משימות - הוספה, עדכון ועוד

מהי משימה?

הוספת משימה חדשה

עדכון משימות בכרטיס הלקוח

עדכון משימות ברשימת המשימות הכללית
עדכון הערות/תאריך יעד/אחראי

ייצוא רשימת משימות לקובץ אקסל

קישור המשימה עם יומן הפגישות

דיווח שעות לפי משימה

דוחות שעות

1. מהי משימה?

משימות הן בעצם ליבת מערכת FronTask .
משימה היא סדרה של שלבים שיש לבצע כדי להשיג תוצאה מסוימת , למשל, מכירה היא משימה ושלביה השונים כוללים: התקשרות טלפונית עם הלקוח, שליחת חומר פרסומי, פגישה, הצעות מחיר ועוד שלבים עד לסיום המוצלח של מכירה בפועל.

במדריך זה נעבור על השלבים השונים הקשורים להוספת משימות, טיפול במשימות, ומעקב אחרי משימות.

במסך הבית (תפריט אישי> דף הבית) נוכל להבחין כי העמודה האמצעית מוקדשת ל'משימות'. בעמודה זו נוכל לראות מספר אייקונים הקשורים לטיפול במשימות: הוספת משימה, למשימות הפתוחות, פרויקט חדש ודיווח שעות.
מתחת לרשימת האייקונים הזו תופיע רשימת המשימות הפתוחות עבור היום הנוכחי ושם הפרטים הבאים: שם הלקוח לטיפול, שם התהליך, ומה השלב הנוכחי.
באופן זה עוזרת לך מערכת FronTask לבצע את משימותך שנקבעו ליום עבודה מסוים, ולהקפיד לבצע את משימותיך בזמן.
הוספת משימה חדשה איש קשר

2. הוספת משימה חדשה

כדי להוסיף משימה לטיפול נבחר באיקון משימה חדשה בדף הבית. (תפריט אישי > דף הבית)
לחיצה כפולה על איקון זה תפתח חלון בו נדרש לבחור או ליצור איש קשר עבורו תפתח המשימה, או הפרויקט שלתוכו אנו רוצים להוסיף משימה.

(א) הוספת משימה לאיש קשר
ניתן בכל עת להוסיף משימה חדשה עבור איש קשר מתוך כרטסי איש הקשר ר' המדריך הוספת משימה חדשה > איש קשר

(ב) הוספת משימה לפרויקט
כפי שהוסבר במדריך פרויקטים, פרויקט הוא בעצם משימה ראשית, אליה נלווים סדרה של משימות נלוות.
משימות נלוות הן סדרה של פעולות הנחוצות להשלמת הפרויקט, לכל משימה כזו, שלבים משלה (שלבים אלו נקבעו בניהול המערכת > תהליכים. ר' מדריך בנושא תהליכים).

בכדי להוסיף משימות לפרויקט ר' מדריך פרויקטים> בניית פרויקט.

באפשרותך גם להוסיף משימה חדשה דרך דף הבית, ודרך מסך המשימות הפתוחות תפריט אישי > המשימות הפתוחות שלי.

3. עדכון משימות בכרטיס הלקוח

ר' המדריך בנושא עדכון משימות בכרטיס הלקוח

4. עדכון משימות ברשימת המשימות הכללית

FronTask מעניקה מספר אפשרויות עדכון לגבי פרטי הביצוע על שלבים שונים של משימה, דרך אחת היא לעדכן משימות דרך כרטיס איש הקשר המתאים.

דרך נוספת לעדכן פרטים על משימה היא להכנס לרשימת המשימות הפתוחות שלי תפריט אישי> המשימות הפתוחות שלי (או לחילופין דרך התפריט העליון ובחירה באייקון: משימות פתוחות).

יוצגו בפנינו רשימת כל המשימות הפתוחות ושלושה חוצצים: (משימות) באיחור, היום, עתידי. בחירה באחת המשימות תציג בפנינו טבלה שהעמודה האחרונה בה היא עדכון. נבחר באפשרות זו ונראה את חלון סטטוס וקידום התהליך.

בכדי לעדכן משימה נבחר את
(1) השלב הבא מתוך רשימת השלבים האפשריים (כפי שהוזנו למערכת בעת הגדרת שלבי תהליך),
(2) את תאריך היעד של השלב הבא,
(3) לטיפולו של מי המשימה בשלב הבא. - שימו לב כל עוד לא מוגדר פרופיל עובד המטפל במשימה בעת יצירת המשימה בתהליך הארגוני יש לבחור מיהו העובד המטפל במשימה. אם הוגדר פרופיל לעובד המטפל במשימה ומצב העברת המשימות מוגדר על אוטמטי המערכת תבצע בדיקה למי מבין העובדים יש את הפרופיל המתאים לטפל בשלב ואז תבחן האם מי מהם כבר טיפל בו בעבר אם יש עובד כזה המשימה תועבר אליו באם אין כזה המערכת תחפש מבין העובדים עם הפרופיל המתאים את העובד שלו הכי מעט משימות פתוחות לטיפול.

כאשר רואים את רשימת המשימות הפתוחות לטיפול אנו רואים שם את רשימת כל המשימות, וציון כמותי לגביהם – כמה סה"כ משימות מהסוג הזה ישנן במערכת, כמה מהן באיחור, כמה לביצוע ביום הנוכחי וכמה עתידיות. פתיחת משימה כזו, אם למשל יש לה יותר מאיש קשר אחד הקשור בה תוביל אותך לחלון קידום/סטטוס בכדי לעדכן את המשימה, ובנוסף בצידו הימני של החלון יופיעו אנשי הקשר הקשורים למשימה, ויש לשים לב ולבחור את איש הקשר הרלוונטי לגביו אנו רוצים לעדכן את המשימה.

5. עדכון הערות/תאריך יעד/אחראי משימה

למנהל מערכת FronTask יש מספר קיצורי דרך לניהול ועריכה. אחד מקיצורי הדרך האלו נמצא ברשימת המשימות הפתוחות.
מנהל המערכת יכול לראות את המשימות הפתוחות עבור כל איש קשר במערכת (רשימת משימות פתוחות לטיפול) על ידי בחירה מתוך התיבה הנפתחת באיש הקשר המסוים שהוא רוצה, או על ידי חיפוש איש הקשר (אנשי קשר>חיפוש אנשי קשר).

בשלב זה תופיע טבלה ובה מספר עמודות אותן אפשר לערוך באמצעות לחיצה על אייקון העיפרון הצמוד אליהן.
עמודות אלו הן: שם התהליך, שלב נוכחי, תאריך יעד אחרון לטיפול.
בחירה באיקון באחד מהעמודות האלו תפתח חלונית קטנה עבור עדכון פרטים באופן גמיש ומהיר לשינוי הפרט הנבחר בלבד.

6. ייצוא רשימת משימות

באפשרותך לייצא את רשימת המשימות שלך לקובץ עבור תוכנת אקסל או לתכונת גליונות אלקטרונים סטנדרטית אחרת (כמו למשל בחבילת אופן-אופיס, או אפילו עבור מסמכי גוגל).
הכנס לתפריט אישי > המשימות הפתוחות שלי ובחר באייקון ייצוא לאקסל.
יש להקפיד לעמוד על החוצץ שברצונך לייצא: משימות באיחור, משימות להיום או משימות עתידיות.

7. קישור משימה עם יומן הפגישות

כאשר מזינים ל-FronTask משימה יש באפשרותנו לקבוע עבור שלביה השונים את תאריך ושעת היעד. נוכל גם לבחור ולעדכן את היומן בפרטי כל שלב במשימה זו, כך המשימה תופיע ביומן, על ידי סימון האפשרות הצג ביומן.
ברגע ששלב מקושר ליומן נקבל עליה תזכורות באופן קבוע במערכת FronTask.
קידום סטטוס משימה לשלב הבא

8. דיווח שעות לפי משימה

בוודאי תרצה לדעת כמה זמן לוקחת כל משימה שהגדרת לטיפול בלקוח מסוים. בדיוק לשם כך קיים האייקון דיווח שעות בתוכנת FronTask.

עליך להכנס לדף הבית תפריט אישי > דף הבית ולציין את שעת ההתחלה והסיום שעבדת על משימה מסוימת באותו היום (מתוך המשימות לאותו היום)

אפשר גם להכנס לתפריט אישי> דיווח שעות> דיווח חדש, לבחור את הלקוח או הפרויקט שמדווחים לגביו את השעות שבטיפול.

עומדת לבחירה גם האפשרות להזין את השעות בכרטיס איש הקשר (אנשי קשר>חיפוש אנשי קשר), תחת חוצץ תהליכים/ משימות שם תמצא את האייקון דיווח שעות. כאשר יש משימות בכרטיס איש הקשר תוכל לציין את טווח השעות שעבדת על ביצוע המשימה.

דיווח שעות לפי משימה עוזר לך העובד לעקוב אחרי פרקי הזמן שלוקח לבצע משימות מסוימות, ולמנהל המערכת נותן כלים נוספים להערכת פעילותך כעובד במשימות השונות.

9. דוחות שעות

ניתן במערכת להכנס לתפריט דוחות ולמצוא שם שני סוגי דוחות העוסקים בשעות (דוחות > פעילויות> )

1. דיווחי שעות לקוחות

2.דיווחי שעות לעובדים

ר' מדריך דוחות שעות
דוח שעות