תהליכי עבודה - שימוש בקיצור דרך

מקצרים תהליכים
איך מגדירים שלב כקיצור דרך
שימוש בקיצור דרך לעדכון משימה

מערכת Frontask CRM מאפשרת לכל מנהל מערכת להגדיר , כאמור, את התהליך הארגוני, כראות עיניו, רצף של שלבים מסוימים, בטיפול עובדים שונים. לעתים יוצא כי רצף השלבים יוצא ארוך ועמוס, וכך, בכל פעם שעלינו לבחור את השלב הבא אנו מחפשים את השלב אליו אנו מתכוונים.

כדי לקצר לכם עוד את הפעילות הוספנו גם 2 אפשרויות מתקדמות בהגדרת התהליך ושלב קיצור הדרך -
1. השאר את המשימה אצל העובד המעדכן ("השאר אצל אותו עובד")
2. החזר את המשימה לעובד שהעביר אליך ("החזר לשלוח")

עתה, יכול כל מנהל להגדיר מספר שלבים בתהליך הארגוני כ'קיצור דרך', לשימוש כל העובדים במערכת.
קיצור דרך יאפשר לכם לבחור מראש מבין השלבים שהוגדרו כקיצור דרך, להעזר בתאריכון והעברת המשימה באם יש צורך וכמובן בחלונית התיעוד.

קיצור הדרך יכול להיות למשל "אין מענה – לנסות מחר", וכך בכל פעם שמי מנציגנו שאחרי אל תיאום פגישות מנסה להשיג לקוח וללא הצלחה, הוא לא יצטרך להכנס לבחור מבין השלבים את השלב הזה, ולהגדיר את התאריך ולרשום בתיעוד – לא היה מענה, אלא יבחר בשלב ויעדכן את המשימה, תוך קיצור מספר הפעולות שהעובדים נאלצים לבצע וקיצור משמעותי בזמן. במקרה כזה גם כדאי להשתמש באפשרות - השאר את המשימה אצל העובד המעדכן וכך לחסוך לו גם את הבחירה איזה עובד יטפל במשימה.

איך מגדירים קיצור דרך

בכל תהליך ארגוני הקיים במערכת יש לגשת לשלב אותו רוצים להגדיר כ"קיצור דרך", ולהכנס למצב עריכה באמצעות עפרון הערכיה הצמוד לו מימין. בעת עריכת השלב יש לסמן את סימון ה"וי" בתיבת הסימון המיועדת לכך צמוד ל"קיצור דרך" ולשמור/ לעדכן את בחירתנו.

כמובן שבאפשרותנו להגדיר קיצור דרך גם עבור שלב חדש שאנו מוסיפים באמצעות "הוספת שלב" באותו האופן בדיוק.

במסך התהליך הארגוני, מופיעה עמודה ברשימת השלבים, ובה מוצגים כל השלבים שמנהל המערכת מגדיר כ"קיצורי דרך".

שימו לב שרק בעבור שלבים המוגדרים כ"אופציה קבועה" יופיעו כשלבי קיצור דרך.

תחת הגדרת אפשרויות הקידום נוכל לבחור מבין 2 מצבים כדי להקל עוד יותר את קידום המשימה:
1. "השאר אצל אותו עובד" - במקרה כזה העובד לא יצטרך לבחור את עצמו כגורם המטפל במשימה בעדכון אלא המשימה תשאר אצלו בכל מקרה
2. "החזר לשלוח" - במקרה זה המשימה תועבר באופן אוטמטי לעובד אשר העביר את המשימה לטיפול בשלב הנוכחי שלה
קביעת שלב כקיצור דרך - תהליכים ארגוניים

שימוש בקיצור דרך לעדכון משימה

ברשימת המשימות, הכללית או בחוצץ המשימות בכרטיסו של כל לקוח, יופיעו כל השלבים שהוגדרו כקיצור דרך בעמודת "פרטים/ עדכון", עם סימון חץ ירוק לצידם, לציון שלב זה כקיצור דרך.

לשלבי קיצור דרך שהוגדרו כ"השאר אצל אותו עובד" או "החזר לשולח" מתלווים אייקונים בולטים ונפרדים שמקלים את הזיהוי, כמו גם לשלבי סגירה.
לשלב השאר אצל אותו עובד יופיע מעין חיצים מחזוריים מעגליים
לשלב החזר לשלוח יופיע אייקון של חץ מעגלי
לשלבי סיום התהליך יופיע אייקון בצורת וי

באופן זה יכול כל משתמש במערכת לבחור אחד מהשלבים שהוגדרו כקיצור דרך עוד לפני שהוא בוחר עדכון למשימה.

החלונית שתפתח בפני העובדים המטפלים תציג בכותרתה את השלב שנבחר, תתן אפשרות לשנות את התאריך, ואת העובד המטפל וגם מקום לתיעוד באם יש צורך בכך.

שימו לב, בשלבים אלו, כמו בכל עדכון שלבי המשימה, תאריך היעד מתעדכן באופן אוטמטי לפי הגדרת ברירת המחדל בעת בנית התהליך הארגוני.

רשימת השלבים הללו ניתנת כמובן לשינוי בכל עת, והיא תקל עליכם מעתה את הבחירה בשלב שאתם מחפשים, ותאפשר לכם להגדיר שלבים מהירים, כאלו שיקצרו את זמן עדכון כל משימה עבור עובדיכם על ידי שימוש נבון.
שימוש בקיצור דרך עדכון ברשימת המשימות