מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

תזכורות SMS לפגישות


מערכת Frontask CRM מאפשרת לשלוח זימונים לפגישות SMS גם יום לפני המפגש עצמו, ובאופן אוטומטי, זאת נוסף על עדכון הSMS המיידי שאפשר לשלוח ללקוחותיכם כבר בעת זימון הפגישה.



הגדרות

Frontask CRM מאפשרת למנהלי המערכת,להגדיר פרטים שונים לגבי שני סוגי התזכורות:  תחת: ניהול המערכת > הגדרות המערכת, בחלק המוקדש לתזכורות SMS לפגישות.

בעבור תזכורת אוטמטית יום לפני פגישה ניתן להגדיר את:

1. מספר הטלפון שיופיע אצל הנמען. ניתן להגדיר כל מספר שהוא, אפילו אם זהו מספר קווי ולא סלולארי.

2. הקדמה להודעות האוטומטיות, ברירת המחדל עבור ההודעה האוטמטית היא "תזכורת לפגישה עם", אבל אם תרצו תוכלו לשנות את ההודעה למשל "תזכורת מחר קורס", או פשוט לרשום את שם החברה

3.  סיומת: למשל שם החברה. כמובן שאינכם חייבים למלא סיומת, אלא אם תבחרו לעשות כן.

4. כולל פרטי הנפגש: כדי שאל הנמען יגיע שם העובד שאמור להיות נוכח במפגש ומספר הטלפון שלו, יש לסמן בתיבת סימון זו.

5. השעה בה תצא ההודעה אל הנמענים. שימו לב התזכורת תשלח יום לפני הפגישה, בשעה שתציינו (תיתכן סטיה של 5 דקות). באם יש לכם לקוחות שומרי שבת הקפידו בעת שעון קיץ לפני שבתות לקבוע שעה מתאימה.

בעבור תזכורת SMS מיידית לפגישה ניתן להגדיר את:

1. האם ילקח אוטמטית נושא הפגישה (תיבת סימון , כברירת מחדל היא מופעלת, אך ניתן לבטל)

2. מיקום הפגישה (תיבת סימון, המסומנת כברירת מחדל, אך ניתן לבטל סימון זה)

3. סיומת - טקסט חופשי שבו ניתן להזין מה שרוצים , וניתן גם להשאיר ריק.
ניתן להשתמש בזה לתזכורת כמו לדוגמא: "נא להביא לפגישה 3 תלושי שכר אחרונים", או "נא לדייק", או "בתודה חברת..." וכן הלאה.


הגדרות לשליחת תזכורת SMS
זימון פגישה באמצעות משימה ותזכורת SMS לפני הפגישה

כתמיד במערכת Frontask CRM אנו ממליצים לאחד פעילויות ולרכז את הפעילויות לביצוע דרך המשימות, כך תוכלו למשל לקשר תבניות מייל עם שלבים במשימה, להציג ביומן פגישה כבר בשלב המשימה וכמובן לשלוח זימונים לפגישה באמצעות המשימה.

מעתה תוכלו גם לשלוח ,נוסף על הזימון באופן מיידי, כלומר מיד לאחר הישחה עם הלקוח, כדי לוודא שהלקוח / הספק ישמור את המועד שנקבע לפגישה מראש, זימון לתזכרות יום לפני הפגישה עצמה.
יש לסמן שהלקוח יקבל את התזכורת יום לפני הפגישה עצמה, הדבר לא נעשה באופן אוטמטי.

כדי לזמן לקוח/ ספק לפגישה, ראשית יש לוודא שאנו מציגים את הפגישה ביומן, להעביר אותה לגורם המטפל הרלוונטי (או להשאירה אצלנו), לקבוע את התאריך והשעה, ולסמן - שלח זימונים - במייל; עדכון SMS מיידי וגם עדכון SMS יום לפני.

שימו לב: תזכורת הSMS יום לפני נשלחת ללקוחותיכם/ ספקים בלבד, ולא לעובדים, בשעה שנקבעה במסך הגדרות המערכת. העובדים יראו כמובן פגישה זו ביומניהם. (מומלץ לשלוח את זימון המייל בכל מקרה).

נוסח ההודעה המתקבל הוא כזה:
BeWise. תזכורת לפגישה עם שגיא לוי 0547664955, 15/9/11 9:30 , או בהתאם לשינוים שעשיתם בהקדמה ובסיומת ההודעה.

זימון תזכורת באמצעות משימה


זימון ותזכורת באמצעות "פגישה חדשה" או עדכון פגישה קיימת ביומן

ניתן לשלוח זימון לתזכורת גם באמצעות האייקון פגישה חדשה, המופיע בחוצץ הפגישות בכרטיס איש קשר, ביומן, ובפרוקטים כקבוצת עבודה.

 כדי ליצור קבוצת עבודה יש לפתוח פרויקט חדש, ולשייך אליו את האנשים הרלוונטים לפרויקט. ר' עוד על כל במדריך למשתמש בנושא קבוצות עבודה.

כדי לשלוח זימון באמצעות חוצץ הפגישות עלינו ראשית לקבוע את התאריך, השעה ונושא הפגישה, עלינו לדאוג להוספת כל המשתתפים (יש לבחור את שמם וללחוץ על הכפתור הוספה) ולאחר מכן עלינו לבחור, בתוך רשימת המשתתפים ,למי אנו מעונינים לשלוח את התזכורת לפגישה יום לפני ולסמן בתיבת הסימון.

התזכורת תשלח לכל הנמענים בשעה שקבעתם בהגדרות המערכת, יום לפני תאריך הפגישה המיועד.

זימון תזכורת למשימה באמצעות "פגישה חדשה"
הערות חשובות:

1.
במסך הגדרות המערכת שימו לב לבדוק מעת לעת את כמות יתרת מסרוני הSMS שנשארו לכם בחבילה

2.
המערכת מנסה פעם אחת בלבד לשלוח תזכורת על פגישה. אם חלה תקלה - למשל מכשיר הנמען חסום לSMS, או כיון שנגמרה יתרת ההודעות - המערכת מפסיקה לנסות לאחר נסיון אחד.

3. אם חלפה האפשרות לתזכר אוטמטיות יום לפני (נאמר פגישה שהוזז לאותו היום ) המערכת לא תשלח תזכורת יום לפני, במקום זאת השתמשו בתזכורת הSMS המיידית.