מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

בנית הצעת מחיר והזמנה עבור לקוח



בנית הצעת מחיר עבור לקוח נעשית מתוך כרטיס הלקוח הספציפי שעבורו נעשית הצעת המחיר.
המערכת מאפשרת לנו ליצור הצעת מחיר חדשה לכל לקוח שנרצה, או אפילו לשכפל הצעת מחיר ישנה שהכנו בעבר לקוח המסוים ולשכפל אותה.
הצעת המחיר מאפשרת לנו בחירה מהירה של מוצרים אותם הגדיר מנהל המערכת את תיאורם ומחירם.

כדי לבנות הצעת מחיר ללקוח יש להשלים שני שלבי ניהול מקדימים:
1. לעדכן את רשימת המוצרים הרלוונטיים (ר מדריך רשימת מוצרים – הוספת מוצר למערכת),
    ניתן גם לעדכן את רשימת המוצרים הרלוונטים על ידי יבוא של רשימת המוצרים מקובץ אקסל- ראו במדריך הרלוונטי

2.  תבנית אחת לפחות של הצעות מחיר (ר' מדריך תבנית הצעות מחיר) ובמידת הצורך גם תבניות עבור הזמנות (ר' מדריך תבנית חיובים/זיכויים).

חשוב:
כדי לאפשר לעובד מסוים לצפות בחוצץ הכספים בכרטיס לקוח או ספק עליו להיות בעל אחד משלושה פרופילים:
איש מכירות, מנהל כספים או מנהל המערכת.
עובד אשר לא יהיה בעל אחד משלושת הפרופילים לא יוכל לצפות כלל בחוצץ הכספים וכמובן שלא יוכל להפיק במערכת מסמכי כספים כלל

פרופיל איש מכירות - פרופיל איש מכירות אשר יוצמד לעובד יאפשר לו בכלל לראות את חוצץ הכספים, ומבלי פרופיל זה החוצץ לא יטען. בנוסף, פרופיל אשר יאפשר לעובד להכין הצעות מחיר, חשבונות עסקה ולהזין אישור על קבלת תשלום מלקוח; מסמכי התחשבנות אלו אינם מסמכים המוכרים כמסמכי חשבונאות לצרכי מס.


פרופיל מנהל כספים - זהו פרופיל חדש במערכת ויש להצמידו לכל עובד במערכת אשר יש לו התעסקות מלאה עם הכספים. הנושא פרופיל זה יוכל לראות את כל הדוחות הקשורים בכספים - כמו הצעות מחיר, אישור תשלום, וגם הדוחות אשר קשורים בהפקת מסמכי הנהלת חשבונות התקפים לצרכי מס כמו חשבוניות, קבלות ועוד.
עובד הנושא פרופיל זה יוכל גם להפיק מסמכי הנהלת חשבונות מלאים בתוך המערכת - חשבוניות, קבלות, וגם חשבונית מס קבלה.


פרופיל מנהל המערכת - זהו פרופיל העל אשר מאפשר הן לראות את כל הדוחות כולם - כספיים ואחרים, והן מאפשר את הגישה לתפריט ניהול המערכת. הנושא פרופיל זה יכול כמובן להכין כל מסמך חשבונאי כמו הצעות מחיר וגם חשבוניות מס ועוד. 

 


הצעת מחיר שלב 1
בניית הצעת מחיר ללקוח

בנית הצעת מחיר עבור לקוח נעשית מתוך כרטיס הלקוח הספציפי שעבורו נעשית הצעת המחיר (ר' חיפוש חכם של אנשי קשר).
המערכת מאפשרת לנו ליצור הצעת מחיר חדשה לכל לקוח שנרצה, או אפילו לשכפל הצעת מחיר ישנה שהכנו בעבר ללקוח המסוים ולשכפל אותה.
על ידי שכפול ניתן יהיה להכניס הערות חדשות למוצר מתוך רשימת המוצרים שהצענו,  או להוסיף פריט מסוים על הצעה קיימת. דבר זה שימושי ונדרש במיוחד לקהל לקוחותינו העובדים עם תקן ISO9001, המחייב אותם הצעת מחיר חדשה בכל פעם, כך שעתה בלחיצת כפתור יוכלו לשכפל הצעה קיימת ולהפוכה לחדשה.

בחוצץ כספים
, נוכל לראות את היסטורית הצעות המחיר, כך שנוכל לשכפל הצעת מחיר מסוימת, נוכל לראות את ההזמנות ומאזן התקבולים מלקוח מסוים.

1. כדי להוסיף הצעת מחיר ללקוח נבחר הוספת הצעה.

2. יפתח חלון חדש ובו שני חוצצים: פרטים כללים לגבי הצעת המחיר ו-רשימת פריטים, שיהיו חלק מהצעת המחיר. 

נמלא את הפרטים הבאים: 
• מע"מ – אחוז המע"מ

• מטבע (ברירת המחדל היא ש"ח),
 
• תבנית הצעת המחיר הקשורה להצעה.
  בחירת התבנית היא תנאי חובה להמשך ההזמנה, מערכת FronTask תדע לקשר את הנתונים מהתבנית עם רשימת הפריטים. אם הזנתם בתבנית הערות כברירת מחדל, הן יופיעו בעת בחירת התבנית וניתן יהיה לערוך אותם.

• תאריך משוער להזמנה – מתי אנו צופים שתתקבל הזמנה עבור הצעה זו

• סיכוי סגירה לפי הצעת המחיר

שימו לב שמספר הצעת המחיר הוגדר כחדש וינתן באופן אוטמטי על ידי מערכת FronTask.


3. לאחר שהזנו את הפרטים האלו הלחצן "המשך להזנת הפריטים" יהפוך לזמין, נלחץ עליו ונגיע להוספת פריטים אשר יהיו מקושרים עם הזמנה זו.

4. בחוצץ רשימת הפריטים נבחר ונוסיף את הפריטים שאנו רוצים שיהיו שייכים להזמנה זו, כפי שהזנו למערכת
(ר' מדריך הוספת מוצרים). ניתן בכל הצעה שאנו יוצרים לקבוע את הכמות בעבור כל פרטי בהצעה, את המחיר (אם שונה ממחיר ברירת המחדל), לשנות או לתקן פריטים בהערות לגבי המוצר עצמו, על פי הצורך בכל מקרה ומקרה לגופו.
את הפריטים נוכל לבחור על פי שמם- נתחיל להקליד אות או מספר אותיות והפריטים העונים על רצף האותיות שהקולד יתחיל להופיע בפנינו כדי שנוכל לבחור את המוצר.

אם נרצה להוסיף עוד פריט להצעה יש ללחוץ על הקישור "הוספה", ולבחור את הפריט הנוסף לפי התיואר לעיל.

במערכת Frontask CRM - ניתן להוסיף הוספה מהירה של מוצרים:
מערכת Frontask CRM מאפשרת לכם  לראות את רשימת המוצרים שהזנתם באמצעות התיבה - הוספה מהירה, שם נראה את כל המוצרים שהוזנו למערכת.
סימון "וי" ליד שם מוצר, אחד או יותר, יוסיף אותו על ערכי ברירת המחדל שלו (תיאור המוצר, המחיר שהוזן לו) להצעת המחיר.
כמובן שבאמצעות עפרון העריכה נוכל להכנס לכל פריט כזה שהוספנו ולעדכן את הפרטים באם הם שונים ממה שמוזן ברשימת המוצרים.
השימוש בתיבת ההוספה המהירה מקל עלינו באם אין צורך להשתמש בחיפוש מוצר על פי שם או קטיגוריה אלא נוכל פשוט לבחור בקלות מתוך הרשימה המוצגת.

בסיום הזנת כל הפריטים יש ללחוץ שמירה וסיום.
 

הצעת מחיר ללקוח שלב 1
סידור פריטים בהצעת מחיר

בעזרת מערכת Frontask CRM ניתן לסדר את הופעת הפריטים בהצעת המחיר כפי שיופיעו אצל הנמען.
סדר הופעת פריטים זה ישמר גם בעת הפיכת הצעת המחיר לחשבון עסקה או חשבונית.

כדי לסדר את הפריטים שנבחרו בעבור הצעת המחיר נלחץ על סימון הנקודות בצדו השמאלי של כל פריט, ונגרור את הפריט למקום בו נרצה שיופיע בתוך הטבלה.
שימו לב שבעת הגרירה והמיקום שורה מקווקוות מלווה את הפריט למיקום המיועד.

כדי למקם פריט במקום המיועד שחררו אותו במקום שאתם מעונינים.

תוכלו לעשות כך למספר פריטים ולסדרם בהצעת המחיר כפי שתחפצו. בסיום יש ללחוץ על שמירה וסיום.

סידור פריטים בהצעת מחיר

העברת הצעת מחיר ללקוח והמשך טיפול

בכרטיס איש הקשר תופיע עכשיו ההצעה עם מספרה, ופרטים נוספים שהזנו לתוכה.
נוכל ,כמובן, בהמשך לעדכן את פרטי ההזמנה , על ידי לחיצה על הקישור פרטים/עדכון.

המערכת מאפשרת לנו גם להמיר את ההצעה לקובץ PDF (שישמר על המחשב מקומית לשם צפיה ובדיקה או שמירה אחרת כלשהי).

בכרטיס הלקוח כאשר נבחר בחוצץ דואל, ונבחר תבנית מייל נוכל לבחור איזה מבין הצעות המחיר הרשומות במערכת בכרטיס הלקוח הספציפי אנו רוצים לצרף ולהעביר לו, והנמען יקבל זאת כקובץ PDF מצורף למייל.

אנו נוכל גם להעבירה במייל כמות שהיא (קובץ HTML שישלח ללקוח, לפי פרטיו הקיימים במערכת FronTasK), על ידי בחירה באייקון המעטפה המופיע בטבלה.
לחיצה על אייקון המעטפה תוביל אותנו לשאלה לגבי אישור האם אנו בטוחים שאנו רוצים לשלוח את הצעת המחיר (כHTML) אל הנמען או לא. אישור בשאלה זו ישלח את הצעת המחיר אל הנמען.

מתוך טבלה זו ניתן גם  להפוך הצעת מחיר זו להזמנה כפי שאישר הלקוח.

שליחת הצעה ללקוח כמייל רגיל

ביצוע הזמנה

אחרי שקיבלנו אישור עבור הצעת המחיר, נוכל לעדכן זאת מכרטיס איש הקשר. ניתן לייצר חיוב או זיכוי ישירות עבור הצעת המחיר שאושרה, ולשם כך נבצע את הפעולות הבאות:

1. ניגש לכרטיס הלקוח הרצוי ונבחר בחוצץ "כספים".

2. בחוצץ זה נראה את היסטורית הצעות המחיר שנשלחו לאיש הקשר, כולל מספרן. 
ונוכל לראות שם מספר אפשרויות שלמעשה הופכות את הצעת המחיר לחשבונית או לחשבונית מס קבלה ולמעשה לבצע הפיכה של מסמך ההצעה למסמך חיוב.

אפשרויות נוספות הן להפוך את הצעת המחיר לראשית - כזו שתחויב במודול עסקאות החיוב המתחדש (ריטיינר), או לייצר קישור לתשלום בעבור דפי נחיתה (למי שלקח אפשרות זו).

3. בהתאם לבחירתנו יפתח בפנינו חלון שיאפשר לנו לערוך את ההזמנה, שפרטיה הועתקו מהצעת המחיר המקורית. אם אין שינוי בפרטים,נזין את התאריך לתשלום, נוודא שברירת המחדל עבור סוג היא אכן חיוב,
אם בחרנו בחשבון עסקה נבחר את סוג התבנית המתאים – תבנית הזמנה. בסיום נלחץ שמירה
אם בחרנו להמיר את המסמך לחשובנית מס לא נצטרך לבחור תבנית.

4. ברגע שלחצנו שמירה, המערכת מעדכנת את פרטי הצעת המחיר והופכת אותה להזמנה בפועל. 

את פרטי החיוב או הזיכוי, נוכל לראות זאת תחת חוצץ חיובים/זיכוים בכרטיס איש הקשר. גם את ההצעה ניתן לשלוח אל הלקוח כקובץ PDF. 

דרך נוספת להוסיף עדכון על חיוב הלקוח על שירות שקיבל, גם כאשר אין הצעת מחיר פתוחה במערכת היא להכנס לכרטיס הלקוח, ובחוצץ כספים לבחור את החוצץ "חיובים/ זיכוים".
נבחר באפשרות "הוספת חיוב/ זיכוי" וגם כאן נדרש להגדיר את הפרטים הכללים: מע"מ, תאריך לתשלום , איזו תבנית רלוונטית, וגם האם זהו חיוב או זיכוי. לאחר שהגדרנו את הפרטים הכללים נוכל להעזר בתיבת הוספה מהירה לסמן שם את שם המוצרים עליהם אנו מוציאים את החיוב / הזיכוי והם יתווספו אל התבנית שבחרנו על פי הערכים שהוזנו להם ברשימת המוצרים.

הפיכת הזמנה להצעה