תבנית טופס משימה

מערכת Frontask CRM מאפשרת לכם לבנות טפסים אשר יקושרו עם כל תהליך שתבחרו.
ניתן לבנות תבניות מסוגים שונים - למשל טופס לטכנאי המתעד קריאת שירות שהתקבלה, או טופס המסכם את תהליך העבודה והייעוץ שעשיתם עם לקוח, ועוד ועוד. לצד כל תהליך כזה נמצא אייקון המרה של הטופס לקובץ PDF אותו ניתן יהיה להעביר בין אם לטכנאי, או ללקוח וכן הלאה.

בכדי לבנות טופס כזה נגש ראשית לתפריט ניהול המערכת > תבניות > טופסי משימות

תחת תפריט זה נוכל ליצור תבניות מסוגים שונים אשר נקשר למשימות השונות.
שימו לב לפרמטרים המיוחדים המתלווים לבניית טופס זה אשר אינם קיימים בפרמטרים לתבניות אחרות:

1.משימה - מספר - יציג את מספר המשימה כפי שהיא רשומה במערכת. כל משימה במערכת מקבל מספר וניתן לחפש את המשימה לפי מספר זה (תחת תפריט אנשי קשר > חיפוש תהליך/ משימה)

2. משימה -שם התהליך - יציג את שם התהליך, כפי שהוא רשום ברשימת התהליכים הארגוניים שלכם (למשל קריאת שירות/ ליווי עסקי וכו')

3. משימה - תיאור קצר - כאשר אנו פותחים את המשימה ישנה שורת תיאור קצר - מעין כותרת המלווה את המשימה. באם נבחר לשלב פרמטר זה בתבנית, שורת התיאור הקצר תתוסף ותוצג

4. משימה- סטטוס אחרון - יציג רק את עדכון הסטטוס האחרון של המשימה. פרמטר זה מתאים כאשר אנו רוצים להעביר קריאת שירות לאחר שיחה עם הפונה ואנו מתעדים את דבריו, או למשל למשימת ליווי עסקי כאשר אנו רוצים להציג את פרטי פגישת הסיכום וכיו"ב

5. משימה- שלבים קודמים - פרמטר זה יגרום לתצוגת כלל השלבים הקודמים לשלב האחרון , כלומר כל עדכוני המשימה שעשיתם עד כה. שימו לב לכך שסיכום השלבים יוצג מהראשון אל האחרון שעודכן (כלומר סדר כרונולוגי)

6. משימה- שדות מידע נוסף- שימוש בפרמטר זה יציג את כל ששות המידע הנוסף שבחרתם להצמיד לתהליך מסוים והם יוצגו אחד אחרי השני. גם שדות מידע נוסף שלא הוזן בעבורם ערך יוצגו.
בניית תבנית - טופס משימה

לאחר בניית תבנית טופס עליכם לגשת לרשימת התהליכים הארגוניים במערכת (תחת תפריט ניהול המערכת > תהליכים ארגוניים) ולבחור תהליך אליו תרצו לקשר טופס מסוים.

לחצו על עפרון העריכה ולצד השורה תבנית לייצוא תוכלו למצוא את כלל התבניות שהכנתם ולקשר את התבנית הרלוונטית לתהליך המסוים.
זכרו ללחוץ על עדכון לאחר הבחירה של הטופס המתאים.
קישור טופס עם תהליך

לצד כל שורת משימה ברשימת המשימות הפתוחות, או בכרטיס כל איש קשר בלשונית התהליכים והמשימות תוכלו למצוא אייקון PDF המוצמד למשימה, בין אם פתוחה או סגורה.

לחיצה על אייקון זה תייצא את המשימה לפי הפרמטרים שנבחרו בתבנית לקובץ PDF, אותו ניתן להדפיס, או לצרף למייל ולשלוח כקובץ מצורף.

הפקת טופס