מדריך למשתמש - Frontask CRM
עדיין לא לקוחות?
כניסת לקוחות
כללי
אנשי קשר
משימות
כספים
קמפיינים
דפי נחיתה
דוחות
ניהול
התראות והערות
הגדרת התראות
צפיה וביטול התראות
סוגי הערות
מערכת Frontask CRM מאפשרת לך תיעוד מושלם של כל הקשור בעבודה מול אנשי הקשר שלך – לקוחות או ספקים, כך ששום פרט מידע לא ילך לאיבוד וישמר תמיד,
בין אם בהקשר לתהליך הרלוונטי – כל הערה בעבור כל שלב, והן הערות הקשורות לתיעוד דברים מסוימים באופן פנימי לגבי הלקוח או הספק.
כל ההערות שאנו מוסיפים בעת עדכון שלבים בתהליך מתווספות באופן אוטמטי לחוצץ ההערות כשהן מקושרות לתהליך הרלוונטי.
מערכת FronTask CRM מאפשרת לך עכשיו גם
להציג הערה מסוג התראה.
הערה מסוג זה זוכה למעמד מיוחד – ולסימון מיוחד בצורת פעמון המופיע לציין שלגבי איש קשר זה יש התראה.
סימון זה מופיע כמובן בכרטיס הלקוח לצד שמו של הלקוח,
אבל גם מופיע לכם ברשימת המשימות לטיפול – הן רשימת המשימות שבדף הבת, והן ברשימת המשימות הכללית לטיפול.
סימון התראה יופיע בעבור כל לקוח שלגביו תצמידו הערה מסוג התראה.
בנוסף, מערכת Frontask CRM מאפשרת לכם מעתה לנהל
סוגים שונים של הערות
, כך למשל תוכלו להגדיר – את סוגי ההערות השונים לפי בחירתכם – הערות פנימיות, הערת תשלומים וכן הלאה.
הגדרת התראות במערכת Frontask CRM
בכדי להגדיר התראה במערכת פרונטסק לגבי איש קשר, יש לגשת לחוצץ ההערות ולהוסיף את ההערה שאנו רוצים להגדיר כהתראה,
ולסמן בתיבת הסימון התראה
בעבור הצגת הערה זו כהתראה, ועדכון הודעת ההערה.
באפשרותנו גם
לערוך
הערה קיימת ולהגדירה כהתראה באמצעות עפרון העריכה, וסימון בתיבה המתאימה עבור התראה.
צפיה בהתראות וביטולן
לחיצה על פעמון ההתראה
תציג בפני העובד את ההתראות הרלוונטיות לגבי איש הקשר. גם אם יש יותר מהתראה אחת יפתח חלון המציג את כלל ההתראות.
נוכל בעת הצגעת ההערה לבחור האם ההתראה עודנה בתוקף , משמעותית ורלוונטית גם הלאה, או שנוכל לבחור הערה/ התראה מסוימת ולבטלה.
כדי לבטל התראה
עלינו לסמן אותה מבין ההתראות הפעילות ולבחור בכפתור סגירה – כדי לבטלה.
אם נסגור את חלון ההערה באמצעות סימן האיקס (X) הקטן, ההערה תשאר פעילה גם לגבי יתר פעילותנו מול איש הקשר, עד שנחליט לבטלה.
סוגי הערות
אנו יכולים לסווג את ההערות , אלו שמסומנות בהתראות וגם אלו שאינן מסומנות כהתראות ולבחור בעבורן את סוג ההערה.
כדי לעשות זאת עלינו ראשית להגדיר את הסוגים השונים של ההערות .
על מנת להגדיר את סוגי ההערות נכנס לתפריט
ניהול המערכת> רשימות ערכים> סוגי הערות,
נלחץ על הסופת ערך חדש ונוכל להגדיר למשל סוגים כמו: מצב הלקוח, הערות תשלום וכיו"ב. לא לשכוח לסמן את הערך כ"פעיל"
לאחר שהגדרנו את הערך,נוכל , בעת הוספת הערה לבחור את סוג ההערה.
נוכל גם
למיין
את ההערות לפי הסיווג שלהן בחוצץ ההערות
על ידי לחיצה על כותרת עמודת "סוג"
.
בכל עת יהיה באפשרותינו לחזור לאופן הרגיל של שמירת ההערות - סידור על פי תאריך היצירה שלהן, על ידי מיון עמודת תאריך יצירה.
חיפוש בהערות
מעתה תוכלו גם להשתמש בפונקצית חיפוש של תוים בהערות
מחרוזת החיפוש בהערות תחפש את מחרוזת התוים שתזינו לה בכל עמודי ההערות של איש הקשר.
המערכת תחפש בשדות הבאים:
תוכן ההערה
סוג ההערה
קישור לתהליך/ שלב
העובד שיצר את ההערה
בנוסף, תמצאו תיבת סימון ליד שורת החיפוש שתעשה עבורכם מיד סינון של הערות לפי ההגדרה הבאה:
האם ההערה מקושרת עם קובץ מצורף או לא.
אם תסמנו בתיבת הסימון יוצגו רק הערות שמצורפים אליהם קבצים.