכורת באופן אוטומטי, 15 דקות לפני המועד שנבחר.

6. תיאור קצר: תיאור כללי עבור המשימה

7. הערות: הנחיות ספציפיות, או דגשים, עבור הטיפול בשלב הנוכחי במשימה.

8. לחיצה על "עדכון" תייצר את המשימה החדשה עבור איש הקשר, ותעביר אותה באופן מיידי לטיפול העובד המתאים.


3.  פתיחת משימה לאיש קשר מדף הבית:

כשנמצאים בדף הבית של המערכת ניתן ללחוץ על אייקון משימה חדשה בדף הבית או ברשימת המשימות לבחור את הלקוח שבעבורו תרצו לפתוח את המשימה.


משימה חדשה שלבים לביצוע


4. פתיחת משימה לאנשי קשר באמצעות היבוא

באמצעות היבוא ניתן לפתוח משימה לכלל אנשי הקשר הנמצאים בקובץ האקסל יש לבחור את התהליך שאנו רוצים ואת השלב המתאים בתהליך שעליו תפתח המשימה לכלל אנשי הקשר.
שימו לב באפשרותכם עתה להגדיר האם המערכת תעביר את המשימות בצורה אוטמטית (על פי העברת משימות לעובדים המתאימים לפי פרופיל המוצמד לשלב, וכן לבחור תאריך יעד אם יש לכם עמודה כזו בקובץ האקסל שלכם.
בנוסף - ניתן לייבא שדות מידע נוסף לתהליך והמערכת תשאב את מלוא הפרטים שתצרפו.
באמצעות פתיחת משימה ביבוא אנשי קשר ניתן גם לבקש מהמערכת להגביל כמות משימות ליום לעובד כך שלא יפתו כלל המשימות בבת אחת אם בצרונכם בכך.



5. פתיחת משימה באמצעות התממשקות קוד:

באמצעות העברת קוד לדפי נחיתה ולספקים חיצוניים ניתן להגדיר פתיחת משימה באמצעות קוד זה כך שמלבד פרטי איש הקשר שאותם מזין איש הקשר בעצמו, כבר תפתח לאחד מנציגיכם פניה לטיפול.

על מנת לעשות זאת הכנסו לתפריט ניהול המערכת > העברת פניות אוטמטית
בחרו בתהליך שתרצו שיפתח מול איש הקשר
ובחרו בשלב שתרצו שהמשימה תפתח עליה בכרטיס איש הקשר והעבירו את הקוד לתכנת דפי הנחיתה שלכם.