יומן הפגישות

מהו היומן?
צפייה ביומן
הוספת פגישות ליומן
הוספת פגישות באמצעות כרטיס איש קשר
סינכרון מול יומן גוגל
בעיות סנכרון אפשריות
צפיה ביומני עובדים משותפים
צפיה ביומני פרויקטים
סיכום

1. מהו היומן?

אפשרויות יומן במערכת FronTask הן אפשרויות בעלות עוצמה רבה לניהול שוטף של משימות עבור כל לקוח ובעבור כל עובד ובכל סטטוס.

חלון היומן זמין לך באמצעות מספר אפשרויות לגישה והוא יעזור לך לנהל את משימותיך הנוכחיות והמשימות העתידיות , כך תקבל התראה עליהם ביום הרלוונטי, תוכל לשתף ולזמן אחרים ועוד אפשרויות מתקדמות רבות.

2. צפייה ביומן

חלון היומן זמין עם הכניסה הראשונית למערכת FronTask, בו ניתן לראות תאריכון לחודש הנוכחי , רשימת משימות פתוחות עבור היום הנוכחי, וכן יומן הפגישות עבור היום הנוכחי.

היום הנוכחי ביומן מוצג בצידו השמאלי של חלון הכניסה למערכת ובו פירוט הפגישות המתוכננות לפי שעות, וכן אפשרות להוסיף פגישה חדשה באמצעות האייקון, או לגשת ליומן הפגישות באמצעות האייקון ולתפעל את היומן משם. (עוד על הוספת פגישות ביומן בסעיף 3).

ניתן להיכנס בכל עת ליומן עבור היום הנוכחי באמצעות חלון הבית דרך תפריט אישי > דף הבית. בנוסף, ניתן לבחור ולהיכנס לחלון ניהול היומן באמצעות בחירה דרך תפריט אישי -> יומן.
היומן בדף הבית

3. הוספת פגישות ליומן

כדי להגיע ליומן ולהוסיף בו משימות עתידיות או משימות ליום הנוכחי עומדות לבחירתך מגוון אפשרויות.

תוכלו להשתמש בדף הבית, ובצדו השמאלי של חלון זה יומן הפגישות, המציג את היום הנוכחי, ובנוסף שני אייקונים המאפשרים לך להוסיף פעילויות אייקון "פגישה חדשה" ואייקון "ליומן הפגישות".

1. אייקון "פגישה חדשה" כשמו כן הוא מעביר אותך לחלונית הוספת פגישה חדשה. (דף הבית -> יומן פגישות -> פגישה חדשה).
בחלונית זו תוכל לקבוע את הפרטים הבאים: תאריך היעד של הפגישה, שעת ההתחלה והסיום של הפגישה, נושא הפגישה, חלון כתבן ובו תיאור הנושאים שצריך להכין לקראת הפגישה, מיקום הפגישה, האם זו פגישה חיצונית (כלומר מחוץ למשרד), ומיהם המשתתפים בפגישה – אותם אפשר לבחור מתוך המערכת על ידי הוספת שמם, וכך ניתן גם לשלוח להם זימון לפגישה המתואמת, באמצעות הדואר האלקטרוני המוזן במערכת.
בסיום הזנת כל הפרטים הנחוצים לך לא לשכוח ללחוץ על אישור פרטי הפגישה.

2. אפשרות נוספת היא באמצעות האייקון "ליומן הפגישות" לחיצה על איקון זה יוביל לחלון ניהול היומן עבור איש הקשר הנוכחי במערכת. (דף הבית > יומן פגישות > ליומן הפגישות).
כדי להקל את תיאומי הפגישות שלך ניתן לראות בצידו הימני של חלון את החודש הנוכחי, והחודש הבא.
הימים המודגשים הם ימים שבהם יש פעילות יומן מוגדרת.

ניתן להשתמש במספר תצוגות עבור היומן בתפריט זה : יומי – מציג את היום הנבחר בלבד (לא חייב להיות היום הנוכחי); שבועי – מציג את שבוע העבודה; חודשי- מציג את כל החודש.
כדי להוסיף פגישה תוכל להשתמש באייקון "הוספת פגישה" בצידו הימני העליון של החלון, או פשוט להיכנס לתאריך הפגישה הרצוי, לשעה שאתה בוחר ועל ידי לחיצה כפולה תפתח את החלון "הוספת פגישה" שתואר מעלה.

עריכה של פגישה שהוזנה למערכת
באמצעות לחיצה כפולה על זמן של פגישה שהוזנה למערכת FronTask ניתן לערוך את פרטיה, לשנות את התאריך, המיקום המשתתפים והפרטים הנוספים.

ניתן גם למחוק פגישה על ידי לחיצה על סימון האיקס הקטן שנפתח כאשר סמן העכבר נמצא ביומן על פגישה שנקבעה.

כניסה באמצעות תפריט אישי -> יומן תוביל בדיוק לאופציה השניה להוספת פעילות יומן שהוזכרה בחלק זה (אייקון "ליומן הפגישות").

ניתן לייצא פגישה עבור שמירה באאוטלוק, יומן גוגל, או יומן חיצוני סטנדרטי אחר, על ידי לחיצה עם הלחצן הימני של העכבר על הפגישה הרצויה, ובחירה ב-"יצוא...", אם יש צורך בכך.
פגישה חדשה ביומן

4. הוספת פגישות באמצעות כרטיס הלקוח

מערכת FronTask פועלת סביב מסד נתונים המאפשר לך לקשר את כל המידע שלך בלחיצת כפתור. כך ניתן למשל לשלוח זימון לפגישה ללקוח ולעובדים נוספים הקשורים לפגישה, באמצעות היומן, ולדאוג לתזכר אותם באמצעות הדוא"ל. בנוסף מתוך כרטיס הלקוח אפשר לקבוע ולתכנן פגישה.

נכנס לכרטיס איש הקשר הרלוונטי לתיאום הפגישה על ידי חיפוש שמו בין אנשי הקשר (אנשי קשר -> חיפוש אנשי קשר>בחירת שם הלקוח).

תיאום פגישה דרך כפתור פגישה חדשה

תיאום פגישה דרך כפתור פגישה חדשה, ביומן, או בחוץ הפגישות בכרטיס איש הקשר, ואף בחוץ הפגישות בפרויקט מאפשר לכם לתאם פגישה מול איש הקשר, או הפרויקט, לקבוע את תאריך הפגישה, שעת ההתחלה והסימון, את נושא הפגישה, צבע הפגישה, הערות משתתפים נוספים וכן את זימוני הפגישות במייל ובסמס.

תוכלו גם לקבוע סדרת פגישות באמצעות סימון בתיבה סדרת פגישות ואז לקבוע מבין האפשרויוות הבאות:
1. האם הפגישה שבועית או חודשית
2. את מספר הפגישות / המופעים של הפגישה כפי שיופיעו
3. האם להציג את הפגישות בימי פעילות בלבד (כלומר האם לדלג על ימים המוגדרים כסופי שבוע (שישי ושבת).

לכל הפגישות שתיצרו כסדרת פגישות תיווצר פגישה עצמאית ביומן אותה תוכלו לשנות ולערוך.

באם קבעתם סדרת פגישות וסימנתם באפשרות סמס מיידי משתתפי הפגישה כולם יקבלו את ההזימון באופן מיידי לכלל הפגישות המתוכננות בסדר וכך גם אם זימנתם זימוני מייל לפגישה.
באם סימנתם תזכורת אוטמטית יום לפני , אזי התזכורת תשלח יום לפני הפגישה למשתתפיה כתזכורת אוטמטית.
יש לשים לב, שבמקרה זה שמו של הלקוח כבר נוסף לרשימת המשתתפים, כמו גם שמך כעובד המטפל בו.
בסיום הזנת כל הפרטים הנחוצים יש ללחוץ על אישור פרטי הפגישה.
פגישה מכרטיס איש קשר ליומן פגישות

5. סינכרון יומן המערכת עם יומן גוגל

שימו לב: כל עובד נדרש להפעיל את הסנכרון בעבור עצמו בלבד! לאשרר בחלון ההגדרות בגוגל את הקישור והפעילות של יומן גוגל עם יומן Frontask

סינכרון היומן מתבצע מול מערכת היומן המקוון (online) של שירותי גוגל. כניסה לחלון הסינכרון מתבצעת דרך דף הבית -> יומן -> סנכרון.
לחיצה על אייקון הסינכרון תפתח חלון ובו תדרש להזין את שם המשתמש שלך בגוגל באופן מלא למשל: israel.israel@gmail.com , ואת הסיסמא שלך בגוגל

כדי שהסנכרון יתבצע עליך לבחור בתיבת הסנכרון בעבור היומן : סנכרון דו כיווני
לחיצה על כפתור סנכרן עכשיו תעביר את המשתמש המחובר לדף אימות נתונים של גוגל.
שימו לב: כל משתמש יכול לסנכרן את חשבון היומן שלו בלבד ועם חשבון זה עליו להיות מחובר בגוגל. אם הינכם מחוברים בשם חשבון אחר בגוגל צאו מחשבון זה וסנכרנו את חשבון יומן העבודה שלכם עם גוגל.

במקרים בהם בתפריט ההגדרות שלכם בגוגל לא איפשרתם לתוכנות צד שלישי להסתנכרן עם חשבון היומן שלכם, המערכת תעביר אתכם לדף הרשאות קודם לכן על מנת שבחשבון הגוגל תאפשרו לתוכנות צד שלישי להסתנכרן עם חשבון היומן.

אפשרויות נוספות העמודות לרשותך הן להחליט על שמירת הנתונים (נתוני הרישום) ואפשרות לסמן סנכרון אוטמטי , כלומר סנכרון שיתבצע פעם בשעה בין השרתים של מערכת Frontask CRM לבין שרתי גוגל.

כדי לבצע את הסנכרון באופן ידני ויזום יש ללחוץ על כפתור "סנכרן עכשיו".

במידה ובארגונכם עובדים עם היומן של אאוטלוק, ניתן לסנכרן את יומן גוגל עם היומן של אאוטלוק באמצעות רכיב סינכרון האאוטלוק של גוגל. תוכלו לקרוא על כך במדריך למשתמש

סנכרון היומן עם יומן גוגל מתבצע מהתאריך הנוכחי (היום) לחודש קדימה.

בחלונית הסנכרון ניתן לראות פונקציה חדשה - סנכרון אנשי הקשר שלכם בין מערכת Frontask CRM לגוגל ולהיפך. קראו על כך עוד במדריך למשתמש: סנכרון אנשי קשר

לבחירתכם האפשרות לסנכרון יומן ואנשי קשר או סנכרון רק של היומן, או סנכרון רק של אנשי הקשר.

יומני חגים יהודיים בגוגל:

יומני גוגל יודעים להציג עבורכם את מועדי החגים בתאריך הרלוונטי. שימוש לב שתוספת זו של יומן החגים היא בעצם רק קישור לאירוע שכותרתו נמצאת ביומן ציבורי משותף, ואינה חלק מהיומן שלכם בגוגל.

אם ברצונכם בכל זאת להעביר את סימון התאריכים של החגים גם ליומן שלכם בגוגל ובאמצעותו ליומן שלכם בFrontask CRM, עליכם לבחור כל אירוע כזה בכותרתו ולסמן - "העתק ליומן שלי". אחרי שתעשו זאת, האירוע יועתק ליומן גוגל שלכם, ובעת סנכרון יתווסף גם ליומן שלכם במערכת.

6. בעיות סנכרון נפוצות ופתרונות

אחת הסיבות העיקריות לאי ביצוע סנכרונים בין היומן במערכת לבין יומן גוגל היא שאומנם מוגדר חשבון גוגל, אך לא הוגדר יומן עבור חשבון זה. יש להכנס ל-Calendar תחת שם המשתמש והסיסמא שלכם בגוגל ולפתוח יומן.
לעיתים שם המשתמש לא הוזן נכון בתיבת הסנכרון: יש להקפיד ולהקליד את שמכם כפי זהוא מוזן בחשבון גוגל כולל הסיומת : gmail.com@ לפי הפורמט: YourName@gmail.com
שגיאת התחברות שם או סיסמא לא נכונים: יש לוודא שהשם והסיסמא הוזנו לתיבת הסנכרון בדיוק כפי שהם מופיעים בחשבון הגוגל שלכם.
גם לאחר הזנת כל הפרטים לעיתים לקוח מספר רגעים - כדקה, עד להשלמת העברת הנתונים בין היומנים.

7. סיכום

השימוש בכלי היומן הוא חשוב, אפילו הכרחי, עבורך לטיפול בלקוחותיך השונים. ניתן באמצעות היומן לראות את פגישותיך המתוכננות ליום מסוים, ולנהל את תכנון הפגישות העתידיות שלך בצורה נכונה. באפשרותך להכנס להוספת פגישות ליומן במספר דרכים אותם סקרנו, לשלוח זימונים לפגישות המתוכננות למשתתפי הפגישה, וניתן גם לסנכרן את יומן הפגישות שלך מתוך התוכנה עם יומן פגישות גוגל, ואף, באמצעות רכיב מיוחד עם תוכנת אוטלוק.