משימות המקושרות לפרויקט

ב-Frontask CRM ניתן להגדיר סוגי משימות שונים שישמשו אתכם בקשר מול אנשי קשר ומול הקבוצות, בנוסף ניתן להגדיר במערכת תהליך, או יותר שישמשו אותנו בניהול הפרויקט וניתן יהיה לקשר בין התהליך המתנהל מול איש קשר לקבוצה אליה הוא משויך (או אפילו ליותר מקבוצה אחת).

אל משימה זו (בונים אותה כפי שבונים כל משימה בתהליך ארגוני- לחצו כאן למדריך) ניתן להוסיף שדות – למשל מקור ההגעה (למשל מי שמנהל קורסים, או טיולים וכו'- בכל פעם יש מקור הגעה אחר לקבוצה הרלוונטית) את השדות הללו נוכל לראות אחכ בדוח לפי הקישור עם הפרויקט הרלוונטי. כמובן שניתן לבנות תהליכים שונים בעבור סוגים שונים של פרויקטים, ואף לקשר, אם תבחרו בכך משימות מסוגים שונים בתוך אותו פרויקט – למשל תלמיד שחוזר על קורס לעומת תלמיד חדש וכו'.

שימו לב: אומנם ניתן לקשר כל משימה פתוחה בכרטיס כל לקוח לפרויקט מסוים, אך בו זמנית משימה אחת יכולה להיות מקושרת עם פרויקט אחד בלבד.

לשם נוחות ניתוח נתונים בדוחות אנו ממליצים לכם לבנות תהליך הרלוונטי במיוחד לסוגי תהליכים הקשורים לעבוד מול קבוצות - כמו רישום, ולהשתמש בתהליכים אלו בלבד בפרויקטים לשם פילוח נוח של נתונים.

כיצד זה מתבצע?

ראשית עלינו לשייך את איש הקשר לפרויקט – (ניתן לשייכו דרך הפרויקט, או דרך לשונית קישורים בכרטיס איש הקשר).
בפרויקט נוכל באמצעות אייקון "בחירת שדות" להציג את עמודת "משימה מקושרת" ושם נוכל לבחור אחת משתי אפשרויות:
1. האם להציג ולשייך משימה שפתוחה כבר בכרטיס הלקוח לפרויקט זה, - או -
2. לפתוח משימה חדשה מול איש הקשר לפרויקט זה - המשימה תפתח בכרטיס איש הקשר ובפרויקט המקושר
נלחץ על העפרון ונבחר באחת משתי האפשרויות הנ"ל.

כל עדכון של המשימה בין אם מתוך הפרויקט, או מלשונית המשימות בכרטיס שלו תעודכן בשני המקומות: ברשימת המשימות ובפרויקט המקושר שבו יתעדכן בכל הזמן סטטוס משימה המקושרת.

בנוסף, בכרטיס איש הקשר וברשימת המשימות נוכל למצוא משימה המקושרת לפרויקט מסוים יחד עם שם הפרויקט אליו היא מקושרת וכך נוכל לזהות בקלות משימות אלו.

שימו לב בפרויקט עצמו תוצג המשימה עם הפרטים הבאים:
מספר המשימה- לשם איתור קל מול אנשי קשר שמספר משימות במקביל פתוחות אצלם
שם התהליך,
סטטוס נוכחי של המשימה -כלומר השלב בו נמצאת המשימה,
הערה אחרונה שנרשמה עבור עדכון המשימה בתהליך זה,
העובד המטפל במשימה
אפשרות לעדכן את המשימה

אם ברצוננו לפלח מידע המקושר למשימה – שדות נוספים הנלווים לתהליך, נוכל לעשות זאת באמצעות דוח מותאם אישית.
נבנה את הדוח תחת תפריט הדוחות > אנשי קשר > דוחות מותאמים אישית. (למדריך בניית דוחות מותאמים אישית לחצו כאן)

נבנה את דוח באופן הזה שיכיל פרטי מידע מתהליך אותו בחרנו לקשר למשימות ונציג את השדות אותם נרצה.

בכדי לדעת לאיזה פרויקט משויכת המשימה נוכל לבחור ולהציג את השדה "שם כרטיס מקושר" ובכך המשימה הפתוחה מול איש קשר מסוים המשויכת לפרויקט מסוים תוצג עם שם הפרויקט הרלוונטי, ונוכל לחתוך זאת בדוחות