מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

כניסת לקוחות

פרויקטים כקבוצות עבודה



פרויקטים כקבוצות עבודה

מערכת FronTask CRM מאפשרת ניהול של קבוצות עבודה תחת פרויקטים שונים.

העבודה מול קבוצת אנשים, מאפשרת לשייך בכל עת אנשי קשר לפרויקט, לזמן את כולם לפגישה, לנהל קמפיין מכל סוג (דוא"ל , SMS או תהליך) לקבוצה מסוימת זו, ובאמצעות הסטטוס שלהם בפרויקט תוכל תמיד לעקוב אחר מצבם בפרויקט ולפעול בהתאם.

עבור כל פרויקט כזה ניתן להגדיר כאמור את אנשי הקשר המשויכים אל הפרויקט, המשויכים לקבוצה המסוימת הזו, ובנוסף ניתן להמשיך ולשייך משימות לפרויקט - למשל – להזמין חדר בהתאם לכמות האשים שנרשמו, לדאוג להזמנת כיבוד ועוד משימות שונות, הרלוונטיות לטיפול בקבוצה.

את ניהול המשימות תחת הפרויקט אנו עושים תחת החוצץ "משימות נלוות" ולכל משימה כזו תחת הפרויקט יהיה תאריך יעד ואחראי משלה, אשר יעדכן באופן שוטף את סטטוס המשימה שבטיפולו. בנוסף, כל משימה תנוהל על פי אחד מתהליכי העבודה שהוגדרו במערכת.

כדי להקים קבוצת עבודה במערכת FronTask CRM יש להוסיף פרויקט חדש. ר עוד על כך במדריך: ניהול פרויקטים

מערכת Frontask CRM מאפשרת לכם גם לייצא את רשימת אנשי הקשר שבפרויקט לקובץ אקסל.
הרשימה תכיל את כל פרטי איש הקשר כפי שמופיע על המסך - שם, טלפונים, סטטוס איש הקשר וכן תאריך הפגישה האחרונה.
תוכלו להשתמש ברשימה זו כדף הנוכחות של הקורס או לשם בדיקות והשלמות הנדרשים במהלך הקורס.
משימות נלוות לפרויקט

שיוך אנשי קשר לפרויקט

אנשי הקשר המשוייכים אל הפרוייקט, הם קבוצת העבודה.

את שיוך אנשי הקשר לפרוייקט ניתן לעשות בעת הוספת איש קשר, או אחרי כן, דרך כרטיס הפרוייקט או כרטיס איש הקשר.
.
1. אם יש לנו כבר פרויקט פעיל במערכת בעת הוספת איש קשר נוכל לבחור ולסמן את הפרויקט בעת הוספת איש הקשר.

2. דרך כרטיס הפרוייקט: תחת לשונית "אנשי קשר", באמצעות תיבת חיפוש אנשי הקשר "שיוך" ולחיצה על הוספה.

3. דרך כרטיס איש הקשר, תחת לשונית "קישורים/פרוייקטים".

4. חדש במערכת Frontask CRM אפשרות לקשר בעת ייבוא קבוצה של אנשי קשר לפרויקט קיים.
אם קיים אצלכם פרויקט במערכת ואתם רוצים לטעון קבוצה של אנשי קשר ולשייך אותה אל הפרויקט תוכלו לעשות כן בקלות. הוסיפו עמודה לקובץ האקסל ובה רישמו את מספר הפרויקט במערכת.
בעת הייבוא סמנו "צור קישורים". 
בסוג הקישור בחרו: פרויקט / איש קשר
בעמודת מזהה הפרויקט הקיים בחרו את העמודה שהוספת לקובץ האקסל ובה מספר הפרויקט
בעמודת הקיים בחרו כמובן - פרויקט


אנשי הקשר שהוספנו ושייכנו לפרויקט יופיעו בכרטיס הפרוייקט, ברשימה עם פרטי ההתקשרות הטלפוניים שלהם.

את אנשי הקשר הללו ניתן למיין על פי כ"א מנושאי שורת הכותרת, ניתן לסנן על פי חתכים שונים באמצעות הפילטרים השונים, אפשר לסמן את אנשי הקשר לפי רצוננו , לזמנם לפגישה, או להפעיל קמפיין מולם.

באותה קלות בה ניתן להוסיף איש קשר לפרויקט ניתן גם להסירו מהרשימה, ע"י בחירה בסימון ה'איקס' האדום בעבור כל אחד מאנשי הקשר, ותוכלו גם לסמן ליד כל איש קשר בתיבת הסימון, להגדיר קבוצת אנשים ובאמצעות האייקון "הסרה" להסירם מרשימת הקבוצה- הפרויקט.

  חדש במערכת Frontask CRM צירוף הערה לאיש הקשר לפרויקט הנוכחי בלבד
מערכת Frontask CRM מאפשרת לכם עתה להוסיף הערה עבור איש הקשר שתוצמד אליו לפרוקט הנוכחי בלבד. כך למשל ניתן לרשום לגבי איש מסוים מגיע עם עוד שניים נוספים סה"כ 3, וכן הלאה והלאה הערות.
שיוך אנשי קשר לפרויקט
ניהול סטטוסים עבור אנשי קשר בקבוצה

איש קשר בפרויקט יכול לשאת כל סטטוס שאנו נגדיר עבורו, ובעזרת הסטטוסים האלה ניתן יהיה ביתר קלות לעקוב אחר הקבוצה ככלל וכמובן בעבור כל איש קשר בנפרד.

את רשימת הסטטוסים עבור פרויקט ניתן להגידר בתפריט: ניהול המערכת > רשימות ערכים > סטטוס איש קשר בפרויקט.

בתוך הפרויקט אפשר למיין את אנשי הקשר לפי הסטטוס שלהם (על ידי לחיצה בשורת הכותרת על "סטטוס", ואפילו ניתן לחתוך נתונים על פי הפרמטרים השונים שאתם מזינים לעדרך זה באמצעות הפילטר.

בכל עת ניתן כמובן לערוך, את רשימת הסטטוסים, ובאמצעות עפרון העריכה לשנות עבור כל אחד מהאנשים השייכים לפרויקט את הסטטוס ולהתאימו למצב הנדרש.
כקבוצת עבודה מערכת Frontask CRM מאפשרת לכם לשנות סטטוס לקבוצה של אנשים בפרויקט. תוכלו לסמן בתיבת הסימון ליד שמם, לבחור באייקון "עדכון סטטוס" ולהגדיר עבור כל הקבוצה שסימנתם את הסטטוס החדש מתוך רשימת הסטטוסים הקיימת.


ניהול קמפיין לקבוצת אנשי קשר

תחת חוצץ אנשי קשר בפרויקט מופיעים לנו כל אנשי הקשר אותם שייכנו לפרויקט.

נוכל למיין את אנשי הקשר הללו לפי הסטטוס שלהם בפרויקט, או לסנן אנשי לפי שם, סטטוס או תאריך הפגישה האחרון באמצעות הפילטר בעמודה המתאימה.

נוכל כמובן גם לסמן את כל אנשי הקשר השייכים לפרויקט מסוים ובאמצעות האייקון "קמפיין חדש" נוכל להפעיל כל אחד משלושת סוגי הקמפיין במערכת: קמפיין מסוג דוא"ל, קמפין מסוג הודעות SMS או קמפיין תהליך, כדי לפתוח עבור כל האנשים שסימנו ברשימה תהליך עבודה.

לאחר שסימנו את אנשי הקשר ובחרנו באפשרות קמפיין חדש המערכת תודיע לנו כי עבור קמפיין זה יש כבר רשימת אנשי קשר המותאמת באופן אישי – כלומר רשימה שאנו התאמנו לפי הצורך שלנו מתוך קבוצת העבודה – הפרויקט.
שאר השלבים זהים לאמור במדריך קמפיין, עליו תוכלו לקרוא בהרחבה כאן.
קבוצות וסטטוסים

חדש במערכת פרונטסק: בחירת שדות להצגה בפרויקט

מערכת Frontask CRM המתקדמת יודעת שלכל אחד מאיתנו צרכים שונים בטיפול בקבוצות העבודה. יש מי מבינינו שבונים את קבוצות הרישום והעבודה שלהם לפי מקום מגורים של הלקוחות, יש מי שחשוב לו דווקא לפלח ולקבץ קבוצות לפי אופן הגעתם אליו (אופן הפניה) וכן הלאה והלאה.
מערכת Frontask מאפשרת לכם עתה לבחור איזה שדות יוצגו תחת הפרויקט לחצו על האייקון בחירת שדות, וכל השדות המופיעים בכרטיס הלקוח יופיעו לבחירתכם. סמנו איזה מן השדות ברצונכם שיוצגו בפרויקט. ועדכנו.

זימון אנשי קשר בפרויקט לפגישות

כדי לזמן את אנשי הקשר לפגישה יש לסמן את האנשים מתוך הרשימה בחוצץ אנשי הקשר בפרויקט, וללחוץ על האייקון "פגישה חדשה".

בלחיצה על אייקון זה יפתח בפנינו חלון ובו אנו נדרש להזין את תאריך הפגישה, זמן התחלה וסיום של הפגישה, מיקום ופרטים נוספים. נוכל באמצעות חלון זה כבר לשלוח זימונים לאנשי הקשר לפגישה המתוכננת, לסמן אותם כדי שיקבלו יום לפני המפגש תזכורת באמצעות SMS - על תזכורות בSMS תוכלו לקרוא במדריך.

באמצעות הזימו לפגישות נוכל אפילו להוסיף ספק חיצוני שלנו, גם אם לא שייכנו אותו מלכתחילה לפרויקט– למשל מנחה חיצוני אשר קיים במערכת, כספק, באמצעות שמו במערכת ולחיצה על כפתור הוספה, וכן הלאה, ולזמן כל פעם מרצה חיצוני אחר לפגישה הרלוונטית לגבי השיעור אותו הוא מעביר.

חשוב לזכור: כדי שהפגישה תתועד במערכת גם עבור הפרויקט עצמו (בחוצץ פגישות), אסור לנו להסיר את שם הפרויקט מרשימת המשתתפים בפגישה.


כל פגישה בפרויקט אליה זימנו אנשי קשר מתוך הרשמה תתועד גם בחוצץ הפגישות עבור הפרויקט כולו.
חוצץ זה יכול לשמש אתכם כדי תכנן מראש את מערכת ההרצאות בקורס מסוים, תיעוד על כל הפגישות שהתקיימו עבור קבוצה מסוימת ועוד.

חדש במערכת Frontack CRM: מעתה תוכלו לסמן בחוצץ אנשי הקשר השייכים לפרויקט, באמצעות עפרון העריכה בעמודת הפגישה האחרונה, את האנשים אשר נכחו במפגש מסוים, או אלו אשר אישרו הגעתם למפגש מסוים, או כאלו שהודיעו שלא יגיעו, להסירם מרשימת המשתתפים במפגש המסוים.

כדי לעשות זאת גשו לשורה המתאימה בעבור כל איש קשר ובאמצעות עפרון העריכה בעמודת הפגישה האחרונה, עירכו את מועד הפגישה הרלוונטי.
לחיצה על עפרון העריכה תפתח בפנינו חלונית ושם נראה את רשימת הפגישות המיועדות עבור קבוצה זו. יש לבחור את השורה המציינת את המפגש בו מעונינים וללחוץ על הוספה. באופן זה נוכל להוסיף את אש הקשר לרשימת אלו שאישרו הגעתם למפגש מסוים, או , אם נבחר, לסמן בדיעבד מי נכח במפגש מסוים.

כדי להסיר איש קשר שלא נכח במפגש מסוים, או הודיע שלא יגיע למגש יש להכנס באמצעות עפרון העריכה, לבחור את המועד שבו לא נכח המוזמן, וללחוץ על סימון ה"איקס" האדום. הסרה זו מסירה אותו מהמפגש בלבד, ולא מרשימת הקבוצה כולה.


 
הוספה והסרה מפגישות
הערות:
1. פגישות אשר מצוינת בכרטיס איש הקשר ולא זומנו דרך הפרויקט, לא מופיעות בטבלת אנשי הקשר בפרויקט, אלא רק פגישות שזומנו באמצעות הפרויקט.
2. פגישות אשר נקבעות לאיש הקשר באמצעות הפרויקט מתווספות לחוצץ הפגישות בכרטיסו.
3. כל פגישה שזימנו אליה משתתפים, כולל את שם הפרויקט עצמו, תופיע בחוצץ הפגישות של הפרויקט.
4. באמצעות עפרון העריכה ניתן להוסיף משתתפים לפגשות או להסיר את מי שלא ינכח/ נכח בפגישה מסוימת שתואמה לקבוצה.


סיכום

ההתיחסות לקבוצת אנשי קשר תחת פרויקט כקבוצת עבודה מאפשר לך לעקוב ולנהל רשימת עבודה נקודתית. עבור רשימה זו תוכל לנהל קמפיין של שליחת דואל לעדכונים או כל סיבת התקשרות אחרת, תוכל לזמן את האנשים תחת הפרויקט לפגישה קבוצתית, ותוכל עבור כל אחד מהאנשים תחת הפרויקט להגדיר את הסטטוס שלו ביחס לפרויקט.
זימון קבוצה לפגישה