מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

הוספת איש קשר - עובד




בסרטון ההדרכה כבר צפיתם? לחצו כאן וצפו בסרטון ההדרכה



1. מהו עובד?

במערכת FronTask, עובד הוא איש קשר לכל דבר, וההבדל בינו לבין לקוחות או ספקים, הוא הפרופיל הראשי אשר מוצמד אליו,
אנו יכולים להגדיר עובדים ככאלו שאנו נאפשר להם להיכנס אל המערכת באמצעות שם וסיסמא ולבצע פעולות שונות לפי הגדרת תפקידם.

הוספת איש קשר ל-FronTask כעובד פעיל, מאפשרת לו לקבל משימות ולעקוב אחריהן, לנהל לעצמו יומן פגישות, ולהנות מכל יכולות המערכת המתקדמות.
באמצעות הגדרת ההיררכיה הארגונית, יכול למנהל לבצע מעקב צמוד אחרי הפעילויות של כל העובדים תחתיו. 



2. הוספת העובד

כדי להוסיף עובד, ניגש לתפריט הראשי,
אנשי קשר> הוספה > עובד, ומיד יפתח חלון בו יש להזין את שדות הנתונים הבאים:

שם פרטי, שם משפחה (שדות חובה), תיאור / תפקיד, מין, ת.ז. , תאריך לידה, דוא"ל, אתר אינטרנט,  טלפון בבית, פקס, טלפון בעבודה, טלפון נייד, כתובת , עיר , ארץ, מיקוד ושדה הערות.

בנוסף, כשמגדירים עובד, מגדירים עבורו את השדות הבאים הייחודים להוספת עובד:

שם משתמש/סיסמא – פרטי הכניסה למערכת.

שדה נוסף הוא שדה ההערות, שדה שאינו חובה. בשדה ההערות אתה יכול להכניס כל הערה לגבי העובד, ומלבדך כמנהל המערכת אין איש יכול לראות את ההערה, או לגשת ולטעון בכלל את כרטיס העובד.

בסיום התהליך עליך לבחור בין שתי אפשרויות – שמירה ומעבר לכרטיס העובד, או שמירה והזנת איש קשר נוסף לפי הפירוט לעיל.

אם תבחר באפשרות שמירה ומעבר לכרטיס העובד תגיע לחלון נוסף ובו הגדרות רבות לגבי איש הקשר הנוכחי – העובד (ראה סעיף 3- סיום ההגדרות המתקדמות).

חשוב: כדי להפוך עובד למשתמש פעיל במערכת, יש לעבור אל הכרטיס, לסמן בתחתית המסך את הסימון המתאים - פעיל - ולבצע שמירה.
אנו ממליצים לכם גם לסמן את תיבת הסימון "קבלת התראות במייל עבור משימה חדשה"
 בעזרתו כל משימה חדשה שתפתח לטיפול העובד על ידי עובד אחר הוא יקבל על כך ידוע גם באמצעות המייל.
ניתן גם להפעיל או לבטל אפשרות זו בעבור עובדים מסוימים בלבד (למשל בעבור אנשי השטח נרצה זאת ובעבור אנשי המשרד נרצה לבטל).



הוספת איש קשר > עובד

3. הגדרות מתקדמות


אם נבחרה האפשרות מעבר לכרטיס העובד תגיע לחלון חדש ובו הגדרות מתקדמות.

בחלון זה ניתן מספר חוצצים לסיום ההגדרות עבור העובד:

1.       
פרטים כללים –חלון המציג את כל הפרטים שהזנו בעת הכנסת העובד.
בחלון זה ניתן להצמיד לעובד פרופילים מיוחדים, אשר מציינים את תפקידיו בארגון, לעדכן את השם והסיסמא שלו, וכן אופציות נוספות אשר מופיעות בתחתית החלון ( ר' עוד על פרופילים בהמשך).

מבין האפשרויות הניתנות לבחירה בתחתית החלון ראוי להזכיר כי סימון בתיבה - איש קשר פעיל, הופכת אותו לכזה שניתן להעביר אליו משימות חדשות, או לשייך אליו את משימות של עובד אחר.
באופן זה ניתן למשל לשנות את הרשיון  אם עובד מסוים יצא לחופשה, תוכל תחת זאת להגדירו כ"לא פעיל" ולהוסיף במערכת עובד "פעיל" אחר במסגרת אותו סך רישיונות שימוש ולהעביר לעובד זה את כל הפעילויות של העובד שאינו פעיל יותר.

בנוסף ניתן כאן להגדיר שרת מייל אחר, שלכם, לשליחת מיילים מתוך המערכת.
בין אם מדובר בשרת ג'ימייל או בשרת ייעודי שלכם עליכם לשנות את הגדרת ברירת המחדל.
בעבור מי מכם המשתמש בשרת דואר ייעודי של החברה תוכלי להזינו שם באופן לשליחה.
מי מכם שאינו משתמש בהגדרת הפורט הסטנדרטי לשליחת מייל יוכל להגדיר את הפורט של השרת שלכם על ידי כתיבת שם השרת ואחריו נקודתים ומספר הפורט באופן הבא: serverhotsname:port

2.       
מבנה ארגוניקביעת מי הכפיפים של עובד זה , ומיהם מנהליו.
המשמעות של הגדרה זו היא מתן הרשאות לעובד,
לייצר משימות עבור הכפיפים שלו, וכן לצפות ולעדכן את היומן ואת רשימת המשימות שלהם. 
אם תגדיר עצמך כמנהל של העובד החדש שהוספת, תוכל בכל עת לראות את כל פעילותו במערכת, להוסיף עבורו פגישות ועוד (אתה יכול לעשות זאת או על ידי הגדרתך כמנהל בכרטיס העובד, או הגדרתו כ-כפיף בכרטיס שלך).

חשוב לזכור: עובד אשר מוגדר רק כ'עובד'
(בהגדרת הפרופיל), לא יכול לראות את פעילות המנהל. המנהל, על ידי הגדרת העובד המסוים ככפיף שלו, יוכל לראות את כל הפעילויות של כל כפיפיו.

3.       
פגישות – אילו פגישות להוסיף לאיש קשר זה (בעת הזנתו למערכת עוד אין לי פגישות עבודה עם רצף היסטורי לתיעוד, בעתיד לכשתכנס לכרטיס איש הקשר תוכל לראות כאן תיעוד של הפגישות)

4.       
דואר אלקטרוני – אילו תבניות דואר אלקטרוני – קמפיינים של דוא"ל שלח עובד זה

5.       
SMS - תבניות משלוח SMS  מהמספר של העובד שהוזן למערכת ולמי שלח ומתי

6. פרופילים- הוספת פרופילים לעובד מאפשר לך להגדיר את סוג העבודה - למשל מנהל טכני, או איש מכירות. באופן זה תדע המערכת להעביר משימות חדשות שנקבעו לטיפול על פי פרופילים.
כל סוגי הפרופילים השונים, מוזנים מראש במערכת הניהול, וכאן הם ניתנים לבחירתך.

6.       
מידע נוסף והערות


איש קשר עובד > סיום ההגדרות

4. סיכום


כפי שניתן לראות בהסבר קצר זה הוספת איש קשר כעובד למערכת נעשית בקלות. הממשק של הוספת איש קשר כזה – עובד - זהה כמעט לחלוטין להוספת לקוח.

ישנן הגדרות בסיסיות, הזהות כאמור להוספת לקוח , הגדרות הפרטים האישיים. בנוסף אתה יכול להגדיר את פרטי הכניסה למערכת FronTask של העובד שלך (שם וסיסמא).

בהגדרות המתקדמות עבור העובד ניתן להגדיר את המבנה הארגוני הקשור בעובד מסוים (כפיפים ומנהלים), לעקוב אחרי פעילותו ולהוסיף הערות לפי הצורך.

מנהל המערכת יכול גם לאפס לעובד אשר ננעל את הסיסמא על ידי כניסה לכרטיס אותו עובד והחלפת הסיסמא וע"י כך שחרור מהנעילה.