מדריך למשתמש - Frontask CRM

עדיין לא לקוחות?

ניהול - הגדרות המערכת


מערכת Fontask CRM מעניקה לכם את מירב הכלים להתאמה אישית, ובין היתר מסך הגדרות המערכת, אשר מתחלק לשני חלקים עיקריים: 

1. פירוט ותיעוד על כמות הרשיונות וניצול יתרת המיילים והמסרונים לשימוש במערכת

2. שינוי הגדרות במערכת: שינוים החלים על תזכורות SMS יום לפני מפגש, על הגדרות יומן, על אופן העברת המשימות בין העובדים, ואת הגדרת הפניות האוטמטית - דוגמת הקוד להטמעה



כללי

הלשונית כללי מכילה תיעוד על:

  1. מספר הרשיונות שרכשתם לשימוש במערכת.
  2. במידה ונרכשו רשיונות עבור כניסת ספקים יופיע מספר הרשיונות לשימושם בחלק זה.
  3. כמות האימיילים החודשית תציג את כמות המיילים החודשית שיש בחבילת השימוש שלכם במערכת וכמה נותרו לשימושכם בחודש זה. להזכירכם אין אפשרות לצבור מיילים לשימוש במערכת מחודש לחודש!
  4. יתרת ה-SMS תראה לכם כמה מסרונים נותרו לכם לשליחה בחבילה שרכשתם.
  5. אפשרות להגדיר מאיזה כתובת IP ניתן יהיה לגשת למערכת. בכל מקרה ניתן להגדיר מספר כתובת IP ולהפריד בינהם באמצעות (פסיק). בכל מקרה הגדרת הגבלת הכניסה לפי IP לא תחול על מנהל/י המערכת.



כללי > הגדרות אנשי קשר

שינוי הגדרות במערכת

1. יומן: אפשרויות היומן מכילות את:

  • רצועת הזמן לשימוש: תוכלו לבחור בין רצועת זמן של 15 דק' או 30 דק (ברירת המחדל)
  • שעת התחלת תצוגת השעה ביומן (יותאם גם בדף היומן שבדף הבית)
  • שעת סיום תצוגת היומן (יותאם גם בדף היומן שבדף הבית)



שינוי הגדרות

יומן 15 דקות

2. אנשי קשר/ חברות

תחת לשונית זו תוכלו לעשות הפעולות הבאות:
א. האם לאפשר סנכרון של רשימת אנשי הקשר בין המערכת לרשימת אנשי הקשר שלכם בחשבון גוגל או לא (ר' על כך המדריך העוסק בסנכרון אנשי קשר)

ב. להגדיר את זכות הגישה של כלל עובדי המערכת לאנשי קשר , או להגבילם רק לכאלו שיש להם מולם משימה פתוחה או סגורה מולם (או שהם עצמם פתחו את הכרטיס)

ג. אימות המנגנון המזהה תקינות של ת.ז.

ד. הגדרה ועדכון שדות - לשם הוספת שדות לכרטיס איש קשר עקבו אחר המדריך "ניהול > הוספת שדות"

ה. הגדרת השדות עבור מסך ההוספה הראשוני של איש קשר. כלומר אלו שדות יפתחו בעת לחצה על הוספת איש קשר ואלו שדות יוסתרו ויתגלו שוב רק לאחר שמירת נתוני הכרטיס הראשוניים

ו. הגדרת אלו שדות הם חובה לשם הוספת איש קשר. מנגנון זה עובד על הגדרת "וגם" כלומר כל שדה שתבחרו להוסיף וגם שדה שם פרטי.
שימו לב שדות שתסמנו כחובה משפיעים על פתיחת כרטיס גם דרך טופסי הקוד (HTML) ויש להגדיר ולדאוג לאימות נתונים אלו גם בקוד עצמו ע"י פקודות רלוונטיות (העזרו בתכנת האתר)

ז. הגדרה והוספת שדות חדשים למסך חברה


3. תזכורות SMS לפגישות. 
בחלונית תזכורות SMS לפגישות ניתן לקבוע כיצד יראו תזכורות הSMS המובנות במערכת. באופן זה ניתן יהיה לקבוע את: 
1. התזכורות האוטמטית יום לפני פגישה - הנוסח שלה והזמן
2. סימון התזכורת המיידית לפגישה, נושא ו-מיקום


תזכורת אוטמטית במסרון יום לפני פגישה : ניתן להזין את הפרטים הבאים עבור המסרון שישלח ללקוח ערב לפני הפגישה את הפרטים הבאים:

מספר טלפון שיופיע אצל הנמען כמספר ממנו נשלחה ההודעה.
הקדמה - ברירת המחדל עבור ההקדמה היא "תזכורת לפגישה עם". תוכלו לשנות זאת למשל "תזכורת לשיעור" וכיו"ב.
סיומת - כמו הקדמה שדה הנתון לשליטתכם. תוכלו להזין פה למשל את שם החברה.
קביעת זמן לביצוע התזכורת - באיזה שעה ישלח התזכורת ביום שלפני
זימון סמס מיידי לפגישה: כברירת מחדל מסומנים הפרטים הבאים: נושא הפגישה, ומיקום. ניתן גם להזין סיומת כלשהי (כמו נא להביא 3 תלושים אחרונים , או נא לדייק או כל סיומת אחרת שתחפצו בה).
אם תחפצו ניתן לבטל את המיקום או את הנושא כך שלא ישלחו אל הנמען שלכם.


4. אופן ניהול התהליכים

ניתן לבחור ולהפעיל את אפשרות העברת המשימות באופן אוטמטי על פי הפרופילים המותאמים לעובדים ולשלבים השונים בהגדרת התהליך הארגוני. ר' המדריך בנושא זה.
אפשרות להציג ברשימת המשימות עמודה ובה יוצגו משימות שכבר פתוחות מול אותו איש קשר (לרוב לקוח)
באם תיבה זו מסומנת ברשימת המשימות תופיע עמודה ובה המשימה שפתוחה מול איש קשר זה, מי העובד המטפל ותאריך היעד של כל משימה מולו ר' על כך עוד במדריך בנושא טיפול במשימות לפי תאריך יעד
אפשרות להעברת משימות בין כל העובדים בלי קשר להגדרת המבנה הארגוני בין העובדים השונים
אפשרות להצגת שדות מידע נוסף (שדות הנלווים לתהליך)
ואפשרות להצגת עפרונות העריכה לשדות מידע נוסף אלו בעבור כלל העובדים, גם מי שאינו מנהל מערכת.


5. פניות אוטמטיות (ר' על כך עוד גם במדריך לקבלת פניות אוטמטית)

ניתן להפעיל כל אחת מהאפשרויות הבאות: 
קבלת פניות באמצעות קוד XML בשיטת POST אל המערכת 
קבלת פניות באמצעות קוד HTML בשיטת POST אל המערכת
קבלת פניות באמצעות URL- על מנת לקבל פניות אל המערכת בשיטת GET

ניתן להפעיל את את האפשרות קבלת פניות אוטמטיות מהאתר. 
אופציה זו תפתח עבורכם הן את הטופס הפנימי, והן אפשרות לקבל את הפניות האוטמטיות על פי דוגמאת הקוד שהמערכת מייצרת , אותה עליכם לשתול באתר שלכם. ר' המדריך בנושא זה. 

נוסף על כך תוכלו לסמן את האפשרות ודא תקינות כתובת מייל. אופציה זו תייצר בדוגמת הקוד שורת אשר משמעותה היא וידוא תקינות כתובות המייל שהמגיעים לאתר שלכם יזינו. 
באם תוזן כתובת לא נכונה על פי פרמטרים שונים אותם מזהה המערכת הפניה לא תקלט.

6. כספים

הגדרות כלליות הנוגעות ללשונית כספים, למשל הגדרת המע"מ, ובעבור מי מכם שמנהל את מסמכי המס במערכת גם שדות נוספים, כמו הגדרת פרטי החברה למסמכי המס, ספרור מסמכי המס ועוד. 
חשוב: בסיום שינוי כל הגדרות עליכם ללחוץ על הכפתור שמירה.
ניתן להרחיב ולקרוא במדריך המיועד להגדרות כלליות של נושא כספים כאן


7. דף הבית

תחת לשונית דף הבית ניתן להגדיר האם ואילו לשוניות נוספות יוצגו בדף הבית, ולאילו פרופילים.
ניתן להגידר כל פרופיל עובד שיראה דוח אחד או יותר מבין הדוחות שניתן להציג:

א. סטטוס משימות עובדים - דוח גרפי אשר יציג גרף ובו משימות העובדים הכפיפים (משימות באיחור להיום ועתידיות)

ב. סיכום משימות פתוחות - תצוגה גרפית של כלל המשימות הפתוחות במערכת לפי סוג: תהליך ושלבים

ג. סיכום מכירות - דוח אשר יראה את סך המוצרים שנמכרו (נתונים ילקחו מתוך חשבוניות מס ו-חשבוניות מס קבלה)

ד. הכנסות - דוח אשר יראה את ההכנסות מתחילת בהתפלגות חודשית (הנתונים ילקחו מתוך חשבוניות מס ו-חשבוניות מס קבלה).

ה. הכנסות לפי נציג - גרף אשר יראה את ההכנסות עבור נציג בהתפלגות חודשי (הנתונים ילקחו מתוך חשבוניות מס וחשבוניות מס קבלה).

על מנת להגדיר איזה פרופיל יוכל לראות כל לשונית/ דוח הכנסו ללשונית דף הבית, וליד כל שורה רלוונטית ללחוץ על הוספה/הסרה ולהגדיר על ידי אייקון הוספה איזה פרופיל של עובד יוכל לראות את הלשונית/ הדוח בדף הבית שלו.

 


לשונית דף הבית- הגדרות המערכת