3. הגדרות מתקדמות
אם נבחרה האפשרות מעבר לכרטיס העובד תגיע לחלון חדש ובו הגדרות מתקדמות.
בחלון זה ניתן מספר חוצצים לסיום ההגדרות עבור העובד:
1. פרטים כללים –חלון המציג את כל הפרטים שהזנו בעת הכנסת העובד.
בחלון זה ניתן להצמיד לעובד פרופילים מיוחדים, אשר מציינים את תפקידיו בארגון, לעדכן את השם והסיסמא שלו, וכן אופציות נוספות אשר מופיעות בתחתית החלון ( ר' עוד על פרופילים בהמשך).
מבין האפשרויות הניתנות לבחירה בתחתית החלון ראוי להזכיר כי סימון בתיבה - איש קשר פעיל, הופכת אותו לכזה שניתן להעביר אליו משימות חדשות, או לשייך אליו את משימות של עובד אחר.
באופן זה ניתן למשל לשנות את הרשיון אם עובד מסוים יצא לחופשה, תוכל תחת זאת להגדירו כ"לא פעיל" ולהוסיף במערכת עובד "פעיל" אחר במסגרת אותו סך רישיונות שימוש ולהעביר לעובד זה את כל הפעילויות של העובד שאינו פעיל יותר.
בנוסף ניתן כאן להגדיר שרת מייל אחר, שלכם, לשליחת מיילים מתוך המערכת.
בין אם מדובר בשרת ג'ימייל או בשרת ייעודי שלכם עליכם לשנות את הגדרת ברירת המחדל.
בעבור מי מכם המשתמש בשרת דואר ייעודי של החברה תוכלי להזינו שם באופן לשליחה.
מי מכם שאינו משתמש בהגדרת הפורט הסטנדרטי לשליחת מייל יוכל להגדיר את הפורט של השרת שלכם על ידי כתיבת שם השרת ואחריו נקודתים ומספר הפורט באופן הבא: serverhotsname:port
בעבור הגדרת שליחת דואל משרתי 365
השרת זה smtp.office365.com
שם משתמש: כתובת מייל מלאה
וסיסמא של החשבון
2. מבנה ארגוני – קביעת מי הכפיפים של עובד זה , ומיהם מנהליו.
המשמעות של הגדרה זו היא מתן הרשאות לעובד, לייצר משימות עבור הכפיפים שלו, וכן לצפות ולעדכן את היומן ואת רשימת המשימות שלהם.
אם תגדיר עצמך כמנהל של העובד החדש שהוספת, תוכל בכל עת לראות את כל פעילותו במערכת, להוסיף עבורו פגישות ועוד (אתה יכול לעשות זאת או על ידי הגדרתך כמנהל בכרטיס העובד, או הגדרתו כ-כפיף בכרטיס שלך).
חשוב לזכור: עובד אשר מוגדר רק כ'עובד' (בהגדרת הפרופיל), לא יכול לראות את פעילות המנהל. המנהל, על ידי הגדרת העובד המסוים ככפיף שלו, יוכל לראות את כל הפעילויות של כל כפיפיו.
3. פגישות – אילו פגישות להוסיף לאיש קשר זה (בעת הזנתו למערכת עוד אין לי פגישות עבודה עם רצף היסטורי לתיעוד, בעתיד לכשתכנס לכרטיס איש הקשר תוכל לראות כאן תיעוד של הפגישות)
4. דואר אלקטרוני – אילו תבניות דואר אלקטרוני – קמפיינים של דוא"ל שלח עובד זה
5. SMS - תבניות משלוח SMS מהמספר של העובד שהוזן למערכת ולמי שלח ומתי
6. פרופילים- הוספת פרופילים לעובד מאפשר לך להגדיר את סוג העבודה - למשל מנהל טכני, או איש מכירות. באופן זה תדע המערכת להעביר משימות חדשות שנקבעו לטיפול על פי פרופילים.
כל סוגי הפרופילים השונים, מוזנים מראש במערכת הניהול, וכאן הם ניתנים לבחירתך.
6. מידע נוסף והערות