מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

כניסת לקוחות

ניהול - יבוא רשימת חיובים / זיכוים


חדש במערכת Frontask CRM המתקדמת , אפשר לייבוא רשימת חיובים וזיכוים, בעבור לקוחות וספקים שלכם מקובץ אקסל אל תוך המערכת לשימוש בעבור מעקב ההתנהלות הכספית מולם – מי חיב וכמה, בעבור מה ועוד ועוד.

תחת תפריט ניהול המערכת> ייבוא> נבחר באפשרות יבוא חיובים וזיכויים. המערכת תבקש מאיתנו לאתר עבורה (באמצעות כפתור הבחירה) ולטעון את הקובץ אותו אנו רוצים לטעון באמצעות לחיצה על כפתור "טעינת קובץ".

שימו לב מערכת הייבוא מקבל קבצים בסיומת XLS בלבד.
הפניה ליבוא רשימת חיובים / זיכוים

דרישות הקדם עבור קובץ האקסל הנדרש לייבוא

1. קובץ בפורמט .xls (אקסל 97-2003). במידה וקיים אצלכם קובץ בפורמט אחר (למשל .xlsx), ניתן לבצע "שמירה בשם" עבור הקובץ, לפני ביצוע היבוא, ולשמור בפורמט הנדרש.

2. מבנה טבלאי מסודר, כאשר כל אחד מהנתונים מופיע בעמודה משל עצמו.
כדי שהנתונים במערכת יוכלו להיות מסודרים וברורים ככל האפשר, יש לוודא הפרדה בין העמודות השונות המכילות את הנתונים בקובץ האקסל. כל עמודה היא בפני עצמה , ומכילה תוכן רלוונטי לשורה.

יש לדאוג שהשורה הראשונה של הקובץ תכיל כותרת המתארת את תוכן העמודות שתחתיה כלומר: כותרת לעמודה שם המוצר ותחתיה יהיו שמות המוצרים ה / הפריטים , עמודת סכום תכיל את הסכום הנדרש לתשלום וכן הלאה.

3. תקינות של נתונים כמו מחירים , ותאריכים.

4. גודל הקובץ: עד 25M
דוגמאת כותרת קובץ אקסל

בשלב השני המערכת תשאל אתכם איזה מהגיליונות הקיימים בקובץ ברצונכם לטעון ולבצע ייבוא, עליכם לבחור בגיליון המתאים וללחוץ על הכפתור הצג שדות.

בשלב השלישי הנכם נדרשים למפות את השדות לפי המוצג אחד לאחד.
שימו לב בכדי שיתאפשר המיפוי בצורה קלה ונוחה עליכם להקפיד ששורת הכותרת בקובץ האקסל שלכם (כלומר השורה הראשונה) תהיה כזו שתרשום את תוכן השדות שתחתיה בעבור כל עמודה.
יבוא רשימת חיובים וזיכוים (א)

השדות הניתנים למיפוי הם:
  1. מזהה מוצר פנימי – לכל מוצר הנוסף למערכת יש קוד זיהוי פנימי. באמצעות קוד זה אפשר לבקש מהמערכת לזהות מוצרים הקיימים ברשימת המוצרים במערכת וכך שם המוצר ישמור על אחידות השם בעבור חיובים/ זיכוים שונים.
    עם זאת התיאור ילקח בכל פעם מקובץ האקסל ובהתאם למה שמוזן שם ולא מתוך תיאור המוצר כפי שהוא מוזן ברשימת המוצרים

  2. מזהה מוצר פנימי – בעבור כל מוצר שתזינו למערכת אפשר להזין קוד זיהוי חיצוני (דוגמת מקט ברקוד ואחרים). באמצעות קוד זה אפשר לבקש מהמערכת לזהות מוצרים הקיימים ברשימת המוצרים במערכת וכך שם המוצר ישמור על אחידות השם בעבור חיובים/ זיכוים שונים. עם זאת התיאור ילקח בכל פעם מקובץ האקסל ובהתאם למה שמוזן שם ולא מתוך תיאור המוצר כפי שהוא מוזן ברשימת המוצרים

  3. שם פריט – שם הפריט, כפי שיופיע ברשימת המוצרים שבעבורם בוצע החיוב / זיכוי. אם אין מוצר כזה ברשימת המוצרים המערכת תפתח מוצר חדש כפריט

  4. תיאור – תיאור הפריט כפי שהוא מופיע בקובץ האקסל, גם אם התיאור שונה מאשר נמצא ברשימת הפריטים כמות – כמות הפריטים שנרכשו מאותו המוצר בעבור החיוב שהוצאנו ללקוח

  5. תאריך רכישה – תאריך שבו בוצעה הרכישה בעבורה אנו מוציאים את החיוב / זיכוי. שדה זה חשוב במיוחד בעבור מקרים בהם נרצה לחבר יחד מספר רכישות שהלקוח ביצע באותו תאריך לכדי חשבונית עסקה מרכז אחת.

  6. תאריך לתשלום - תאריך תשלום – מה היה תאריך התשלום. יש להקפיד להזין בפורמט dd/mm/yyyy

  7. איש קשר – בעבור איזה איש קשר במערכת בוצע התשלום/ תקבול.
    מזהה איש הקשר בקובץ האקסל צריך להיות אחד משניים – או מספר הלקוח במערכת Frontask CRM, או כתובת המייל של הלקוח.
    התשלום/ תקבול יכנס בעבור איש הקשר לחוצץ הכספים > תשלומים / תקבולים, וגם ישנה את מאזן מצב החשבון בכרטיס איש הקשר

המערכת גם דורשת מכם להגדיר 3 הגדרות כלליות בעבור קובץ האקסל אותו אתם מביאים:

1. האם גליון זה הוא בעבור חיובים או זיכוים. יש לבחור מבין שני הערכים
2. באיזה מטבע בוצעה העסקה. ברירת המחדל היא : ש"ח
3. אחוז המע"מ, בעבור גליון זה. אין אפשרות להביא אחוזי מע"מ שונים בעבור אותו גליון. ערך ברירת המחדל , בשלב זה הוא 16%, כמקובל.

בנוסף, המערכת מציעה גם שלוש אפשרויות מתקדמות לבחירתכם:

1. האפשרות לזהות על פי קוד מזהה חיצוני את המוצרים. כלומר אנו נזין מקט (לדוגמא) בקובץ האקסל והמערכת תדע לקחת את שם המוצר על פי זיהוי זה.

2. זיהוי מוצרים על פי שמם. כלומר אם הפריט קיים כבר ברשימת המוצרים, בלי מזהה חיצוני , אלא על פי שם, המערכת תדע לזהות את המוצר מתוך רשיתמ המוצרים, ולא תפתח מוצר חדש בעבורו.

3. אפשרות לקיבוץ של רכישות בתאריכים זהים בעבור אותו איש קשר לכדי חשבונית עסקה מרכזת אחת, כך שבפועל אם לקוח רכש מוצר א' בתאריך X, ורכש גם מוצרים ב, ו-ג' באותו תאריך X, המערכת תוציא בעבורו, באם אפשרות זו מסומנת, חשבונית עסקה מרכזת אחת, וא בעבור כל מוצר בנפרד.

לחיצה על כפתור "בצע יבוא" תטען את הנתונים למערכת (בנקים/ אופן התשלום) ולכרטיסי אנשי הקשר.
יבוא רשימת חיובים וזיכוים (ב)