מערכת Frontask CRM מאפשרת העברת משימות גם לספקים איתם אתם נמצאים בקשר קבוע, ולהם לעדכן בעצמם את סטטוס המשימות שביפולם, לנהל יומן מסונכרן בתוך המערכת, וכן לדווח שעות עבודה.
הגדרת ספק
הוספת ספק במערכת נעשית כמו הוספת כל איש קשר באמצעות תפריט אנשי קשר > הוספה > ספק.
יש למלא את הפרטים הרלוונטיים במסך שנפתח, תוך תשומת לב אל:
א. שם פרטי - חובה.
ב. יש למלא לפחות פרט התקשרות אחד (טלפון או כתובת דוא"ל).
ג. יש לוודא תקינות נתונים, בעת הזנת כתובת דוא"ל
לחיצה על שמירה ומעבר לכרטיס בתחתית המסך תעביר אותנו אל הכרטיס שלו במערכת ואנו נוכל להחליט האם זה ספק שאנו רק רוצים את פרטיו במערכת, או שאנו מעונינים לאפשר לו כניסה מוגבלת אל המערכת ולשתפו במשימות.
אם זהו ספק שאנו רוצים לאפשר לו כניסה למערכת שלנו עלינו להגדיר עבורו תחת פרטי משתמש: שם משתמש וסיסמא שישמשו אותו בעת כניסה למערכת כניסה למערכת,
על מנת שבאמת יוכל לעבוד במערכת עלינו להגדירו כפעיל, כלומר כזה שיכול להכנס למערכת שלנו, בעזרת השם והסיסמא שנמסור לו
נוכל גם להחליט האם הוא יקבל מאיתנו התראות במייל על משימות.
שימו לב: יש לרכוש רישיון שימוש עבור כל ספק אשר תותר לו כניסה למערכת. ללא רישיון מתאים, תחסום המערכת את פעולת השמירה.
כדי שהספק יוכל לקבל משימות מהעובדים השונים עליכם להכנס בכרטיסו של כל עובד ותחת החוצץ מבנה ארגוני להגדיר את הספק ככפיף של העובדים שאתם רוצים שיוכל לקבל מהם משימות.
להזכירכם מנהל המערכת הוא היחיד שיכול להגדיר את הגדרות המבנה הארגוני עבור העובדים.
עליכם להעביר את קישור הכניסה לספק במייל בכדי שיוכל להכנס עם השם והסיסמא שקבעתם עבורו.
ממשק הספק
ממשק הספק הוא ממשק מצומצם של המערכת המאפשר לספק לראות את המשימות שהועברו אליו, ופרטי איש הקשר בהם הוא אמור לטפל.
שימו לב ששורת התפריטים אצלו מצומצת והיא מוכוונת עבור טיפול במשימות המתקבלות אצלו.
ספק יכול לגשת לרשימת המשימות שלו, ולעדכן שם כל משימה שהועברה אליו, לתעד את מה שעשה ולקבוע מה השלב הבא, תאריך יעד לביצוע השלב הבא ולהעביר את המשימה לגורם מטפל (מנהל המערכת, או הוא עצמו), על פי ההגדרות.
בנוסף, כל ספק מקבל גישה ליומן במערכת, והוא כמובן יכול לסנכרן את היומן שלו עם יומן גוגל, כך גם אנו נוכל לראות את פעילות היומן שלו ולתזמן פגישות בעת הצורך
הספק יכול גם להעביר דיווח שעות עבור משימה שבה הוא מטפל באמצעות דיווח שעות.
הגבלות פעילות בממשק ספק
ממשק הספק הוא ממשק מצומצם וכך גם הרשאותיו במערכת. להלן רשימת ההגבלות על ספק במערכת:
1. ספק אינו יכול לראות את רשימת אנשי הקשר שלכם – לקוחות וספקים נוספים. למעשה כל תפריט אנשי הקשר אינו זמין עבורו, ובהמשך לכך הוא אינו יכול לפתוח במערכת אנשי קשר חדשים ולא לערוך פרטים של איש קשר קיים
עם זאת ספק יכול לראות את הפרטים הכלליים (בלבד) עבור איש קשר שיש לו משימה איתו.
2. ספק אינו יכול לפתוח משימה חדשה, ספק יכול רק לעדכן משימות שאתם מעבירים אליו. בנוסף, ספק אינו יכול להעביר משימה לטיפול של כל עובד בחברה, הוא יכול רק להשאיר את המשימה אצלו, או להעבירה למנהל המערכת.
ספק יכול לעדכן פרטי משימה דרך רשימת המשימות שלו וללחוץ על עדכון המשימה. כל תיעוד ועדכון שהוא עשה יהיה זמין כמובן בכרטיס הרלוונטי ולמנהל המערכת גם דרך תפריט דוחות > עדכונים אחרונים במערכת.
3. ספק אינו יכול לשלוח מיילים מהמערכת, אלא מיילים המקושרים אוטמטית לשלב בתהליך הארגוני. למעשה חוצץ "דואר אלקטרוני" הנמצא במערכת עבור איש קשר לא נמצא בממשק הספק, ותפריט הקמפיין כמובן אינו נמצא במערכת הספק.
4. לכל ספק יומן משלו במערכת, וכמובן היכולת לסנכרן את היומן מול יומן גוגל. אתה מהצד שלך תוכל לראות את היומנים של כולם, הם יוכלו כל אחד לראות את היומן שלו בלבד.
ספק יכול לשלוח זימון לפגישה הן דרך משימה והן באמצעות היומן.
