יבוא אנשי קשר מקובץ אקסל חיצוני

בסרטון ההדרכה בנושא יבוא כבר ביקרתם? לחצו כאן!

המערכת מאפשרת לכם לייבא אנשי קשר מקובץ אקסל חיצוני ולטעון למערכת את רשימת אנשי הקשר שלכם.
בכדי לעשות זאת יש לעמוד במספר דרישות קדם המפורטות להלן:

דרישות הקדם עבור קובץ האקסל הנדרש לייבוא

1. קובץ בפורמט .xls (אקסל 97-2003). במידה וקיים אצלכם קובץ בפורמט אחר (למשל .xlsx), ניתן לבצע "שמירה בשם" עבור הקובץ, לפני ביצוע היבוא, ולשמור בפורמט הנדרש.

2. מבנה טבלאי מסודר, כאשר כל אחד מהנתונים מופיע בעמודה משל עצמו.
כדי שהנתונים במערכת יוכלו להיות מסודרים וברורים ככל האפשר, יש לוודא הפרדה בין שם פרטי ומשפחה, כתובת, עיר ומיקוד, ומספרי הטלפון השונים.

יש לדאוג שהשורה הראשונה של הקובץ תכיל כותרת המתארת את תוכן העמודות שתחתיה כלומר: כותרת לעמוד שם פרטי ותחתיה יהיו השמות הפרטים של אנשי הקשר, כותרת דוא"ל ותחתיה יהיו כתובות הדואר האלקטרוני של אנשי הקשר שאתם מתכוונים לטעון למערכת וכן הלאה.

3. תקינות של נתונים כמו כתובות דוא"ל ואתרי אינטרנט.

4. גודל הקובץ: עד 25M

ביצוע הייבוא

כדי לטעון את מסך הייבוא, יש לבחור בתפריט הראשי: ניהול המערכת >יבוא> יבוא אנשי קשר. המסך מאפשר את ביצוע היבוא במספר צעדים פשוטים:

1. בחירת קובץ האקסל מתוך המחשב המקומי,או מכונן רשת בחברה, ולחיצה על "טעינת קובץ".
המערכת תטען את הקובץ באופן מיידי.

2. בחירת גליון מסד הנתונים הרלוונטי מתוך הקובץ שנטען, ולחיצה על "הצג שדות".
במידה והקובץ מכיל דף אחד בלבד, אין צורך לשנות את הבחירה.
יבוא אנשי קשר

3. שלב מיפוי השדות הוא שלב ההתאמה בין השדות המופיעים בקובץ, לבין השדות הקיימים במערכת.
ליד כל שדה במערכת (מצד ימין ובצבע שחור) , תופיע רשימת השדות מתוך כותרת הקובץ שנטען לבחירה.

כדי למפות את השדות יש לבחור עבור כל שדה מצד ימין את השדה התואם לו על פי כותרת ותוכן הקובץ.
עבור שדות בכרטיס איש קשר במערכת, שאין לכם בקובץ פשוט השאירו את הערך "יש לטעון ערך" והמשיכו לשדות בהם יש לכם נתונים לטעינה.

בעת מיפוי השדות תוכלו לבחור גם את שדה ה"מין" של אנשי הקשר שאתם מביאים. תוכלו להזין בקובץ האקסל שלכם אחד מהערכים הבאים: זכר /נקבה או ז לציון זכר, נ לציון נקבה, Male/Female,וגם M לציון זכר, או F לציון נקבה. המערכת תפענח אחת מהאפשרויות ותצין בכרטיס איש הקשר זכר או נקבה בהתאם.

4. בחירת פרופיל ראשי עבור רשימת אנשי הקשר שבקובץ - למשל קובץ עבור לקוחות הפרופיל שיבחר יהיה לקוחות ; גליון או קובץ אחר שיכיל ספקים נבחר בפרופיל הראשי את הערך: ספק.
לאחר בחירת הפרופיל הראשי עבור אנשי הקשר בגליון זה המערכת תציג פניכם אפשרות להגדיר עבורם גם פרופיל משני - כלומר עם קובץ הלקוחות שלכם מסוגר על פי גליונות שמותאמים לפרופילים שיצרתם מראש במערכת תוכלו כבר בשלב היבוא להתאימים על ידי בחירת הפרופיל המשני המתאים לכל קבוצה בעת הייבוא (זיכרו שיש להפריד אותם על פי גליונות)
מיפוי שדות טעינת אנשי קשר

פירוט שלבים אופציונלים בעת יבוא אנשי קשר

לאחר מיפוי כל השדות הרלוונטים בין הקובץ לשדות בכרטיס איש הקשר עומדות לאפשרותכם מספר אפשרויות נוספות:

1. ניתן לבחור, אם בוצע יצוא אנשי קשר מתוכנה אחרת, או מסיבה אחרת, בלי הפרדה בשדה שם לשם פרטי ושם משפחה להגדיר שעמודת "שם" מכילה הן את השם הפרטי והן את שם המשפחה. תוכלו אז להגדיר גם למערכת לפי מה לבצע את ההפרדה האם השם הפרטי בא קודם בקובץ, או שם המשפחה.

2. אפשרות לזהות את אנשי הקשר לפי שם מלא. במקרה כזה המערכת תמנע מכם הזנת אנשים כפולים רק לפי שמם.
המלצתנו היא לא לסמן אפשרות זו כיון שבארץ ישנם אנשים רבים בעלי שם פרטי ומשפחה זהים (למשל חיים כהן, אבי כהן וכן הלאה). אם תשאירו אפשרות זו לא מסומנת המערכת תדע לזהות אנשי קשר כפולים ותמנע את הזנתם לפי כתובת המייל שלהם.

3. הוספת אנשי הקשר לרשימת התפוצה - מומלץ לוודא שאפשרות זו מסומנת. כך יתווסף קישור בכל קמפין שתפיצו אשר יאפשר ללקוחותיכם להסיר את עצמם ממכתבי התפוצה שאתם שולחים.

4. יצירת משימה להמשך טיפול עבור אנשי הקשר שבקובץ. לשם כך יש לסמן את האופציה המתאימה, וכן לבחור את סוג התהליך, מתוך רשימת התהליכים שמוזנת למערכת, ואת השלב הראשון כפי שמוגדר עבור התהליך והסטטוס של האנשים.

במערכת Frontask CRM המתקדמת - ניתן לחלק את רשימת המשימות הנפתחת בעת ייבוא לפי מקסימום משימות לטיפול ביום.
כדי ליצור משימה עבור אנשי הקשר החדשים נבחר באפשרות "יצירת משימה עבור אנשי הקשר", נבחר את התהליך , השלב, וגם לטיפולו של מי המשימה, וגם נוכל לקבוע למערכת כמה מקסימום משימות ליום לפתוח לטיפול, המשימות יתפרסו בהתאם לכמות שנקבעת בחלונית בחירה זו.
שימו לב המערכת מאפשרת לכם לפתוח משימה או לכלל אנשי הקשר להם עשיתם ייבוא, או לפתוח משימה רק לאנשי הקשר החדשים בקבוצת הייבוא (אם ישנם כמה מהם שכבר קיימים במערכת ורק פרטיהם יעודכנו להם לא תפתח משימה אם תחליטו להגדיר פתיחת משימה רק לאנשי קשר חדשים)

שימו לב בעת פתיחת משימה ביבוא תוכלו עתה לקלוט גם תאריך יעד לביצוע משימה מקובץ האקסל ואלו יופיע לעובד שהמשימה נפתחה לטיפולו על פי תאריך היעד מקובץ האקסל שלכם.
בקובץ האקסל מבנה התאריך צריך להיות בפורמט: dd/mm/yyyy ובעת בחירה באפשרות זו המערכת תתעלם מהגבלת משימות לפי כמות (כיון שהחלוקה נעשית על פי תאריכים אותם הגדרתם אתם בקובץ האקסל).
אם אין תאריכים בקובץ האקסל או התאריך שגוי המערכת תציב כתאריך יעד את ברירת המחדל המוגדרת לשלב במשימה

5. עדכון פרטים קיימים של אנשי קשר קיימים יאפשר לכם לטעון קובץ חדש, ולעדכן פרטים עבור קבוצת אנשי קשר שנמצאים במערכת. הזיהוי יעשה על ידי שדה הדואר האלקטרוני, כך, במידה שבחרתם באפשרות זו תוכלו לעדכן למשל מרשימה חדשה כתובת של אנשים שלא היו להם כתובת וכמובן גם פרטים אחרים.
תוכלו להעזר באפשרות זו גם בעבור עדכון והוספת פרטים נוספים לקבוצת אנשי קשר - למשל הוספת פרופיל נוסף לקבוצה של אנשים שכבר קיימת במערכת. במקרה כזה עליכם יהיה לבחור רק את שמם הפרטי, את המייל שלהם (כשדה מזהה חד חד ערכי, את הפרופיל לקוח ואת הפרופיל המשני החדש שברצונכם לשייך אל הקבוצה.

6.ניהול קישורים באמצעות הייבוא.
מערכת Frontask CRM המתקדמת מאפשר לכם עתה לייבא את אנשי הקשר שלכם למערכת ולקבוע את הקשרים בינהם - תוכלו לשייך קבוצה של אנשים לספק מסוים, או לקשר אותם עם פרויקט מסוים, ואפילו להגדיר קשר בין לקוח אב ולקוח בן.
לחצו על "צור קישורים" בעת הייבוא ובחרו אחת מן האפשרויות:
סוג הקשר: קשר לקוח/ ספק; או קשר "לקוח אב / לקוח בן"; או קשר "לקוח/ פרויקט"; או קשר מנהלים/ כפיפים

מזהה הקשר: בעבור כל אחת מהאפשרויות תצטרכו לציין את העמודה הרלוונטית באקסל בה תוכלו לשים כמזהה הקשר את מספר איש הקשר (עבור ספק / לקוח (בן או אב) או פרויקט), או אימייל של אש הקשר (ספק או לקוח).
שימו לב איש הקשר אליו תבצעו את הקישור או הפרויקט אליו תבצעו את הקישור חייבים להיות קיימים כבר במערכת עוד קודם לכן, כדי שתוכלו לציין למשל בעבור פרויקט את מספר הפרויקט איתו תקשרו את קבוצת הייבוא.

איש הקשר הקיים: כלומר איש הקשר אליו אנחנו יוצרים את הקשר האם הוא הספק או הלקוח. האם הוא לקוח בן או הוא דווקא הלקוח אב ואפילו האם הוא הפרויקט וכמובן האם הוא המנהל או הכפיף במבנה הארגוני אצלכם.

ר' על כך צילום מסך

7. בעזרת תפריט הייבוא ניתן לייבא את תאריכי הלידה של אנשי הקשר שלכם , למי מכם שהדבר קיים בנתונים שלו. פורמט המבנה לייבוא תאריכי לידה הינו: dd/mm/yyyy. עם זאת למי מכם שעבד עד כה בשיטה האמריקאית, כלומר חודש הלידה קודם ניתן לבחור באפשרות פורמט תאריכי הלידה בפורמט האמריקאי והמערכת תדע לזהות את התאריכים בצורה תקינה.

8.זיהוי כפילויות לפי מספר איש קשר הקיים במערכת
ישנם מקרים רבים בהם אנו רוצים לעדכן נתונים מסוימים של אנשי קשר אשר כבר כתובים במערכת - בין אם מדובר ברשימת הלומדים של קורס מסוים, וכו', אנשי קשר אלו , אשר כבר קיימים במערכת, קיימים במערכת עם מספר, ואנו נוכל לאתרם בקלות ובעזרת בחירת האפשרות - זהה אנשי קשר לפי מספר במערכת, המערכת תבקש מכם למפות את השדה המתאים מהאקסל לשדה שיזהה את המספר הקיים במערכת, ולאחר מכן המערכת תאתר את אלו ותעדכן את פרטיהם מבלי לפתוח כרטיס חדש לאיש הקשר.

9. לחיצה על "בצע יבוא" תתחיל את התהליך, ולאחר מספר שניות יוצג על המסך סיכום הפעולה, ואנשי הקשר החדשים יהיו זמינים להמשך עבודה עם המערכת.
במידה והקובץ הכיל אנשי קשר אשר כבר קיימים במערכת (הבדיקה נעשית על פי השדות הבאים: ת.ז/דוא"ל/ טלפון נייד, או אם סימנתם אחת מהאפשרויות הנוספות - זיהוי לפי טלפון עבודה, שם , או מספר הקיים במערכת), פרטיהם יעודכנו על פי הקובץ.
קישורים באמצעות ייבוא

בסיום תהליך הייבוא מהערכת מציגה קובץ יומן (log) של תוצאות הייבוא. ותציין בעבור מי מקובץ האקסל המשימה נפתחה בהצלחה, היכן היו שגיאות (למשל לא הוזן שם פרטי ), האם היו אנשי קשר כפולים וכן הלאה.

במידה ונדרש סיוע בתהליך ייבוא רשימת הלקוחות, הנכם מוזמנים לפנות אלינו ולשלוח את הקובץ המיועד, ואנו נסייע במידת האפשר.
תוצאות הייבוא