מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

ניהול המערכת - תבניות דוא"ל, פרמטרים וצרופות






1. מהן תבניות?

מערכת FronTask טומנת בחובה כלים רבי עוצמה לייעול התהליכים הארגונים בחברה. אחד מהכלים הללו הוא כלי התבניות.
תבניות מאפשרות לך ליצור מערך של מסמכים, או תהליכים, מסוגים שונים, להחלה על מצבים דומים אשר העובדים בחברתך נתקלים בהם באופן שוטף.

 נסה לדמיין תבנית כמערך לגו מוכן – יש לך אלמנטים בנויים, הקיימים במערכת, שאתה יכול לקחת ולהלבישם במקומות שונים על לוח הלגו. אתה יכול להשתמש במבנים המוכנים הללו, או ליצור תבניות חדשות, נוספות, בהתאמה ללוח הלגו שלך – בהתאם לצרכי העסק שלך.


2. מהן תבניות דוא"ל?

אחת התבניות העיקריות לשימוש עבורך, כמנהל תיקי לקוחות, הוא כלי תבניות הדואר האלקטרוני. אתה יכול להשתמש בתבניות הבאות מוכנות ומובנות עם רכישת השימוש במערכת, ובנוסף תוכל תמיד להוסיף וליצור תבניות דואר אלקטרוני בהתאם לצרכים של החברה שלך.

 תבנית דואר אלקטרוני חוסכת לנו זמן רב של כתיבה חוזרת ונשנית של דואר אלקטרוני שבו משתמשים במספר רב של מקרים, וכך, במקום לשוב ולכתוב את הטקסט עבור נמען כזה או אחר, אנו יכולים להעזר בתוכנת
FronTask כדי ליצור תבנית שתשמש אותנו כמענה למספר רב של מקרים – ובאופן אוטומטי.

התוכנה תדע בעזרת פרמטרים המובנים לתוכה לתת לכל לקוח את ההתייחסות האישית עבורו (למשל: שמו המלא, שם העובד המטפל בו), תאפשר לך לשלב פרמטרים אוטומטים במענה (תאריך, שעה ועוד) , וכן נוסח טקסט קבוע שישמש אותך למשלוח ההודעה עבור נמען אחד, או יותר , באופן אוטומטי, או בשליטה ידנית ולפי הגדרת התהליך שלך.

ועכשיו, בואו נתקדם וניצור את תבניות הדוא"ל – עברו לסעיף הבא כדי להתחיל בעבודה!


הוספת תבנית דואל


 3. אופן בניית התבניות

כדי לבנות תבנית דואר אלקטרוני נכנס לתוכנה בעזרת שם המשתמש וקוד הכניסה שלנו, וניגש לתפריט:
ניהול המערכת >  תבניות >  דואר אלקטרוני

 בהיכנסנו לתפריט זה נוכל להבחין בחלוקת הדף לשנים:
 שדה המציג את התבניות הקיימות במערכת לפי שם התבנית, כולל אפשרות לבחור תבנית קיימת או למחוק אותה וכן אפשרות להוסיף תבנית חדשה למערכת .
 שדה נוסף הוא השדה המרכזי ובו אפשרות ליצור ולערוך תבנית. אנו נדרש להתייחס לנתונים הבאים:

1.      שם- מתן שם לתבנית, שם שיקל עלינו ועל משתמשים אחרים במערכת לזהות את התבנית. השם לא יופיע במשלוח הדואר ליעדו

2.     
נושא – שורת ה- Subject של הדואר שיופיע אצל הנמען

3.  פעיל - תיבת סימון בה תוכלו להגדיר האם התבנית פעילה וזמינה לבחירה ושליחה או לא. באם תבטלו את תיבת הסימון התבנית לא תהיה יותר פעילה ולא תוצג בחלונית השליחה של דוא"ל מכרטיס הלקוח (בכל מקרה אם התבנית מקושרת עם שלב כלשהו היא תועפל גם אם מסומנת כתבנית לא פעילה).

4. הוסף לינק להסרה מרשימת התפוצה בכל שליחה- סימון בתיבת סימון זו תוסיף לכל תבנית מייל שתשלחו באופן אוטמטי קישור אשר באמצעותו יכול הנמען שלכם להסיר את עצמו מרשימת התפוצה שלכם. בכל מקרה שבו ילחץ הנמען על קישור זה הוא יוסר מרשרימת התפוצה ולא יקבל מכם עוד מיילים של קמפיינים או מיילים בסדרות מסרים אוטמטיות. עם זאת - עדין ניתן יהיה לשלוח לו מיילים מתוך המערכת באופן ידני ופרטני, וכמו כן הסרתו מרשימת התפוצה לא תפגע בתהליך חיוב אוטמטי וחשבוניות חודשיות ימשיכו להשלח כרגיל.

5.     
חלונית הוספת פרמטרים- ישנם פרמטרים מובנים במערכת שאפשר להוסיפם לתבנית
(לרשימת הפרמטרים ותיאורם – עבור לנושא סקירת פרמטרים).

בקצרה נאמר שהפרמטרים הם הדרך שלך להוסיף אלמנטים שיתקשרו עם מסד הנתונים של המערכת וישאבו מתוכו פרטים שונים.

לאחר הוספת פרמטר לתבנית, אין לשנות את המבנה בו הוא מופיע, שכן זו הדרך של הפרמטר להתקשר עם מסד הנתונים ולשאוב ממנו את הפרטים.


6.      צרופות: אפשרות להוסיף קובץ תמונה, חתימה או לוגו ולצרפם למסמך.

7.      חלון עריכה דמוי כתבן בעל אפשרויות עיצוב מתקדמות.

ניתן גם להכין תבנית דואר אלקטרוני מעוצב במעבד תמלילים מחוץ למערכת ולהעתיק את המסמך על עיצובו לתוך המערכת ואז להוסיף את הפרמטרים במקומות לפי הצורך.

בתחתית חלון זה ניתן לראות ולסקור את הקובץ לפני שליחתו – כפי שיופיע אצל הנמען
(Preview) , אפשרות למי ששולט בקוד HTML לראות ולסקור את הקוד המתקבל ממה שהזנו לתבנית, ואפשרות לחזור לעיצוב התבנית בחלון (Design) הכתבן.

בסיום הכנת התבנית לא לשכוח לשמור את התבנית בשמה החדש באמצעות לחיצה על הכפתור "שמירה", המופיע לצד השדה – שם.

תבנית דואל חלון כתבן

4.  סקירת פרמטרים


הפרמטרים השונים המוגדרים באופן מובנה במערכת, מתקשרים עם השדות השונים במסד הנתונים של התוכנה ומאפשרים לך לבנות תבניות הנושאות אופי פניה אישי ללקוח.
כל הפרמטרים שמופיע בהם "איש קשר" הרי זהו הנמען שלכם - כלומר מי שיקבל מכם בסופו של דבר את התבנית בהתאמה אישית; הפרמטרים המתייחסים ל"עובד" - אלו ישאבו מכרטיס העובד המחובר המבצע את שליחת התבנית לנמען, את הנתונים הרלוונטים. 

 להלן סקירה ותיאור של הפרמטרים הנמצאים במערכת:

 

הפרמטר

תיאור

1

איש קשר – שם משפחה

טוען את שם המשפחה של איש הקשר ממסד הנתונים

2

איש קשר - כתובת

טוען את הכתובת המוזנת במסד הנתונים של איש הקשר

3

איש קשר - עיר

טוען את העיר של איש הקשר כפי שמופיע במסד הנתונים

4

איש קשר – שם פרטי

טוען את שמו הפרטי של איש הקשר ממסד הנתונים

5

איש קשר – תאריך יום הולדת

טוען את תאריך יום ההולדת של איש הקשר ממסד הנתונים

6

הזמנה - מספר

טוען את מספר ההזמנה במערכת (מספור אוטומטי)

7

עובד – דואר אלקטרוני

טוען את כתובת הדוא"ל של העובד

8

עובד – טלפון נייד

טוען את מספר הטלפון הנייד של העובד

9

עובד – שם מלא

טוען את שמו המלא של העובד – שם פרטי ושם משפחה

10

עובד - תיאור

טוען את התפקיד המוזן במערכת לעובד מסוים

11

שם איש קשר- חברה

טוען את שם איש הקשר ולאיזה חברה הוא שייך

12

תאריך נוכחי - קצר

טוען את התאריך (יום, חודש ושנה)

13

איש קשר - מצב חשבון - ש"ח

טוען את מצב החשבון של איש הקשר כפי שמופיע בכרטיסו



   

לאחר הזנת פרמטר לתוך התבנית, אין לשנות את המבנה בו היא מופיעה! 

הפרמטר כפי שהוא מוצג יודע להתקשר עם מסד הנתונים של התוכנה ולשאוב ממנו את הפרטים כפי שהם מוזנים.


פרמטרים בתבניות דו"אל

5. צרופות (קבצים ותמונות)

צרופות הם בעצם קבצים הניתנים לצירוף עם שליחת הדואר האלקטרוני שלך. בפועל אלו הם קבצי תמונה הניתנים להעלאה למערכת וזמינים לך מתוך המערכת.
קבצים אלו יכולים להיות למשל – הלוגו של החברה, להעביר במיילים (פורמט בגודל מסוים), או לוגו של החברה וסמלון תקן ה
ISO שיש לחברה (פורמטים בגדלים שונים), קובץ חתימה אמיתי של עובד, או מנהל, שהועלה למערכת ונותן נופך אישי למכתב וכן הלאה.
קימת הגבלת גודל לטעינת קובץ עד לשני מגה בייט (
2mb ).

כדי להוסיף קבצים לטעינה באמצעות שימוש באפשרות זו יש לטעון את הקבצים למערכת באמצעות התפריט:
ניהול המערכת> צרופות.

לחיצה על כפתור הוספת צרופה תפתח חלון ובו נדרש למלא את הפרטים הבאים:

1.      שם לקובץ: הכוונה לשם שבו יזוהה הקובץ במערכת (למשל 'לוגו קטן', 'חתימה של צפריר'. לא מדובר  בשם הקובץ במחשב האישי שלך

2.     תיאור לקובץ: מתן תיאור לקובץ שאנו מעלים שיקל עלינו לזהות אותו מבין שאר הקבצים.

3.     בחירה באמצעות סייר הקבצים של חלונות בקובץ וטעינתו למערכת.

בסיום התהליך עלינו ללחוץ על "הוספה" כדי לטעון את הקובץ למערכת.


חדש במערכת FronTask! אפשרות עדכון הצרופה באופן אוטמטי.

באפשרותך לעדכן צרופה שטענת בעבר למערכת ולעדכן את הקובץ בתפריט הצרופות על ידי החלפת הקובץ.
ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על עפרון העריכה לצד הצרופה אותה אנו רוצים להחליף, ופשוט לבחור קובץ חדש וללחוץ על כפתור עדכון, אשר יטען את הקובץ החדש למערכת.

במידה ולא שיניתם את שם ותיאור הקובץ, המערכת תדע להחליף אותו בכל התבניות והמקומות בהם הוא נמצא בשימוש , באופן אוטמטי והצרופה החדשה היא זו שתופיע בכל מה שישלח לאנשי הקשר באמצעות המערכת.

6. סיכום

לסיכום חלק זה נזכיר כי אתה יודע עתה את הכוח הרב הטמון בשימוש באפשרויות ניהול המערכת של תוכנת
FronTask .

התוכנה מאפשר לך להכין מבעוד מועד מספר תבניות כגון תשובות לשאלות אשר נציגיך עונים עליהם באופן זהה פעם אחר פעם, על ידי יצירת תבנית דואר לכל סוג.

כדי להוסיף את ההתייחסות האישית לכל לקוח פונה יש באפשרותך עתה להשתמש בפרמטרים אותם סקרנו, וכך גם לדאוג לזיהוי אישי של העובד המטפל בלקוח מסוים, וכל זאת בלחיצת כפתור בודדת. את כל השאר עושה בשבילך המערכת, אנו משאירים את היצירתיות הטובה למקומות בהם היא נדרשת הכנת הקבצים המצורפים אותם תצרף לדוא"ל, והכנת המלל שיווקי או טכני בהתאם למשימה.

ככל שתכין תבניות שיענו על מספר מצבים רב יותר תחסוך זמן רב לך ולנציגך, וזאת מבלי לפגום ביחס האישי, ובסופו של דבר תייעל את התהליכים בחברה ותביא לחיסכון כספי, ואפשרות להגדיל את הרווחים של החברה.

הוספת ועדכון צרופות