מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

סדרת מסרים אוטמטית ללקוח



  • קמפיינים ב-FronTask
  • בנית משימה: סדרת מסרים אוטמטית
  • סיכום



  • מערכת FronTask מאפשרת להכין מבעוד מועד מספר תבניות דואר לשליחה לקהל הלקוחות באופן מרוכז. ניתן להפעיל קמפין של שליחת הודעות ללקוחות במספר דרכים – ועל פי פרופילים שונים.

    אפשר להפעיל את הקמפיינים (דואר אלקטרוני, או הודעות SMS) מהתפריט
    קמפיינים/ניוזלטר  ולבחור את הפרופילים הרלוונטים לך, ניתן גם להפעיל קמפין מתוך דוח הלקוחות או הסטטוסים השונים הקשורים בהם על פי חיתוכים ופילטרים.

    נוסף על אלו, מערכת FronTask מאפשרת ליצור קמפין של סדרת מסרים, אשר יועברו באופן אוטמטי ללקוח, על פי תזמון ומרווחי זמן שנקבעים מראש. כדי לעשות זאת אנו נדרשים להגדיר מראש מספר תבניות דואר אלקטרוני, הן למעשה ההודעות שילחו ללקוחות, ולהגדיר משימה חדשה לטיפול בפניות באופן אוטמטי.

    נעבור עתה על השלבים השונים להגדרת משימה מסוג זה, אך לפני כן יש להכין את תבניות הדוא"ל (ניתן להעזר לשם כך ב מדריך תבניות דוא"ל)

    הוספת משימה חדשה מסך מתקדם

     
    נגש לתפריט ניהול המערכת > תהליכים ארגונים > מתקדם (קישור בתחתית המסך).

    במסך זה נוכל להגדיר את כל שלבי הפעולה במשימה החדשה שאנו בונים, כרשימה של סטטוסים, אשר מתקדמים מאחד לשני באופן אוטומטי.

    אנו נבחר בהוספת תהליך חדש, ניתן לו שם ותיאור מתאימים, ונבחר את הסוג של המשימה ככזו שמקושרת לאנשי קשר, והפרופיל המתאים – לקוחות. לסיום חלק זה נגדיר את המשימה כתהליך פעיל במערכת.

    בשלב זה חוצץ שלבי התהליך יהפוך זמין, אנו נבחר אותו ונתחל להגדיר את השלבים השונים של המשימה.
    נבחר בהוספת שלב, ונמלא את הפרטים הבאים:
    1. שם: לזיהוי פנימי במערכת

    2. תיאור: תיאור לשלב הנוכחי (לא חובה)

    3. סוג העובד המטפל במשימה מתוך רשימה. במידה ולא יבחר ערך, לא תופיע המשימה עבור אף אחד ממשתמשי המערכת, אלא רק תתועד בכרטיס הלקוח.

    4.תאריך היעד: אנו נגדיר את תאריך היעד מספר ימים קבוע, ונגדיר כמה ימים קבועים יהיו עד המעבר לסטטוס הבא (ובעצם שליחת המסר הבא מהרשימה). המשמעות של הגדרת מספר הימים היא כמה ימי מרווח יהיו בין הודעה להודעה עם ההגעה לשלב מסוים הדואל של אותו שלב הוא שנשלח.
    5. נבחר את תבנית הדואל המתאימה לשלב זה (את התבנית עצמה כבר בנינו מראש).

    6. נגדיר את הסוג – משימה,

    7. נגדיר את האופציה כקבועה, ופעילה במערכת,

    8. אם זהו השלב הראשון במשימה נגדיר זאת "שלב ראשון".

    כך, נוסיף ונבנה את כל השלבים שלנו בתהליך סדרת המסרים הזו. בכל פעם נגדיר שלב ואת הזמן המיועד למשלוח התבנית הרלוונטית שאנו רוצים להתאים לשלב זה.



    מסך שלבים
    כדי להגדיר את התהליך באופן כזה שיתוזמן בצורה אוטמטית, נבחר לכל שלב את התוצאה האפשרית המתאימה לה (כלומר אחרי השלב הראשון נבחר את השלב השני כתוצאה של שלב זה), באמצעות הוספת שלב, ונגדיר את המעבר בין השלבים כמעבר אוטמטי, וברירת מחדל.

    למעשה הגדרות אלו קובעות למערכת, שהטיפול במשימה יהיה אוטמטי, בלי התערבותנו, וקובעת את ברירת המחדל של שלב זה.

    כך נעשה לכל שלב שהוספנו למשימה: נגדיר עבורו מה התוצאה האפשרית שלו, ופרט לשלב הראשון על פי התוצאה האפשרית שהגדרנו לשלב הקודם יוגדר גם מה הכניסה האפשרית לשלב זה, כבקרה שאכן בחרנו נכון.  

    תוצאה וכניסה לשלב
    למעשה יצרנו:

    1.את הדואר האלקטרוני שישלח (על פי תבנית דואל שהכנו מראש וקישרנו לשלב)

    2. את תאריך יעד בין דואר לדואר (על ידי הגדרת משך הזמן הסטאטי בין שלב לשלב)

    3. קבענו את המעבר בין שלבים לאוטמטי, כלומר ללא התערבות מצידנו

    ועל ידי פעולות אלו יצרנו סדרה של מסרי דואר אלקטרוני שישלחו במרווחי זמן קבועים מראש באופן אוטמטי.