מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

קבלת פניות אוטמטית



כדי להקל על תהליך ההרשמה והמשך הטיפול בלקוחות שלכם, מערכת FronTask תומכת בקבלה אוטומטית של פניות, דרך כל אתר אינטרנט או דף נחיתה שאתה בונים באתרכם.

שימו לב שיש להגדיר מראש את כל פרטי המשימה שאתם רוצים כדי שתוכלו לקשר את המשימה עם הטופס.
כל משימה שתגדירו בחלון ניהול המערכת>תהליכים ארגונים תתווסף לבחירה בחלון יצירת הטופס ותוכלו להטמיעו במערכת.

ראשית יש להגדיר תחת תפריט ניהול המערכת > הגדרות המערכת בלשונית קבלת פניות אוטמטית את האופן בו תרצו בעזרתו לקבל את הפניות למערכת (שימו לב ניתן לסמן יותר מאפשרות אחת).

תוכלו לבחור ולהפעיל את האפשרות עבור XML, או HTML - בשיטת POST, או לקבל פניות באמצעות URL - קבלת פניות בשיטת GET, או באמצעות Mail2Lead (קראו על כך עוד במדריך למשתמש) או באמצעות הטופס הפנימי (ר' בהמשך מדריך זה).
זכרו לסמן את האפשרות או האפשרויות הרצויות לכם ולאשרר באמצעות אייקון הדיסקט.

הגדרות

כדי לקבל פרטים מדוייקים וכן דוגמאות לגבי הנתונים שיש להעביר אל המערכת לקליטת הפניה, יש לבחור בתפריט הראשי: ניהול המערכת -> העברת פניות אוטומטית.

המערכת תומכת במספר אפשרויות סטנדרטיות לצורך העברת הנתונים כמפורט לעיל.

טופס HTML סטנדרטי, וקוד-XML :
  
לחיצה על כל אחד משני הכפתורים "הצג דוגמת טופס HTML", או "הצג דוגמת XML" תציג את הקוד הרלונטי בתיבת הטקסט אשר נמצאת תחת הכפתורים.

באמצעות ממשק Web2Lead בעבודה מול XML ניתן להעביר אל טופסי הפניה גם שדות אשר הוספתם לכרטיסי אנשי הקשר באופן עצמאי (בעזרת הגדרת שדות חדשים), ואף שדות מידע נוסף המלווים את התהליך. 

טופס הXML אשר יופק במערכת יציג את כל השדות הרלוונטים ותכנת האתר שלכם יוכל להטמיע את השדות בהם אתם מעונינים בטופס אשר תיצרו באתרכם.

את כל השדות אשר כבר קיימים בטופס הפניה שבאתר שלכם, ניתן לעדכן במערכת באמצעות ממשק הXML, גם אם מדובר בשדות רבים מסוגים שונים.

באמצעות האפשרות קבלת פניות באמצעות URL הנכם למעשה מייצאים כתובת , אותה ניתן להעביר לספקי השירות שלכם , ובאמצעותה הם יזרימו פניות על הנתונים הרלוונטים אל המערכת. השדות הניתנים לקליטה באופן זה הינם אותם שדות כמו שיש בעבור HTML.
השדות הם: שם פרטי; שם משפחה;טלפון; טלפון נייד; אימייל; תואר; תיאור/תפקיד; כתובת; עיר; חברה; הערות; והאם לכלול את הפונה ברשימת תפוצה.

שימו לב בדוגמא מוצג הערך בין סוגרים מרובעים [ ] , כאשר יש להנחות את החברה המטפלת כי יש להזין את הערך ללא הסוגרים המרובעים (המשמשים רק לשם הדוגמא).
בנוסף, יש להנחות את המטפל כי בעבור הערכים 0/1 יש לנהוג באופן הבא: 0=Flase; בעוד ש- 1=True, וזאת כמובן לפי הנחיה שלכם (מתייחס לשדות: רשימת תפוצה והאם לעדכן פרטי פונה שפרטיו כבר רשומים במערכת או לא).

תוכלו גם להנחותם שבשדות שאינכם מעונינים אין כלל צורך להעבירם (למשל תואר או השדה Redirecto) , וכי יש להקפיד שמגבלת התוים היא 1024 תוים (כולל ההערות).


קוד HTML לטופס אוטמטי

בנוסף, המערכת מכילה טופס סטנדרטי, הזמין דרך האינטרנט, לקליטת פניות, ומאפשר לשירותים חיצוניים (כגון שירותי מזכירות חיצוניים או טלפניות המקבלות פניות עבורכם), למלא נתונים היישר אל המערכת, באמצעות הטופס, ומבלי להיות מחוברות למערכת באופן ישיר.

לחיצה על כפתור "הצג קישור לטופס פנימי" תאפשר לכם לקבל קישור לטופס זה באינטרנט, אותו תוכלו להעביר לשירות המדובר.

הכנת קישור לטופס HTML לשירותי חוץ

איך נראה טופס HTML לשירותי חוץ


 העברת הפניה תכלול תמיד את פרטי הלקוח, ואת מהות הפניה, כלומר, את המשימה שיש לייצר במערכת עבור המשך טיפול, לפי השלב הראשון שהוגדר במערכת עבור משימה זו, ועל פי ההערות שנכתבות בטופס.

עם העברת הפניה, יווצר במערכת כרטיס לקוח חדש, או יעודכן כרטיס לקוח הקיים במערכת (אם מדובר באותה כתובת אימייל' או באותו מספר טלפון נייד), וכן תיווצר משימה חדשה להמשך טיפול במערכת על פי בחירה של השלב הראשון וכמובן אפשרות לעדכן המשך טיפול על פי השלבים הקיימים במערכת עבור המשימה הספציפית שנבחרה.

חשוב: בעבור מוקדי שירות המשתמשים בטופס זה יש להבהיר למוקדנים כי אין להזין נתוני סרק לטופס וכי הזנת מספר טלפון אשר קיים כבר במערכת יגרור לשימוש בכרטיס לקוח הקיים במערכת על פי הטלפון או המייל הקיימים.