מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

כניסת לקוחות

ניהול - הקמת תהליכי עבודה

מהם תהליכים
ביצוע משימות הקשורות בלקוח הוא תהליך עבודה אשר עשוי להמשך זמן בלתי מוגדר,
ובדרך להשלמת המשימה יכולים להיות שלבים שונים – פגישות, מעקבים, טלפונים ועוד.

יהיו מקרים שהשלמת המשימה תדרוש מעורבות של נושאי תפקידים שונים
כמו למשל איש טלמיטינג, איש שיווק ואיש מכירות שטח, כשהשלב הבא בתהליך יכול לכלול שילוב של איש טכני.

מערכת FronTask CRM מסייעת לך בארגון ובטיפול בכל אלו.
FronTask CRM מאפשרת לך להגדיר מראש את תהליכי העבודה בארגון, באופן המותאם לכל עסק.

כשמגדירים תהליך ארגוני במערכת (תהליך עבודה) מגדירים את העובד נושא המשרה המטפל בתהליך זה בשלביו השונים, עד תאריך היעד לביצוע השלמת כל שלב,
FronTask CRM מגיעה עם מספר תהליכים בסיסים (שיווק, מכירות, שימור לקוחות), כאשר בכל שלב ניתן לערוך את הפרטים על תהליכים אלו,
וכמובן  לייצר תהליכי עבודה נוספים לפי צרכיך.

בקרו בסרטון ההדרכה על בנית תהליכים ארגוניים כאן!

רשימת התהליכים תחת תפריט ניהול המערכת> תהליכים ארגוניים, תוכל לראות את רשימת התהליכים שהוזנו למערכת ולהוסיף תהליכים בכל עת.
רשימת התהליכים במערכת FronTask מקושרת באמצעות מסד הנתונים של התוכנה לכל פרויקט קיים או פרויקט חדש שתוסיף למערכת,
וכמובן שתוכל לפתוח משימות מול כל כרטיס לקוח שתבחר. בחלון תהליכים ארגונים יופיעו כל התהליכים הארגוניים, וגם אפשרות להוספת תהליכים ארגונים באופן מתקדם.  
חלון הוספת תהליכים

בניית תהליכי עבודה עבור אנשי קשר בניית תהליכים ב-FronTask CRM כמוהה כבנית עץ משימה.
ניתן להגדיר את השלב הראשון בתהליך, את פרופיל הגורם המטפל במשימה, את תאריך היעד, וכן שלבי עבודה נוספים המסתעפים משלב זה ומהבאים אחריו.

כדי להוסיף תהליך חדש בחר בתפריט ניהול המערכת> תהליכים ארגוניים> הוספת תהליך חדש .

בעת הקמת תהליך חדש יש להזין את שם התהליך, תיאור מילולי לתהליך, את סוג התהליך (האם שייך לאנשי קשר או לפרויקטים), והאם יהיה פעיל במערכת.

בנוסף עליכם לבחור את הרשאת העובד שיוכל לצפות במשימה זו או בכלל לפתוח את המשימה.

לתשומת לבכם - עליכם להגדיר עובד שיוכל לצפות בפרטי המשימה, ניתן כמובן להגדיר כל פרופיל קיים או ליצור פרופילים ייחודים
עובד ללא הרשאת הצפיה במשימה לא יוכל כלל לצפות במשימה ואף לא יראה אותה ברשימת המשימות הפתוחות או הסגורות,
גם אם היא פתוחה על עובד אחר המוגדר כפיף שלו.

עם זאת, ניתן להעביר נקודתית את המשימה לטיפולו של עובד באופן ידני גם מבלי שיש לו את ההרשאה.
בכל מקרה עובד ללא הרשאה למשימה לא יוכל אפילו לפתוח את המשימה באופן עצמאי בכרטיס הלקוח.

אפשרות זו מעניקה לכם עוד נדבך בשליטה על רמת הידע שתחליטו לחשוף, או לא לחשוף, בפני עובדיכם

שימו לב תוכלו ליצור קיצורי דרך לתהלכים , על ידי סימון בתיבת הסימון המתאימה (קיצור דרך)
ובכך להגדיר את התהליך הזה ככזה הניתן לפתיחה במהירות מתוך רשימת המשימות בקליק אחד.

תוכלו גם להגדיר תבנית אשר תקושר עם תהליך מסוים ובעזרת תבנית זו לייצא נתונים לקובץ PDF.
קובץ הPDF יכיל את הפרטים שבחרתם בתבנית ויכול להכיל לפי פרמטר גם פרטי המשימה על כל שלביה ועדכוניה השונים (עיינו במדריך תבניות - טופסי משימה)

בנית תהליך מסוג איש קשר- הגדרת שלבי העבודה
אם נבחר באפשרות הוספת תהליך מסוג אנשי קשר תפתח תיבת בחירה נוספת ובה האפשרות לשייך את התהליך לפרופיל איש קשר שהתהליך קשור בו:
לקוח, ספק, עובד, רשימת תפוצה, הכל.
הוספת תהליך עבור איש קשר מסוג לקוח.
בהוספת תהליכים מסוג אנשי קשר  יופיעו האפשרויות הבאות (ר' תמונה מצורפת):

1. שם השלב,
2. תיאור,
3. סוג העובד המטפל (בחירת הפרופיל של העובד – הגדרה כללית של איזה סוג עובד יטפל בתהליך זה.
למשל: מנהל טכני, מנהל הלקוחות, מנהל שיווק, שירות לקוחות ועוד).
יש לבחור את סוג העובד המטפל כשאנו רוצים להעביר משימות באופן אוטמטי או אם אנו רוצים להצמדי תבנית מייל לשלב זה.
בכל מקרה מומלץ ורצוי תמיד להגדיר פרופיל עובד מטפל לכל שלב ובכל תהליך,
אפילו אם אתם העובדים היחידים המוגדרים במערכת כמנהלי המערכת, וזאת על מנת שהמשימות יופיעו תמיד בטיפול של גורם מסוים.


כאשר אנו רוצים לקשר תבנית עם שלב מסוים - חובה להגדיר את סוג העובד המטפל (באם התהליך יפעל בצורה אוטמטת התבנית תהיה מקושרת אל העובד לפי הרשאה)

4. סוג  תאריך יעד להשלמת המשימה, ומספר ימים כברירת מחדל להשלמת המשימה:
בסוג תאריך היעד ניתן לבחור מבין 3 אפשרויות:
(1) שוטף  - שבו המערכת תחפש תמיד את ה-1 בחודש העוקב
(2) דינאמי - כלומר תאריך המקושר עם שדה תאריך אחר המופיע אצל איש הקשר
(3) קבוע - כלומר מספר קבוע של ימים חודשים או דקות

שוטף- בעבור הגדרה זו כתאריך יעד לשלב המערכת תחפש את ה1 בחודש העוקב, ואין זה משנה לה האם אנו נמצאים באחד בחודש הנוכחי, או ביום ה-30 בו.
המערכת תקפיץ את המשימה ל1 בחודש העוקב בחצות.
ניתן גם להגדיר מלבד שוטף מספר ימים קבוע או אפילו חודשים (כלומר שוטף+15: נזין בתיבת הבחירה את הערך: שוטף ובתיבה עבור ימים נקליד: 15 ימים)

דינאמי - פעולה דינאמית, שאינה ידוע מראש ברגע שאתה בונה את התהליך.
למשל משימת תזכורת לימי הולדת של הלקוחות; התאריך הוא אומנם קבוע בשנה, אבל אתה כבונה התהליך אינך יודע אותו).
או תזכורת יום לפני הפגישה האחרונה שנקבעה במערכת מול איש קשר

קבוע - יש להגדיר לכל שלב תאריך יעד להשלמתו (מלבד שלבי הסגירה).
נוכל בתיבות הדו-שיח להגדיר מספר חדושים, ימים או דקות כברירת מחדל בעבור תאריך היעד להשלמת המשימה.
את תאריך זה נוכל לשנות אחר כך בעל עדכון ופתיחת המשימה עצמה.

שימו לב ניתן להגדיר חודשים (חודש שלם), ימים (כמספר), ודקות (עד 300 דקות)
ניתן במערכת Frontask CRM להגדיר כבר בעת התכנון של משימה, ששלב , אחד או יותר, לפי בחירתכם, ייפתח באופן מיידי לטיפול העובד.

כדי להגדיר שמשימה תפתח לטיפולו של עובד מסוים כברירת מחדל באותו יום יש להזין מספר ימי יעד להשלמת המשימה
את הערך: מספר ימים קבוע של 0 (אפס) ימים - והמשימה תופיע לטיפול אחד העובדים ברשימת המשימות בעבור אותו היום שנפתחה.

מי מכם שרוצה יכול גם להגדיר מספר דקות (בין 1 ל 300 דקות), וכך המשימה תפתח ותקפוץ תזכורת לעובד המטפל
על פי מספר הדקות שנקבתם בעת בנית התהליך (למשל משימה שהיא 0 מים ו-30 דקות תקפיץ את חלון התזכורת 30 דקות לאחר שנפתחה).

בעבור מי מכם שיגדיר בחודשים 1 המערכת פשוט תציע את החודש הבא בעת עדכון המשימה וכן הלאה.

טפסי אינטרנט המקושרים לתהליך עם שלב ראשון אשר עד כה היה בעבור פתיחה עתידית והשלב ישונה לתאריך של פתיחת משימה לאותו יום (0) ,
אין צורך להעביר קודם חדש להטמעה השינוי נעשה במערכת בלבד.

שימו לב  בעבור שלב סגירה יש לסמן בתיבת הסימון שלב סיום/סגירה
המערכת תמיר באופן אוטמטי את כל שלבי הסגירה בעבור התהליכים שיצרתם בעבר ותשנה את ת. היעד לסגירה שלהם לסימון בתיבת סימון זו
השלבים אותם ציינתם כסגירה ישארו כשלבי סגירה.

5. סוג תבנית הדואל שתהיה מקושרת לתהליך זה לדוגמא – אם זה תהליך שיווקי, נוכל לקשר אותו עם סוגים שונים של תבניות ניוזלטר להפצה,
אם זה תהליך של טיפול טכני, נוכל להכין מבעוד מועד תבניות דוא"ל המציינות פרטים הקשורים לנושא הטכני ועוד.
אפשרות זו הינה אופציונאלית ואינה חובה אם איננו רוצים לקשר מייל או סמס עם שלב אין צורך לבחור תבנית.
בכל מקרה אפשר לקשר או תבנית מייל או תבנית סמס לשלב

6. הגדרת תגית חכמה - ניתן להגדיר בעבור כל שלב תגית אשר תופיע בכרטיס הלקוח על פי התגית המוצמדת לשלב בו הוא נמצא.
כך, אפשר לפלח לקוחות על פי שלבים בקלות בכרטיס הלקוח שלהם ובדוחות.
קראו כאן על הגדרת תגיות חכמות והשימוש בהן בנוסף עליך למלא בחלון השלבים התיחסות לגבי הדברים הבאים:

1. האם זהו השלב הראשון בתהליך וממנו יסתעפו שלבים נוספים.
ההגדרה מה השלב הראשון בתהליך היא בעלת משמעות לטיפול במשימות בעת פתיחתן.
שם יעמדו לרשותנו לבחירה מספר  אפשרויות, שהוגדרו בבנית התהליכים השונים כ'שלב ראשון'.

לאחר שמילאת את כל הפרטים יש ללחוץ על הקישור "הוספה".

אם זהו השלב הראשון ניתן להוסיף שלבים נוספים בתהליך, ובכל פעם יופיע המסך עם הפרטים הנ"ל לצורך מילוי.
ניתן להגדיר מספר קבוע של שלבים מראש, ולערוך את הפרטים בהמשך, להוסיף או למחוק שלבים.

אם נבחרה האפשרות הוספת תהליכים>אנשי קשר, כאשר ניצור משימות חדשות בכרטיס איש הקשר, יופיעו שם כל התהליכים שהוגדרו עבור אנשי קשר
בנוסף, אם תהליך מסוים הוגדר בעבור פרופיל מסוים, גם פרט זה ילקח בחשבון ויציג רק את התהליכים שהוגדרו עבור הפרופיל המתאים.

2. ניתן להגדיר שלבים מסוימים כקיצורי דרך על מנת שיהיו זמינים לעובדים בלחיצת כפתור מהירה בעת עדכון משימה

3. עבור חיוב - יש לסמן בתיבת סימון זו אם נרצה שהשלב שאנו מגדירים יעביר חיוב אוטמטי .
ר' על כך במדריך למשתמש בנושא חיוב חודשי אוטמטי.
שימו לב בעבור שלב שתרצו שיפיק חיוב אוטמטי עליכם להגדיר גם תבנית מקושרת באמצעותה תשלח המערכת את חשבונית מס קבלה שהופקה אוטמטית ללקוח.

4. תאריך יעד בכל ימות השבוע - משמעות סימון בתיבה זו היא התיחסות לשלבים המסומנים באופן זה להתעלם מימי סוף השבוע,
ולהגדירם כימי עבודה רגילים לכל דבר.
במיוחד הדבר רלוונטי לגבי שלבי חיוב אוטמטי (כשנרצה תאריך מסוים קבוע בחודש גם אם הוא נופל על סוף השבוע,), אך לא רק.  

 
הוספת תהליך מסוג איש קשר - צילום מסך

קישור תבנית מייל או SMS למשימה
האפשרות להזין תהליכי עבודה שיהיו מקושרים עם תבניות קיימת (ר' מדריך תבניות דוא"ל) לביצוע המשימות השונות היא כלי רב עוצמה.
בעזרתו אפשר לחסוך זמן רב בטיפול בלקוחות, חיסכון כזה בזמן משמעו חיסכון כספי, ייעול תהליכי העבודה בארגון
וכל זאת באמצעות תכנון מוקדם של שלבי התהליך והתבניות המשמשות את העובדים בתהליכים השונים.

בבנית תהליך ניתן לבחור את סוג תבנית הדוא"ל או תבנית ה-SMS שתהיה מקושרת עם תהליך זה.
למשל אם זה תהליך שיווקי, נוכל לקשר אותו עם סוגים שונים של תבניות ניוזלטר להפצה (מבצעים מיוחדים, עדכונים חשובים וכן הלאה).
אם זה תהליך של טיפול טכני, נוכל להכין מבעוד מועד תבניות המציינות פרטים הקשורים לנושא הטכני ועוד.
זכרו לקשר את סוג התבנית המתאימה, כדי שתהיה זמינה עבור תהליך מסוג מסוים.

במערכת Frontask CRM- מעתה ניתן להגיד ולהצמיד צבעים שונים לכל שלב ושלב, או את אותו צבע למספר שלבים.
בכךמתאפשר לעובדים לעקוב בקלות ולמיין משימות לפי הצבעים ברשימת המשימות מה שיעזור לכם באיתור משימות בשלבים חשובים יותר או פחות.
פשוט בחרו את השלב אליו תרצו להצמיד צבע לחצו על צבע השלב  והגדירו את הצבע שברצונכם.

חדש במערכת Frontask CRM - ניתן להוסיף שדות לכל תהליך - רוצים לדעת איך?
קראו במדריך למשתמש בנושא הוספת שדות לתהליך ולכרטיס איש קשר

הוספת תהליך מסוג פרויקט

ניהול המערכת> תהליכים ארגוניים> הוספת תהליכים חדשים
בהוספת תהליכים מסוג פרויקט  יופיעו בפניך האפשרויות הבאות:
שם השלב,
תיאור ,
סוג העובד שיטפל בתהליך זה למשל: מנהל טכני, מנהל הלקוחות, מנהל שיווק, שירות לקוחות ועוד),
סוג  תאריך יעד להשלמת המשימה: האם מספר ימים קבוע שאתה מזין מראש למערכת, או פעולה דינאמית (שאינה ידוע מראש ברגע שאתה פונה את התהליך),
סוג תבנית הדואל שתהיה מקושרת לתהליך זה לדוגמא

בנוסף עליך למלא בחלון השלבים התיחסות לגבי האם זהו השלב הראשון בתהליך וממנו יסתעפו שלבים נוספים.
ההגדרה מהו השלב הראשון בתהליך היא בעלת משמעות לטיפול במשימות, שם יעמדו לרשותנו לבחירה מספר  אפשרויות, שהוגדרו בבנית התהליכים השונים כ'שלב ראשון'.

לאחר שמילאת את כל הפרטים יש ללחוץ על הקישור "הוספה".

אם זהו השלב הראשון תוכל להוסיף שלבים נוספים בתהליך, ובכל פעם יופיע בפניך המסך עם הפרטים הנ"ל לצורך מילוי.

בכל עת תוכל לערוך את שלבי הפרויקט, להוסיף או להוריד שלבים ולשנות בהם את הפרטים.  

הוספת תהליכים מסוג פרויקט תדאג לשייך אותן ליצירת משימה נלוות במסך פרויקטים, שם יופיעו כל התהליכים אנו מגדירים כאן כתהליכים מסוג פרויקט.

הוספת תהליכים באמצעות הקישור "מתקדם"

ניתן להוסיף תהליכים גם באמצעות הקישור מתקדם.
בחירה באפשרות זו תפתח חלון ובו שני חוצצים: תהליכים, ושלבי התהליך.
בנוסף, בחלון זה אפשר לראות את התהליכים שמוזנים כבר במערכת, אותם אפשר לבחור ולערוך.

ניתן כמובן גם ליצור תהליך חדש, על ידי בחירה הסימון "הוספת תהליך חדש".
בבחירה בהוספת תהליך חדש תדרשו להזין את שם התהליך, תיאור מילולי לתהליך, את סוג התהליך (האם שייך לאנשי קשר או לפרויקטים), והאם יהיה פעיל במערכת.

במעבר לחוצץ שלבי התהליך ניתן להגדיר את השלבים השונים בתהליך, להגדיר את התוצאות האפשריות לכל שלב, ואת הכניסות האפשריות לכל שלב.

בחלון הוספת משימה נידרש להזין את הפרטים הבאים:
שם השלב,
תיאור,
סוג העובד שיטפל בתהליך זה למשל: מנהל טכני, מנהל הלקוחות, מנהל שיווק, שירות לקוחות ועוד),
סוג  תאריך יעד להשלמת המשימה: האם מספר ימים קבוע שאתה מזין מראש למערכת, או פעולה דינאמית
סוג תבנית הדואל שתהיה מקושרת לתהליך זה
לדוגמא – אם זה תהליך שיווקי, נוכל לקשר אותו עם סוגים שונים של תבניות ניוזלטר להפצה,
אם זה תהליך של טיפול טכני, נוכל להכין מבעוד מועד תבניות דוא"ל המציינות פרטים הקשורים לנושא הטכני ועוד.

בנוסף עליך למלא בחלון השלבים התיחסות לגבי האם זהו השלב הראשון בתהליך וממנו יסתעפו שלבים נוספים.
ההגדרה מה השלב הראשון בתהליך היא בעלת משמעות לטיפול במשימות, שם יעמדו לרשותנו לבחירה מספר  אפשרויות,
שהוגדרו בבנית התהליכים השונים כ'שלב ראשון'.

לאחר שמילאת את כל הפרטים יש ללחוץ על הקישור "הוספה".מסך מתקדם מציג גם את האפשרויות הבאות:

 

תוצאות אפשריות לכל שלב
 תוצאות אפשריות לשלב הנבחר נותן לך להגדיר בעץ המשימה תוצאות אפשריות לשלב, ועל ידי כך קידום לשלב הבא,
אם קרתה תוצאה מסוג אחד יש לך דרך פעולה אפשרית התואמת לה, אם קרתה תוצאה מסוג שני יש לך תוצאה אפשרית מסוג אחר.

כניסות אפשריות לשלב הנבחר
כשאתה בוחר כניסה אפשרית לשלב מסוים, אתה בעצם מגדיר איך אפשר בשלב עץ המשימה לדלג כמה שלבים ולהכנס לשלב שנבחר.
מתוך תיבת בחירה יופיעו לפניך תתי השלבים שהגדרת ותוכל לבחור איך אפשר להכנס לשלב מסוים בתהליך תוך דילוג על שלבים אחרים.

תהליכים לאתחול
מערכת Frontask CRM מאפשרת לך לקשר בין שלב מסוים בתהליך אחד לבין פתיחה אוטמטית של תהליך אחר.
תוכל לעשות זאת תחת החוצץ תהליכים לאתחול ולקבוע איזה תהליך יפתח כתוצאה של שלב מסוים.
המערכת מציעה לבחירתכם 3 אפשרויות של פתיחת תהליך חדש:

1. מצב None  - בעת בחירה במאפין זה עבור פתיחת תהליך חדש המערכת תפתח תהליך חדש באם לא פתוח תהליך כזה.
אם פתוח תהליך כזה , שפתח ידנית או אוטמטית המערכת תעדכן את המשימה הפתוחה בהתאם להערה הפותחת את התהליך עתה.

2. מצב New Process Only - מצב זה יפתח בכל עת תהליך חדש, גם אם יש תהליך פתוח, אשר תהליך זה אמור לפתוח באופן אוטמטי.
במצב עניינים זה יהיו לכם שתי משימות פתוחות מאותו הסוג , אחת נפתחת באופן אוטמטי עם עדכון השלב בהתאם להגדרה

3. מצב Existing Process Only - מצב זה יעדכן בכל עת את התהליך הפתוח אם יש כזה.
אם אין תהליך פתוח לא יעשה דבר (כלומר לא יפתח תהליך חדש).  
מסך מתקדם קישור תהליכים ושלבים