מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

כניסת לקוחות

טיפול במשימות על פי פרופילים





מערכת Frontask CRM יודעת לעזור לכם לנהל את תהליכי העבודה שלכם בחברה. 

המערכת תדע, על פי פרופילים שונים של העובדים שלכם, כל אחד מהם לפי תחום סמכותו, ולפי כל שלב תדע להעביר את המשימה באופן אוטמטי לגורם הבא הרלוונטי, על פי הגדרת הפרופיל שלו במערכת.

בהמשך המדריך תוכלו לדעת כיצד זה עובד. בואו ונתחיל!

 

הגדרת פרופילים בתהליך ארגוני

ראשית יש להגדיר בעת בנית תהליך ארגוני במערכת (ר' עוד במדריך ניהול המערכת> תהליכים ארגונים), את סוג העובד המטפל בעבור כל שלב, על פי פרופיל.

אפשר כמובן להוסיף ולהזין פרופילי עובד אם ישנם כאלו החסרים לכם.
לשם הזנת פרופיל גשו לתפריט ניהול המערכת > פרופילים והזינו ערך חדש ושייכו אותו תחת ערך נדרש לפרופיל הראשי המתאים – לקוח, ספק או עובד.

אנו יכולים לדוגמא את כל משימות מכירות השטח שלנו להזין לפרופיל עובד – "איש מכירות", את כל משימות תיאום הפגישה לפרופיל "טלמיטינג", את המטפלים בפניות לקוח נוכל לשייך לפרופיל "שירות לקוחות" וכן הלאה. רצוי ומולץ לעשות זאת בעבור כל שלב בתהליך הארגוני ובעבור כל תהליך.
בנית משימה - פרופילים

תהליכים - פרופילי עובדים

 

עדכון ופתיחת משימות לטיפול

בעת פתיחת משימה, באמצעות שתילת קוד העברת הפניות האוטמטית (ר' המדריך בנושא) , המשימה תיפתח לטיפולו של העובד בעל הפרופיל המתאים לטיפול בה, כלומר תופיע ברשימת המשימות לטיפולו וכן העובד יקבל מייל הודעה על כך שנפתחה משימה חדשה לטיפלו.
נוסף על כך ואם הגדרנו תבנית דואר יוצא – תודה על פניתך, תבנית זו תשלח מתיבת המייל של העובד שהמשימה הועברה לטיפולו.

בעת עדכון המשימה על ידי העובד עומדת לבחירה אפשרות העברת הטיפול באופן הרגיל – כלומר בחירת שם העובד המטפל הבא, וגם עומדת בפניכם האפשרות: אוטמטי.

השארת השדה לטיפול בערך זה – אוטמטי, תגרום לכך שהמשימה תעבור לטיפול העובד אליו מוצמד הפרופיל המתאים לטיפול במשימה בשלב הבא שלה. המערכת תשלח מייל לעובד הרלוונטי שיש משימה חדשה לטיפולו, וכן תפתח את המשימה ברשימת המשימות לטיפול אותו עובד.
כך, תנהג המערכת בכל פעם שהמשימה תעבור באופן אוטמטי בין הגורמים הרלוונטים על פי הפרופיל שלהם עד לסיום הטיפול במשימה.
העברת משימות אוטומטית

 

מערכת חכמה לעזרתך!

1. באם ישנם שני גורמים במערכת בעלי אותו פרופיל רלוונטי לקליטת המשימה באופן אוטמטי, המערכת תעביר את המשימה לעובד אשר לו פחות משימות פתוחות לטיפול

2. בעת העברת משימות בין שני גורמים אשר להם אותו פרופיל, המערכת תחפש האם אחד משני העובדים האלו, בעלי הפרופיל הזהה, כבר טיפל בשלב קודם במשימה, ואם כן תעביר את המשימה לטיפול אותו עובד שכבר טיפל במשימה בשלב מוקדם יותר.
באופן זה המערכת תנהג גם בכל משימה המקושרת ונפתחת באופן אוטמטי - המערכת תחפש למי מבין העובדים יש את הפרופיל המתאים לטיפול במשימה ותועבר אליו. באם נמצאו שני עובדים כאלה או יותר, המערכת תעביר את המשימה לעובד שכבר טיפל בעבר באחרונה במשימה מול הלקוח ובתנאי שיש לו הפרופיל המתאים.

3. אם לא הוגדר עבור שלב קליטת הנתונים מהאתר גורם מטפל על פי פרופיל , המשימה תועבר לטיפולו של מנהל המערכת, שהוא זה הרשאי להעבירה לטיפול של כל אחד מהעובדים בחברה, ומשם המשימה יכולה לעבור ולהתנהל באופן אוטמטי, ובתנאי שהגדרתם עבור השלבים הבאים את פרופיל העובד המטפל בעבור כל שלב.