חיפוש כפילויות

אנשי קשר - חיפוש כפילויות

FronTask CRM מסייעת לכם לזהות אנשי קשר כפולים במערכת.

בעת הוספת אנשי קשר המערכת תדע להתריע בפניך על אנשי 'החשודים' כי בפועל פרטיו זהים לאיש קשר אשר כבר קיים במערכת.
הערכת מבצעת בדיקה זו לפי מספר פרמטרים אשר הוגדרו מראש כאמצעי זיהוי.

פרמטרים לזיהוי אנשי קשר החשודים ככפולים
התראות המערכת על כפילויות
סיכום

להזכירכם המערכת מונעת הזנה של אנשי קשר כפולים באופן אוטמטי על פי הפרטים הבאים:
1. כאשר מוזנת תעודת זהות של איש קשר אשר רשום במערכת
2. כאשר מוזנת כתובת מייל הזהה כתובת של איש קשר הרשום עם מייל זה כבר במערכת.
במצב כזה המערכת תתריע בפניכם שכתובת המייל נמצאת כבר בשימוש ולא תאפשר לכם להמשיך לקלוט את איש הקשר באופן שבו הוזן, עד לשינוי כתובת המייל כפי שהוזנה, או תתריע בפניכם שת.ז. שהזנתם שייכת לאיש קר אחר שפרטיו רשומים.
במקרה כזה עליכם להזין פרטים אלו בשורת החיפוש ולגשת לכרטיס איש הקשר הקיים כבר.

פרמטרים לזיהוי אנשי קשר החשודים ככפולים

בעת הוספת איש קשר למערכת נוספה תיבת סימון "בדיקת כפילויות (במעבר לכרטיס בלבד)". תיבת סימון זו מסומנת כביררת מחדל.

בדיקת הכפילויות הזו נעשית לאחר הזנת פרטי איש הקשר בחלון ההוספה, והיא מתבצעת מול כרטיסים של אנשי קשר אשר כבר קיימים במערכת, לקוחות, ספקים או עובדים, בעת המעבר מכרטיס ההוספה לכרטיס איש הקשר.

המערכת יודעת להתריע בפנינו על סיבת החשד לכפילות והיא מבצעת בדיקה זו מול מספר שדות במערכת:

מספרי טלפון : טלפון בבית, טלפון נייד, טלפון בעבודה (הבדיקה נערכת כשדה מול שדה כלומר נייד מול נייד, טלפון בית מול טלפון בית)
שם זהה (פרטי ומשפחה).
שם זהה בסדר הפוך – (כלומר בטעות הזנו קודם את שם המשפחה לשדה שם פרטי ואחרי כן את השם הפרטי בשדה שם משפחה)
כתובת מלאה (כתובת ועיר)

סימון בדיקת כפילויות

התראות המערכת על כפילויות

אם המערכת זיהתה איש קשר החשוד ככפול היא תתריע בפנינו על סיבת החשד וההערות שנראה הן מסוג:

1. טלפון נייד זהה

2. טלפון בית זהה

3. טלפון עבודה זהה

4. שם זהה

5. שם דומה (היפוך בין שם פרטי למשפחה לנתונים שכבר קיימים במערכת)

6.כתובת זהה

המערכת תציע לך אז 3 אפשרויות לבחינתך:

1. אפשרות למזג את איש הקשר שהוזן עתה עם איש הקשר שכבר קיים במערכת.
אם אנו נמצאים בחלון החדש ונלחץ על מיזוג איש הקשר הקודם ימוזג אל החדש.

2. מעבר אל חלון של אחד מאנשי הקשר המוצעים כדי לבחון האם באמת יש כאן כפילות.

3. לסגור חלון ולהתעלם מההערה. סגירת החלון מסיימת את טעינת איש הקשר החדש למערכת בהצלחה.

אם בחרנו להכנס לכרטיס איש קשר כדי לבדוק האם זה באמת איש קשר כפול לפי פרטים מלאים בכרטיסו ניתן עדין ללחוץ על איקון "בדיקת כפילויות" ולבחור בכל אחת מהאפשרויות שם.

התראות המערכת על כפילויות

סיכום

FronTask CRM מציעה לך מספר רב של התמודדות עם בעית חשד לגבי כפילות אנשי קשר:

1. על פי שדה דוא"ל המערכת תמנע ממך הזנת כפילויות. או שדה ת.ז המונע הזנת כפילות.

2. גם אם אין פרטים בשדה דוא"ל המערכת מציעה לך מספר פרמטרים נוספים כדי לבדוק את החשד: כל שדה טלפון המוזן במערכת, ובנוסף גם שדה שם מלא

זכרו תמיד לבדוק היטב את הפרטים לפני קבלת החלטה על מיזוג והעזרו בסיבת ההתראה ובמעבר לכרטיסו של איש הקשר החשוד ככפול, כדי לוודא האם אכן מדובר באיש קשר כפול או לא.

מעבר לזיהוי כפילויות בכרטיס איש קשר