מושגים בסיסיים במערכת

מהו שימור לקוחות?

בסיס הלקוחות הקיים שלכם, מהווה מקור כח משמעותי מאוד עבור הפעילות העסקית, ונאמנות של לקוחות קיימים היא מרכיב חשוב ביכולת שלכם לשמור ולהגדיל את פעילות העסק שלכם לאורך זמן. FronTask נבנתה כדי לאפשר לכם לעשות שימוש נבון במידע הקיים, על מנת לשמור ולשפר את נאמנות הלקוחות שלכם, ואף לייצר פעילויות חדשות באופן רציף עם לקוחות ותיקים.

עם FronTask, שימור הלקוח מתחיל עם הפניה הראשונה, אשר מטופלת באופן צמוד עד לסיומה, ומותירה את הלקוח עם טעם טוב בפה, וכך יהיה עם כל פניה של הלקוח אליכם, ובכל נושא. עם סיום הפעילות, תוכלו לסמן לעצמם תזכורת, כדי ליצור קשר עם הלקוח בזמן עתידי ובנושא הרלוונטי, וכך ירגיש הלקוח שאתם זוכרים אותו, וכי הוא מקבל שירות אישי.

בנוסף לפעילות האינדיבידואלית מול הלקוח, תוכלו לנהל קמפיינים ככל הנדרש, עבור לקוחות מסוגים שונים, או על פי פעילות עבר של לקוחות (למשל: על מי שצרך מוצר מסויים, או שפנה אליכם בנושא מסויים), וכך למקסם את המידע שיש לכם לגבי הלקוח, כדי לתת לו בדיוק את מה שהוא מבקש וצריך.

שיטה זו, עובדת היטב, מכיוון שהיא משרתת את צרכי הלקוחות והעסק שלכם כאחד.

מהו תהליך ארגוני?

המושג נשמע קצת מפוצץ, אבל מדובר בעצם בכל פעילות אשר מתרחשת אצלכם בעסק באופן קבוע, למשל פניית לקוח, מכירה, שיווק או כל פעילות אחרת אשר חוזרת על עצמה שוב ושוב, מול אנשי קשר שונים. לפעילות הזו יש בדרך כלל רשימה של סטטוסים שחוזרים על עצמם, מיילים דומים אשר נשלחים שוב ושוב ללקוחות שונים, לוחות זמנים דומים (למשל: שלושה ימים אחרי שליחת הצעת מחיר, יש לבצע מעקב מול הלקוח).

על כן, תהליך ארגוני הוא בעצם רצף של שלבים/סטטוסים, ולכל אחד מהם יש שם ברור, תפקיד עובד אחרי, תאריך יעד לטיפול, ואפשרויות ברורות להתקדם ממנו הלאה. הגדרת התהליך הארגוני, מאפשרת לכם "לעשות סדר" בפעילויות השוטפות שלכם. FronTask מכילה מנוע יחודי להגדרת התהליכים, באופן קל ופשוט, וכך לסייע לכם לבצע את הפעילות העסקית, בדיוק כפי שאתם רוצים שהיא תתרחש.

FronTask מגיעה עם כמה תהליכים ארגוניים נפוצים אשר מוגדרים מראש, אך ניתן לעדכן אותם בכל עת על פי הצרכים, לשנות סטטוסים או לוחות זמנים, וכן לייצר תבניות פעילות חדשות, המותאמות בדיוק עבור הצרכים של העסק שלכם.

FronTask תדע להזכיר לכם לבצע כל פעילות בזמן המיועד, תקפיץ באופן אוטומטי את התכתובת המתאימה (על פי תבנית), ובמידת הצורך תדע גם להעביר את המשמה לטיפול מנהל או עמית אחר בעסק, וזאת עם כל הסטוריית הפעילות, כדי לחסוך את שיחות הטלפון והמיילים המיותרים ביניכם.

מהי משימה?

על פי הגדרת התהליך הארגוני, ניתן להבין כי משימה חדשה בעסק שלכם, כמעט ואף פעם אינה מסתיימת ללא צורך בביצוע מעקבים ותזכורות להמשך הפעילות. לכן, כאשר אתם יוצרים משימה, ניתן בקלות לחבר אותה אל אחד מהתהליכים שהוגדרו מראש, וכך FronTask תדע לעזור לכם לבצע את הפעילות, עד לסיומה על הצד הטוב ביותר.

בעת יצירת משימה חדשה, היא תהיה מתועדת תמיד בכרטיס הלקוח, אבל כל עוד היא פתוחה, תימצא גם ברשימת המשימות הפתוחות של העובד אשר אמור לטפל בה, וזאת עם תאריך יעד ברור. על פי הרשאות, יוכל כל מנהל לראות את רשימת המשימות הפתוחות של כל עובד, וכך לבצע מעקב צמוד אחרי הפעילות.

בכל פעם שמקדמים משימה לסטטוס חדש, היא תקבל תאריך יעד חדש להמשך טיפול (ותזכורת קופצת במידת הצורך), ותועבר לטיפול העובד המתאים על פי ההגדרה. כל שלב במשימה יהיה מתועד עם הסטטוס המתאים, שם העובד המטפל, הערות ומידע רלוונטי נוסף. כל זאת, כדי להקל עליכם לתת לאיש הקשר שלכם, את השירות הטוב והאישי ביותר.

בעת סיום טיפול במשימה, היא לא תופיע יותר ברשימת המשימות הפתוחות, אך תהיה מתועדת תמיד בכרטיס הלקוח, עם כל הפרטים, שמות העובדים שטיפול במשימה, ההערות ותאריכי הטיפול.

מהו פרופיל לאיש קשר?

"פרופיל" הוא בעצם סוג של תוית אשר מוצמדת לאיש קשר במערכת, וכך מאפשר לה להתנהל באופן חכם. FronTask מבדילה בין אנשי הקשר השונים במערכת דרך הפרופלים שלהם, ומאפשרת לכם להוסיף ולשנות את הגדרות הפרופילים הקיימים, ולהתאים אותם אל הצרכים הספציפיים של העסק שלכם.

המערכת מגיעה עם כמה פרופילים בסיסיים, ולכל מהם ניתן לייצר בקלות תתי פרופילים ככל הנדרש:

1. עובד: משתמש במערכת כחלק מהארגון, וניתן להעביר אליו משימות. תתי פרופילים מהוים בעצם ייצוג של התפקידים
    אשר ממלא העובד, וכך תוכל FronTask להעביר אליו במידת הצורך משימות באופן אוטומטי.

2. ספק: איש קשר או גוף חיצוני אשר מעניק לכם שירותים. ניתן לייצר עבורו פעילויות, וכן להעביר משימות לטיפולו. עם
    הגדרה מתאימה, הספק יכול להכנס אל המערכת מרחוק ולעדכן את סטטוס הפעילויות שבטיפולו.

3. לקוח: אולי הפרופיל החשוב ביותר, ועבורו המערכת בעצם קיימת ופועלת. ניתן (ומומלץ) לייצר משימות ופעילויות עבור
    הלקוחות להמשך טיפול על ידי עובדי הארגון או הספקים החיצוניים. תתי פרופילים עבור לקוחות, ישמשו אתכם לביצוע
    חתכים מדוייקים, כדי שתוכלו לפלח את הלקוחות, ולפנות אליהם באופן מדוייק ככל האפשר.

לכל אחד מאנשי הקשר במערכת ניתן להצמיד פרופיל ראשי, וכן תתי פרופילים על פי הצרכים.

מהו קמפיין?

"קמפיין" הוא סוג של פנייה לקבוצה ממוקדת של אנשי קשר, עם אפשרות להמשך טיפול. כדי לאפשר לכם לייצר קמפיינים חכמים ואפקטיביים ככל האפשר, FronTask תשתמש בכח הרב שמעניקים לה התהליכים אשר נמצאים במערכת, הפרופילים של אנשי הקשר ותבניות הדוא"ל הגמישות.

FronTask תאפשר לכם לבצע חתכים על פי פרופיל איש הקשר, או על פי פעילות עבר (יכולת בלעדית ל-FronTask), להחליט לגבי אופן הפניה (דוא"ל, שיחת טלפון, ...), וכן להחליט אם נדרש המשך פעילות עבור הפניה, ושיוך המשך הפעילות אל אחד מהתהליכים הארגוניים שבמערכת, עבור טיפול מדוייק וברור ככל האפשר.

על ידי שימוש נבון בכלי הקמפיינים, תוכלו לבצע פניות ממוקדות אל הלקוחות, עם הצעות מתאימות עבורם ככל האפשר, או לפנות אל כל הלקוחות יחד, עם ניוזלטר מעוצב וחכם, אשר עושה שימוש במנוע התבניות הייחודי של המערכת.